kintone(キントーン)構築・伴走会社のペパコミ株式会社です。
こんにちは！kintone活用ちゃんねるのハルクです。
本日はkintone(キントーン)を導入したいと考えている、エネルギーインフラ会社の情報システム責任者様との事前ヒアリングを含めた公開商談の動画です。
エネルギーインフラ業界の企業様からの相談概要は下記の通りです。
①YouTubeを見て、具体的な進め方を含めて全体の相談がしたい
②現状の課題に対して、最適解のkintone(キントーン)の構築方法や、手順をご案内いただきたかった
それでは商談内容をご覧ください。
お問い合わせの内容の確認
ハルク「こんにちは。お世話になります」
担当者様「お世話になります」
ハルク「ペパコミの小川と申します」
担当者様「よろしくお願いします」
ハルク「では早速なんですが、今回お問い合わせいただいた内容から、確認させていただきたいと思いますので、画面を共有いたします。今、別の部署でkintone(キントーン)はすでに活用されていて・・・」
今回の打ち合わせのイメージを確認
ハルク「そんな感じで、まずは状況をお伺いさせてもらって、そこからコミュニケーションをとらせていただく流れになりますが、大丈夫ですか？」
担当者様「はい、かしこまりました」
ハルク「事前に頂いた資料というのが、こちらですね。相談事項と組織図・・・」
事前に受領した資料の確認
ハルク「まず、最初に弊社に問い合わせていただいた背景は、どのようなところにございますか？」
担当者「サイボウズ・kintone(キントーン)を導入するという話になって、私は基本的にアプリを作ったり、運用させていただいていたんです。それをする上で、もちろんサイボウズのサポートを使ったり、というのメインでさせていただいてたんですけれども、YouTubeとかよく拝見させていただいて」
ハルク「ありがとうございます」
担当者様「今日、小川様が直接話せるとは思っていなかったんですけど」
ハルク「そうですかｗｗｗ」
担当者様「会社って宮崎県にもありますし、いろんな所にあるとは思うんですけど、私個人の判断として、一度相談入れたいなというところで、まず取りかかったという次第です」
ハルク「なるほど。かしこまりました。ありがとうございます」
担当者様「まず一発目の案がありますよね？先ほど共有していただいたなかで、まずkintone(キントーン)を使っていきながら、変えていくということが多くなってくると思うんですけども、前提として顧客データベースだったり、そこの中核になるところというのは、最初の作り込みって非常に重要なんじゃないかなと思っていまして」
担当者様「そこのところで赤文字のところは、最初に失敗すると巻き戻しが非常に大変じゃないかと。青文字で書いている各課の業務改善アプリというところというのは、運用していきながらでも、全然カスタマイズしていけるのかなと考えているところです。大まかに言うと最初の構想が、まず落とし穴がないんですかね？という不安要素のところです」
ハルク「なるほど。かしこまりました。この構想があっているか、正しいか正しくないか、っていうところを判断するためには、事前の情報をいろいろお伺いしないと判断ができないところではありますので、まず簡単にホームページを拝見させていただいたんですが、御社こと教えていただきたいなと思います」
クライアントの情報・課題の確認
ハルク「今回、kintone(キントーン)を活用する部署は、どのような事業をやられている部門なんでしょうか？」
担当者様「一言で言うと・・・」
クライアントの事業内容確認
ハルク「解決したい課題というのは、どんなところがありますか？」
担当者様「まず解決したい課題というと・・・」
解決したい課題を確認
担当者様「そこから現場に振るという作業が出てくるんですけど、ここが非常にスムーズじゃないイメージ持っています」
ハルク「どうスムーズではないのですか？」
担当者様「1つは複合機自体のデータを持っている方が、人に頼られていまして、1人しかデータを管理していないとか」
ハルク「商材を導入した時に、必ず発生する電話対応する時に電話が来た時にこのお客さんは何の商材が入っているのかというのが、わからないっていうのが問題ということですか？」
担当者様「はい。そうです」
ハルク「なるほど。ここを”見える化したい”ということですね？」
