元自治体職員歴10年でkintoneに携わってきましたので今回は自治体のkintone活用事例をご紹介します。
自治体には10年、自治体の受託組織には6年の経験があり、実務でkintoneを一人で導入から内製まで取り組んだ経験があります。
kintoneの活用をすすめた自治体から、庁内への浸透のために「マニュアル」「動画のマニュアル」で、開発ユーザーを増加させたいという声が多いことを知りました。
動画マニュアルは、kintone活用ちゃんねるを運営しているぺパコミだからこそ、「動画マニュアルのアドバイス」を届けたいと思い、コツをご紹介させていただくべく執筆させていただきました。
| 【kintoneと自治体業務とは】
kintone（キントーン）はプログラミングの知識がなくてもノーコードで、業務のシステム化や効率化を実現するアプリがつくれるクラウドサービスです。 表計算ソフトよりも快適に、専門システムより柔軟に、自社でシステム開発をするよりスピーディー＆低コストに、思いついた業務改善をすぐに実行できるのが特長です。 自治体や行政にとっては、データを共有し見える化できるだけでなく、データ一元化により、日ごろの「照合作業」から解放されます。 さらに、kintoneの拡張機能を使って、帳票、ウェブページ、メール、フォームと連携でき、低コストでDXを進める行政機関が続々と増えています。 |
庁内での浸透を支える「マニュアル」作成のコツ
（この項目は、「サイボウズ株式会社 主催「プロ直伝！現場で重宝されるkintone利用マニュアルの作り方セミナー」を参考にしています。）
自治体の事業や業務によって、kintoneの使い方が大きく異なります。
「そのうえで、自治体でマニュアルを作るとしたら……」という考えで、マニュアル作成と向き合ってみましょう。
１ マニュアル化のメリット
(1) 研修費用を削減できます。
(2) 属人化を防ぐ「引継ぎ」に役立ちます。
(3) 職員が自己解決できることが増える達成感があります。
(4) そもそも、業務を見直すきっかけになります。
２ 作成者・閲覧者ともに負担にしないコツ
(1) PDFの目次にリンクをはる。
(2) わざわざ作る必要のない項目はリンクにする。
① 一般と同じ操作は、サイボウズ社のkintoneヘルプにリンク
② 一般と同じ操作は、サイボウズ社の動画へリンク（ページ下部）
③ カスタマーサポート（電話・メール・チャット）のご利用方法へリンク
④ アプリのつくり方の基本 弊社の動画ですのでリンク先として活用ください。
⑤ kintoneでできること 弊社の動画ですのでリンク先として活用ください。
⑥ 業務改善の道しるべ「kintone SIGNPOST」へのリンクを最後のほうに載せておく。
３ 読み手目線のマニュアルづくり
(1) 相手が知りたいのは「自分が何をすればいいか」だけです。
(2) 読み手はよく読まないと割り切り、「深く考えさせない書き方」にします。
４ マニュアル作成の流れ
(1) 使う人の５W1Hを定め方
① 事務職がアプリ作成を自分のデスクでマニュアルをみて取り組みます。
② 自治体の場合、「開発者」「入力者」や、「管理職」「職員」に分類できます。
(2) 目次設計のノウハウ
① 「1・（１）・①」などの３階層以内にしましょう。
② 目次で知りたいことを探せるようにします。
③ 見出しで「自分が読むべき内容か」を判断できるようにします。
(3) 本文作成のノウハウ
① 見出し
「アクセス権について（手段）」→「アクセス権を設定する（目的）」
② 構成（リード文、操作手順、注意・補足）
③ 長文がぎっしりはNGです。
④ リード文：目的やメリットが伝わるようにします。（NG：機能の説明のみ）
・そのページでなんの説明をしようとしているか
・なぜ、その操作をするのか、どんなメリットがあるのか
・どういうシーンで必要な操作なのか
⑤ ボタンは、「」［］で、くくるようにします。
⑥ 複数画面の操作を一つの手順にまとめ過ぎないことが大切です。
「一手順一画面」と言われています。
⑦ 注意事項には次のようなケースを加えましょう。
「不利益になる点」「間違えるとエラーにつながる点」「制限事項」
⑧ 警告には、赤枠とビックリマークを活用します。
５ その他のおススメの方法
(1) 注意書きは、アプリの説明欄
(2) 注意書きは、ラベルフィールドを活用する。
（外部向けフォームの場合、フォームブリッジのラベルフィールド）
続いて、動画マニュアルの制作の流れとコツをご紹介します。動画マニュアル（「マニュアル動画」という場合もある。）とは、業務内容や操作手順などを動画で説明したものです。
短時間でいつでも繰り返し学べ効率的であるため、制作する企業や自治体が増加しております。例えば、行政でも、厚労省から福祉施設に動画マニュアルの制作を推奨し、大まかな流れを紹介しています。
全庁的にkintone活用する手段「動画マニュアル」の流れと制作のコツ
(1) kintoneの操作の中から、マニュアルにしたい事項を洗い出します。
(2) あえて「PDFマニュアルのほうが効率がいいものではないか」も検討します。
(3) 閲覧者の視点で、動画全体が長くなりすぎないよう、項目を選びます。
一つの動画で複数のテーマを盛り込みすぎないようにしましょう。
(4) それぞれの動画内容の構成案や台本を作成します。
前提から丁寧に説明しましょう。
(5) 動画を撮影・編集します。
テロップを活用して1.5倍速等で視聴できるようにしましょう。
ナレーションを入れましょう。
動画マニュアル専用ソフトや外注の制作会社を活用し、編集します。
(6) 動画のタイトルは、視聴しようと思わせる表現を心がけましょう。
（例）「アクセス権について（手段）」→「アクセス権を設定する（目的）」
(7) Youtubeに限定公開で開示し、庁内へ周知します。
（方法は検索してみてください。）
庁内だけで活用を進めるのが心配な場合はぺパコミへ
「開発のミスが心配」
「セキュリティ設定は合っているだろうか」
「IT苦手な文化で、人材が育成できるか」
「幹部・上役へのプレゼンが苦手」
そんなときは、伴走支援のパートナーのぺパコミにご相談ください。
この記事を読んで迷っている担当者の皆さんの力になります。
https://pepacomi.com/
| 執筆 ぴょん＠ノーコード事務員
元自治体職員でkintoneが大好きです。 自治体には10年、自治体業務の受託機関には6年の経験があり、実務でkintoneを一人で導入から内製まで取り組んだ経験があります。 |
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