kintone（キントーン）に関して、以下のお悩みや疑問はありませんか？
「kintoneで発注システムを構築するには、どうすればいいのだろう？」
「もっと簡単にkintoneで発注管理ができる方法はないか？」
kintoneは発注システムの基盤として活用できますが、ゼロから構築するには手間がかかる場合もあります。
本記事では、kintoneで発注システムを作るメリットや具体的な作成手順、おすすめの連携サービスまで詳しく解説します。
kintoneでの発注システムの開発や連携など具体的な相談をご希望なら、「ペパコミ株式会社」の無料相談をご利用ください。
受発注システムとkintoneの連携がおすすめ
kintone単体で発注システムを作ることも可能ですが、使いやすいアプリを一から開発するには、ある程度の知識と時間が必要です。
ノーコードとはいえ、項目設定やプロセス管理など考慮点は少なくありません。
よりスムーズにkintoneで発注管理を実現したいなら、既存の受発注システムとの連携がおすすめです。
既存システムとの連携なら正常に機能しないなどのトラブルを避けられます。
kintoneで発注システムを作る2つのメリット
kintoneで発注システムを構築・運用すると2つのメリットがあります。
- ヒューマンエラーによる記載ミスを防止できる
- 発注に関する情報をリアルタイムで把握できる
上記のメリットにより、発注業務の効率化と精度向上につながります。
ヒューマンエラーによる記載ミスを防止できる
発注業務では正確な情報入力が必須ですが、手入力の場合人為的なミスが起こりがちです。しかし、kintoneで発注システムを構築すると、手作業による入力ミスを減らせます。
kintoneでは、あらかじめ登録した取引先や製品情報を「マスタアプリ」から参照し、自動転記する設定ができるため、手入力の手間と転記ミスを防げます。
また、過去の発注データを複製して新しい発注データを作成する機能もついており、入力の手間とミスを削減できるため、発注業務の正確性の向上と時間短縮が可能です。
発注に関する情報をリアルタイムで把握できる
kintoneで発注システムを運用すると、発注情報を社内でリアルタイムに共有でき、状況を正確に把握できます。
紙やExcel管理では難しい、全体の状況把握が容易になるのです。
kintone上では発注データが一元管理され、関係者はいつでも最新情報を確認できます。
「何をどれだけ発注しているか」「次に発注すべきものは何か」などの情報もすぐに把握できます。
また、発注の有無をすぐに確認できるため、重複発注の防止が可能です。発注の必要性を調べる手間も省けます。
kintoneで発注システムを作る方法【3STEP】
kintoneで基本的な発注システムを構築するための3ステップを紹介します。
- マスタアプリを作成
- 発注システムアプリに必要な項目を選択
- 発注システムアプリにマスタ情報の紐付けを設定
上記の手順で行うことで、発注業務の基礎となるシステムを構築できます。
1. マスタアプリを作成
まず、発注時に参照する基本情報（顧客・仕入先情報、製品情報など）を登録する「マスタアプリ」を作成しましょう。
kintoneには「顧客リスト」や「商品マスタ」などのテンプレートアプリが用意されています。
テンプレートをそのまま使うか、自社に合わせてカスタマイズすることで、効率的にマスタアプリを準備できます。
マスタ情報を整備しておくことで、後の工程での入力作業の効率化とデータ精度向上につなげることが可能です。
2.発注システムアプリに必要な項目を選択
次に、実際の発注情報を記録する「発注システムアプリ」を作り、必要な項目（フィールド）を設定します。
基本的な項目は以下の通りです。
- 発注番号
- 発注日
- 取引先名
- 商品名
- 数量
- 金額
- 納期
- ステータス
管理したい情報に応じてフィールドを選び配置しましょう。
システムが自動記録する「作成日時」や「作成者」フィールドも設定しておくと管理する上で便利です。
また、数量と単価から合計金額を自動計算する設定や、必須項目を設定しておくと、入力漏れや計算ミスを防ぎ、データ入力の精度を高められます。
3.発注システムアプリにマスタ情報の紐付けを設定
最後に、作成した発注システムアプリとマスタアプリを紐付けます。紐付けにはkintoneの「ルックアップ」機能を利用しましょう。
ルックアップ設定により、発注システムアプリで取引先名を入力する際はマスタアプリから候補の選択が可能です。
情報を転記する手間を省けるうえに、人為的な記載ミスも防止できます。
また、初期設定時に各種入力項目に自動入力を設定すると、発注時の手間を削減できるのもメリットです。
kintoneで発注システムを作る際におすすめな2つの連携サービス
kintone単体でも発注管理は可能ですが、連携サービスを使えばさらに便利になります。
おすすめの連携サービスを2つご紹介します。
- FormBridge | 連携で入力の手間を削減できるWebフォームサービス
- PrintCreator | 連携で請求書を簡単に出力できる帳票出力サービス
上記を活用し、発注業務の効率化を図りましょう。
FormBridge | 連携で入力の手間を削減できるWebフォームサービス
「FormBridge（フォームブリッジ）」は、簡単にWebフォームを作成できるサービスです。
kintoneと連携し、外部からの発注依頼受付などを効率化します。
FormBridgeで作ったWebフォームへの入力内容は、自動でkintoneアプリに登録されます。
例えば、取引先がフォームから発注依頼を入力すると、その内容がkintoneの発注管理アプリに直接反映される仕組みです。
この仕組みにより、メールや電話の内容をkintoneに手入力する手間と転記ミスがなくなります。
手軽に導入でき、入力作業の負担を大幅に軽減できるのが魅力です。
詳細は公式サイトをご確認ください。
PrintCreator | 連携で請求書を簡単に出力できる帳票出力サービス