担当者様「そうですね」
ハルク「かしこまりました。他はありますか？」
担当者様「他は、例えば見積作成とかも個人レベルのテクニックにかかっているっていう感じなんです。データの再利用のところがうまくできない。データの二重管理だったり、そういうのが非常に多いのかなと思います」
ハルク「ちょっと、あんまりわからないですね。ごめんなさい」
担当者様「すいません。具体性がないですね」
ハルク「そもそも複合機とか商材って、何があるんですか？複合機と他に何がありますか？」
担当者様「ビジネスフォン、カメラ、基本はそういったところで、あとはそれに関連するハブだったり、ネットワークに絡んでくるような感じの商材です」
ハルク「複合機とかビジネスフォンとか、あるじゃないですか？担当者ごとで、この営業課複合機しか扱わないとか、この営業家はビジネスフォンしか扱わないみたいな、部署ごとで担当者は分かれているんですか？」
担当者様「いえ、分かれていません」
ハルク「じゃあ横断的に1人の営業が、全部の商材を扱うということですか？」
担当者様「そうですね」
ハルク「先ほどおっしゃった、見積りの再作成ができないというのは、これはどういうことですか？」
担当者様「普通は見積って、1つのデータベースって言うんですかね？帳票って言うんですかね？」
ハルク「はい」
担当者様「それをメインで最初に使い始めたと思うんですけど、使っていくうちに”こう使った方がいい”というのって、出てくるじゃないですか？フォームにしろ、何にしろ。それが個人レベルだという話です」
担当者様「なので、常に最新の”この見積書を使ってね”というようなやり方が一般的というか、理想的な形だとは思うんですけど・・・」
ハルク「つまり見積書の書式がバラバラで、会社として統一したいってことですか？」
担当者様「そうですね」
ハルク「この統一したいというのは、上層部がそういう風に統一したいというふうに言ってらっしゃるということですか？」
担当者様「いえ、そこの具体的な話が出ているわけではないです」
ハルク「統一したいというのは、誰がそう思っているんですか？」
担当者様「部門のヒアリングの中で、出てきているということです」
ハルク「なるほど。それを統一したとして、例えば部門が5個あったとしたら、全部の部門からそれが出てきているわけじゃないですよね？」
担当者様「そうですね」
ハルク「そのあたりをちゃんとヒアリングして、現場からの意見を吸い上げないと、結構危険だと思っています。例えば5部門はあった時に・・・」
ヒアリング不足の危険性の例を説明
ハルク「そういう感じでやらないと、多分、この段階ではkintone(キントーン)をやらない方がいいと思います」
担当者様「なるほど」
ハルク「このあたりは、全部署からのヒアリングを集めて・・・」
ヒアリングのイメージを説明
ハルク「どっかで大変な思いをしちゃうかなという感じではあります」
担当者様「なるほど」
ハルク「そもそもkintone(キントーン)を入れるというのは、本当に社内では決まっているという感じですか？」
担当者様「kintone(キントーン)を入れるのは決まっています」
ハルク「入れるのは決まっているんですね。決まっているということは、多分、会社として入れる目的というのはあると思うんですけど、それはどんなところにありますか？」
担当者様「例えば、営業・サービス・業務課ってありますよね？そこの横のつながりが非常に薄いんです。情報を見たい時に、そこにたどりつくのに一苦労していると・・・」
ハルク「例えば、それはどんな情報ですか？」
担当者様「例えば営業さんの案件管理で言えば、現状として、営業さんのみがSalesforceを使っているので、そこで解決したものは周りからアクセスできないというところです」
ハルク「営業は、今はSalesforceを使っているんですか？」
担当者様「はい」
ハルク「これはkintone(キントーン)を入れたら、どうなるんですか？Salesforceからkintone(キントーン)に入れ替えるんですか？」
担当者様「そういうことです」
ハルク「それは会社として、決定事項ということですか？」
担当者様「決定事項です」
ハルク「そうすると結局、営業がSalesforceを使っているといっても、これがkintone(キントーン)に変わったとしても同じだと思うんです。要は”Salesforceにアクセスできる人は営業しかいない”からという話ですか？」
