サイボウズオフシャルコンサルティングパートナーで
kintone構築のペパコミ株式会社竹谷です！
現在Accessを使用して業務管理を行っている会社さんが
kintoneに変えたいとのことで相談がありました。
基幹システムを導入するほどではない中小企業でも
値段的にもそれほど負担なく購入できるので、
案件が細かく多い会社さんは向いていたと思います。
ただインストールしたパソコンしか使えません。
これからの時代はこれだけで大きな業務的障害となります。
Accessからkintoneへ
今回、ご相談いただいた会社さんは
主に建物の設備の修理・点検を行っています。
kintoneへ移行する上で私が一番難しいと感じたことは
・データを入力する人が変わる
ということです、
今まではデータ入力はAccessが入っている
パソコンの前にいる事務員さんだけでした。
でもkintoneになると、インターネットさえつながれば
誰でも、どこからでも入力できるようになります。
現場の情報を事務員さんが代理入力する必要がなくなります。
もちろんこれはとても便利になるということです。
しかし同時に業務フローが大きく変わります。
誰がどのタイミングでどの情報を入力する？
まず、再度業務を確認する必要があります。
①受注情報を入力する
②現場手配を行う
③作業をし、完了報告する
④請求、入金管理
①受注入力は現在事務員さんが行っている
→kintoneでも事務員さんが案件管理に入力
②現場手配は受注情報を聞いた作業を管理している人が
主に行うけど、時と場合で臨機応変に対応
→kintoneに手配状況、内容を誰が入力する？
会社でパソコンからか、外からスマホ入力？
③作業者は紙に行った内容を記載して提出
提出された紙をみて事務員さんがAccessに入力
→作業者が直接kintoneに作業報告をスマホから入力
④作業が完了した情報を入力されてある案件の分を
月末に事務員さんが請求書を発行（別のシステムから）
→案件管理の中の作業完了になっているものを
kintoneから請求書発行、入金管理を行う
考えないといけないこと
事務員さんは入力作業の負担が軽くなるため、
問題がないと思います。
考えなければならないのは、
・作業手配の流れを決めて、誰がどのタイミングで入力するか基本ルールを決めなければいけない
・入力がスマホだとすると、入力しやすい画面設計が必要
・作業員さんは紙からスマホ入力になるため、結果的に楽にはなっても、慣れるまで大変
つい、今までのAccessで行ってきたことを
kintoneで再現しようと構築を考えてしまうのですが、
実は考えなければならないポイントは
作業手配～作業完了までのフローの確認と
スマホ入力を最小限におさえる方法でした。
まとめ
kintoneはデータを集める箱でもあるため、
情報入力をしやすいアプリ構築を考え設計します。
でもそのときに大事なことは入力する場面を
わかりうる限り想像することかなと思います。
誰でも、どこからでも入力できるようになるだけでも
ものすごく便利に効率的になるため、
これからの時代の業務では「当たり前」になります。
「報告書を提出するために帰社する」
って化石行為と言われる日も遠くないと思っています。
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