「PrintCreator（プリントクリエイター）」は、kintone内のデータから見積書や請求書などの帳票を簡単に出力するサービスです。
自由なレイアウトの帳票作成が可能です。
kintoneの発注データを選び、PrintCreatorで作成したテンプレートを指定するだけで、PDFなどの帳票を出力できます。
また、発注データから請求書などをワンクリックで作成できるため、帳票作成業務の時間短縮とミス削減につながります。
発注から請求までの流れをkintone上で完結させたい場合におすすめです。
詳細は公式サイトをご確認ください。
受発注システムとkintoneの連携するとできる3つのこと
既存の受発注システムとkintoneを連携させることで、以下の3つができるようになります。
- 受発注データを自動でkintoneに連携できる
- 承認ワークフローを導入できる
- 受発注の分析やレポートを作成できる
これにより、業務効率化、内部統制強化、データ活用促進が期待できます。
受発注データを自動でkintoneに連携できる
受発注システムとkintoneを連携する大きなメリットは、データの自動連携です。
受発注システムに入力された情報が、自動でkintoneの関連アプリに転記されます。
同じ情報を二重入力する手間がなくなるため、作業時間を削減できるだけではなく、手動転記による入力ミスや漏れも防げます。
受発注システム側で情報が更新された場合も自動でkintoneに反映されるため、常に最新データに基づいた業務が可能です。
そのため、データの整合性も保ちやすくなります。
承認ワークフローを導入できる
受発注の承認ワークフローを導入すると、kintoneで受発注を承認・非承認ができます。
承認ワークフローとは、業務の実施や決裁を行う際に承認者を決定し、承認の順序やタイミングを決めることで、ワークフロー導入で適切な発注か確認し、リスク管理や効率性を保てます。
受発注システムで作成した発注書がkintoneに連携、kintoneで承認された場合、受発注システムで発注できるといった流れです。
受発注時に上長への確認作業をスムーズに行えるため、承認漏れや不正防止の効果が期待できるのがメリットです。
受発注の分析やレポートを作成できる
受発注システムから連携されたデータをkintone上で集計・分析し、レポートを作成できます。
kintoneのグラフ作成機能を使えるため、データをさまざまな角度から可視化可能です。
また、取引先別発注額推移や商品別発注数量などをグラフ表示でき、売上傾向や在庫状況などを直感的に把握できるのもポイントです。
作成したグラフや集計結果は、kintone上でレポートとして共有できます。
分析データは、仕入れ計画や販売戦略立案の判断材料となり、データに基づいた意思決定を支援してくれるのが魅力です。
kintoneと連携できる受発注システム2選
kintoneと連携可能な受発注システムの中から、代表的なものを2つ紹介します。
- 楽楽B2B | 取引先ごとに価格や掛け率などを設定可能なBtoB向けシステム
- CO-NECT | 帳票作成や出荷指示などを行えるクラウド型システム
自社の業態やニーズに合ったシステムを選びましょう。
楽楽B2B | 取引先ごとに価格や掛け率などを設定可能なBtoB向けシステム
「楽楽B2B」は、企業間取引（BtoB）に特化したクラウド型受発注システムです。
取引先ごとに異なる価格や掛け率、決済方法などを細かく設定できる点が特徴で、多様な取引条件を持つ企業との受発注業務をスムーズに行えます。
kintoneと連携すれば、楽楽B2Bの受注情報や顧客情報を自動でkintoneに反映させられるため、案件管理などと連携して業務全体の効率化を図れます。
多くの企業と複雑な条件で取引を行う場合におすすめです。
詳細は公式サイトをご確認ください。
CO-NECT | 帳票作成や出荷指示などを行えるクラウド型システム
「CO-NECT（コネクト）」は、受発注業務をWebで完結できるクラウド型システムで、FAXや電話受注からの脱却を目指す企業に適しています。
受注管理に加え、見積書や請求書などの帳票作成、出荷指示もシステム上で行えます。
また、kintoneと連携すると、CO-NECTのデータが自動でkintoneに転記されるため、売上分析や在庫管理などに活用できるのが魅力です。
受発注からデータ分析までを一気通貫で行いたい場合におすすめです。
詳細は公式サイトをご確認ください。
kintoneでの発注システム開発費用の目安は?
小規模開発の場合は10万円程度が最低限の費用となります。
既存のシステム、アプリよりも高機能なアプリを開発する場合は100〜500万円の費用がかかることもあります。
費用を抑えて発注システムを作る場合は、既存システムとの連携がおすすめです。
また、開発を外注する場合は以下のポイントに沿った企業を選びましょう。
- 実績が豊富
- 事前に詳細な見積もりを提示してくれる
- アフターサポートが充実している
開発費用に関してさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
kintone(キントーン)の開発費用はどれくらい？開発事例も紹介
費用や進め方で悩む場合は、「ペパコミ株式会社」へお気軽にご相談ください。
kintoneでの発注システムの開発は「ペパコミ株式会社」がおすすめ
kintoneの発注システムを作る際は、マスタアプリと発注アプリを開発して両者を紐づけるのがおすすめです。
また、連携サービスの利用で作成した発注システムをより便利に活用できます。
既存の受発注システムとkintoneを連携させると、システム開発の手間を省けるため、ぜひ検討してみてください。
なお、ペパコミ株式会社がおすすめでは、発注システム構築はもちろん、kintoneを活用した業務改善など、貴社に最適な提案を行います。
kintoneでの発注システム開発でお悩みでしたら、ぜひ一度「ペパコミ株式会社」にご相談ください。
コメント