担当者様「そうです」
ハルク「kintone(キントーン)を使うと、他の人にもIDを付与するから見えるようになるっていうイメージですか？」
担当者様「そうです」
ハルク「なるほど。他には情報共有が薄いっていうのは、どんなところがあるんですか？」
担当者様「例えば営業から外れると・・・」
社内情報共有が薄いポイントの説明
ハルク「なるほど」
担当者様「社内の情報共有は”すぐにkintone(キントーン)で解決できるよね”というふうに考えています」
ハルク「確かにそうですね。そうすると今回の問題は、”Salesforceでやっていることをkintone(キントーン)で代替できるかどうか”というような気がするんですけど、その認識で合っていますか？」
担当者様「そうですね。非常に私もそこだとは思っています」
ハルク「なるほど。かしこまりました。そうするともともと●●さんが、書いていただいたこのアプリの部分のところの確認をしていく前に、そもそもSalesforceどんな管理をしていたか？要はkintone(キントーン)に移行した時に、Salesforceのこの機能は絶対必要みたいなところを、お伺いしていきたいなと思います。その辺りを掘り下げていってもいいですか？」
担当者様「取引先情報・案件管理・顧客管理で、ざっくりそれぐらいなんです」
ハルク「案件管理は、どのレベルで管理しています？」
担当者様「何の案件なのか・・・」
案件管理の内容について説明
担当者様「そこの部分も、正直、ヒアリング不足というか調査不足なところはまだあります」
ハルク「なるほど。かしこまりました。ありがとうございます。要はこれをアプリで分けるというイメージですか？複合機を導入したお客さん一覧みたいな」
担当者様「分けます。これを関連レコードで紐づけて、必要なところに配置していくというイメージです」
ハルク「この納入情報管理アプリに入れればいいかなと思ったんですけど・・・」
案件管理イメージの説明
ハルク「それでは足りないということですか？”複合機が入ったお客様はどれなのか”みたいな一覧で見たいということですか？」
担当者様「そうですね。このお客さんに対して・・・」
実現したい内容の説明
ハルク「それであれば、アプリは分ける必要がないような気はしているんですけど」
担当者様「そこで何で分けたかという、理由が1個ありまして・・・」
ハルク「なるほど」
担当者様「例えばカメラでも、アクセスポイントでもいいんですけど、結構、情報量が多いんですよね・・・」
アプリを分けた理由の説明
担当者様「細かい設定情報を、入れるみたいなイメージです」
ハルク「つまりカメラを受注したら、カメラの部署で何かいろいろ手配とかやることがあるから、その進捗管理をこちらの各アプリでやるというイメージですか？」
担当者様「そうですね」
ハルク「わかりました。受注したらという話をおっしゃっていたんですけど、Salesforceで管理しているのは、受注する前の案件管理。営業は案件管理もやっているわけですよね？」
担当者様「そうです」
ハルク「そこが今ないような気がするんですけど。それが入るとしたら、この間っていうイメージですか？」
担当者様「違います。これはもう完全に営業の下の青文字の”案件進捗管理アプリ”に入れています」
ハルク「そうなんですか？受注したら、こちらに行くんじゃないですか？どういうことですかね？今のイメージだと受注した後に、また営業の案件管理があるという・・・」
担当者様「受注も含めて、営業課のアプリにあるというイメージです。逆にアプリを共有して見ていただくことは大丈夫ですか？」
ハルク「共有いただけるということですか？」
担当者様「見積をベースに受注しましたとなったら・・・」
画面を共有してイメージの確認
ハルク「そこは何が今、問題なんですか？」
担当者様「これはあくまでも、私の課でやっている話なので・・・」
現状の問題点の説明
ハルク「ごめんなさい、よくわからないです。現状どこまでができていて、これから何をしていきたいかって教えてもらっていいですか？登場人物がよくわからないですね」
担当者様「すいません。今、要は各課のやりたいことだったりというのを・・・」
今後やっていきたいことをヒアリングしていく
担当者様「会社の別部門で使っているところから、IDをもらっています」
ハルク「ドメインは全部、会社内の人ですか？それともグループ会社の親会社とか、そういうことですか？」
担当者様「グループ会社です」
ハルク「グループ会社がkintone(キントーン)のドメインを契約しているという事ですか？」
担当者様「そうです」
ハルク「そのkintone(キントーン)のドメインは、どこかの代理店から買っているという事ですか？」
担当者様「そうです」
ハルク「そこの代理店には相談してないんですか？」
担当者様「全くしていないです」
ハルク「なるほど。かしこまりました」
担当者様「すごく大きな話でいうと、将来的には”マスタの部分をグループ会社全体で”という話も出ているんですけど、若干、現実的ではないかなと・・・。今、実際の書式の・・・」
マスタの統合が現実的ではないと考える理由
ハルク「わかりました。画面共有をもらっていいですか？そうするとやっぱり、話がまた戻ってしまうんですけど、やっぱり、今のを見ても案件管理が前なんじゃないかと思うんですけど・・・。この形になるんじゃないかなと思うんですけど、違うんですかね？こちらだと案件管理が後ろになっているんです」
担当者様「はい」
ハルク「ただ案件管理で受注したら、ビジネスフォンの管理だったりとか、カメラの管理だったりするアプリに移行するというのが普通な気がするんですけど。受注しないと発注しないですよね？」
担当者様「流れとしてはそうですね。仰る通り、そうですね」
ハルク「ここが腹落ちできてないんです。なぜ案件管理が受注した後に、案件管理アプリに移行するんだろうという・・・。僕のイメージが、これがこのあたりにあるってイメージなんです。この間に！」
担当者様「確かに、はい。流れでいうとそうですね」
ハルク「ここの間に入って、受注になったら細かい管理に移行してという感じです」
担当者様「すみません。これはそうですね。あたかも上から流れていっている感じがしておかしいですよね」
ハルク「この図はあくまで、上から流れていくという想定ではなかったんですか？」
担当者様「そうですね。仰る通り、流れとしては顧客データベースを基に案件管理が発生しますよねというところは、本当に仰る通りです」
ハルク「なるほど、なるほど」
担当者様「将来的なアクセスのフレームが、出来上がったアクセスの仕方というのを始点においてやっています」
ハルク「なるほど！そういう意味ですね」
担当者様「はい」
ハルク「上からの順番で作っていたわけじゃなくて、アプリのつながりを表現するためにこの図を作ったってことですね」
担当者様「そういうことです」
ハルク「かしこまりました。腹落ちしました！そしたらアプリの設計する時には、多分、その”親”と”子”の関係性はすごく大事なので、これで言うと・・・」
課題に対するご提案
アプリ設計する際の考え方を説明
担当者様「すごい！なるほど」
ハルク「あとはここが、商品マスタに入れる項目は、先ほどは1つのテーブルでしたけど、例えば2行とか3行とかになったりするんですか？要は1つの案件に対して、2行、3行って商品を入力することありますか？」
担当者様「あります」
ハルク「そうすると、テーブルになってしまいますよね？」
担当者様「そうですね」
ハルク「テーブルになると、ご存知のように・・・」
テーブルを扱う際のポイントの説明
ハルク「関連で見えると思うんですね。あれに近いようなことをやってあげると」
担当者様「なるほど」
ハルク「ただそれを多分、”アクションボタン”とかでやらせると、営業の人だとミスっちゃうと思うので、できればプラグインである程度自動で分解してあげて、関連表示という風にしてあげる必要があるかなと思います。ちょっと今、難しい話をしてしまっているんですが、意味はわかりますか？」
担当者様「ギリギリついていけています」
ハルク「ギリギリいけます？」
担当者様「はいｗｗｗ」
ハルク「要はテーブルだと関連表示できないけど、テーブルが4行あるとしたら、4レコード分に分解してあげれば、関連表示できるじゃないですか？イメージ的にはそんな感じですね。この辺りに商品分解アプリみたいなのを作ってあげて、ここでプラグインを使って分解して、これを関連表示で持ってくるって感じです」
担当者様「分解したやつって、そのアプリの中で見えるけど隠しておくみたいなイメージですか？」
ハルク「そうです。案件管理ではテーブルになっているので、テーブルで商品名・商品コード・単価とかっていうような情報を全部入れておいて、それを全部という感じです」
担当者様「それを表示させていくというイメージですね」
ハルク「そうです」
担当者様「ピンポイントに質問させていただいてもいいですか？」
ハルク「いいですよ」
担当者様「具体的なことで申し訳ないんですけど、顧客マスタを作った時に、自動採番・・・、そこが私たち触っていないんでけど、やっているんですが、結局”CSV”から読み込みしても、自動採番って付かないじゃないですか」
ハルク「されないですね」
担当者様「そこら辺の課題のご相談をもらったことありますか？」
ハルク「あります。自動採番は加味した上で、ペパコミでは構築します。結論を言ってしまうと・・・」
自動採番の対応方法の説明
担当者様「ありがとうございます」
ハルク「全体の設計としては、顧客管理・案件管理アプリで、あとは各アプリの・・・」
全体の設計について確認
ハルク「全体設計としては、元々のお聞きしたいところに戻ると、流れが紐付けという部分でいうと、そんなにずれてはいないんじゃないかなというところではあります」
担当者様「その通りです」
ハルク「ただこの順番・・・、こういう設計の仕方をした方がいいと思います。上流から下流に流れるように、わかるようにというところです」
相談内容のまとめ
ハルク「今回のご相談内容としては、どちらかというと最初から全部構築をしてほしいというよりも、こういう感じでアドバイスとかサポートをしてほしいみたいな、そういうイメージが強いんですかね？」
担当者様「そうですね。割とスポット的なイメージで、例えば相談して”ここの部分だけちょっと手伝ってください”とかっていう案件に対して、そういったものが通じるのかなというところも最終的には聞きたかったところではあります」
ハルク「それでいうと、そういうサポートのサービスというのも、ペパコミでは提供しているので、簡単にサービス内容だけご紹介させていただきます」
ハルク「右側の運用サポートプランというのがございまして、ライト・スタンダード・プレミアムとあるのですが、ホームページは見ていただいたりしました？」
担当者様「一通り見させていただきました」
ハルク「ありがとうございます。そこに・・・」
サポート内容の説明
ハルク「そこを僕らがメンテナンスしたりとか、細かいところを教育するという目的ではあります」
担当者様「まさにそういった、そこで頼りたいというのが、やっぱり一番、私の中でもあって」
ハルク「そこに関しては、ペパコミの運用のサポートの担当者がいますので、そこも僕以上にスキルがある人間なので、kintone(キントーン)のスキルが高い担当者が入らせていただいて、定期的にサポートさせていただいています」
担当者様「なるほど。理解できました」
ハルク「ありがとうございます」
担当者様「すいません。お忙しい中・・・」
ハルク「とんでもないです！いろいろ確認で、細かいところを聞いてしまいました」
全体を通した不明点の確認・挨拶等
ハルク「全体を通して、何か不明点とか、今確認しておきたい点など、他はございますか？」
担当者様「大きくゼロベースでやり直した方がいいよということではなかったので、とりあえず安心できたというのが1つと、あとは今後の運用していく、頼れるところが欲しいなというところなので、そこは進めさせていただければなと思います」
ハルク「今後のスケジュール的には、どういう感じになりますか？」
担当者様「一応、上から言われているのは1年後スタートです。ただ個人的には、もう使えるところは、部分的には使えるのかなとは思っているんです」
ハルク「はい」
担当者様「今日、全体の1年間のスケジュールは持ってきていないんですけれど、徐々に作り上げていくだけかなという風に思います」
ハルク「実際に弊社(ペパコミ)の方にサポートをご依頼いただけるとなったら、またご連絡を改めていただけるみたいな感じでよろしいですか？」
担当者様「かしこまりました。すみません。お時間取らせて申し訳ないです」
ハルク「とんでもないです。ありがとうございました。頑張ってください。引き続きよろしくお願いします。失礼いたします」
担当者様「よろしくお願いします」
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