今回は、「自治体のkintone導入の予算獲得のための提案資料の例」を紹介させていただきたく、記事を執筆させていただきました。
kintoneと自治体業務とは
kintone（キントーン）はプログラミングの知識がなくてもノーコードで、業務のシステム化や効率化を実現するアプリがつくれるクラウドサービスです。
表計算ソフトよりも快適に、専門システムより柔軟に、自社でシステム開発をするよりスピーディーかつ低コストに、思いついた業務改善をすぐに実行できるのが特長です。
自治体や行政にとっては、データを共有し見える化できるだけでなく、データ一元化により、日ごろの「照合作業」から解放されます。
さらに、kintoneの拡張機能を使って、帳票、ウェブページ、メール、フォームと連携でき、低コストでDXを進める行政機関が続々と増えています。
まず、行政の予算獲得とは？
前編で説明したとおり、予算案は、庁内では部内・財務局・議員をはじめ、多くの関係者に説明が必要です。とくに、そもそも「kintoneとは何か？」を理解する必要がある状況にある人が多いでしょう。
kintoneにまったく関心のない人に対しても、わかりやすく説明する資料のつくり方を紹介します。
＜提案資料の項目の一例〉
１.kintoneとは
①kintoneとkintoneのエコシステム
kintoneに触れたことのない人に、一言でkintoneと言うと、kintoneだけのことだと認識するかもしれません。それはそれで間違いありません。
しかし、人の心を掴んでいること、kintoneのエコシステム（生態系）です。
ザックリした表現ですが、「kintoneというデータベースがあり、他社により開発された『拡張機能』があり、それらを開発や伴走支援、研修を提供する『SIer』がいます。
自社や各事業に合わせ、何百通りものシステムが格安で開発できるところが面白味のひとつです。
その仕組みをエコシステム（生態系）と表現しています。
②拡張機能とは？～特筆すべきばは、汎用性と料金体系～
拡張機能は、数百種類あります。提供している企業も様々です。
先発した企業で、事例豊富な企業もあれば、後発で、コスパのいいサービスの企業もあります。
最近は、もはや、拡張機能の戦国時代と言えるほど、盛り上がってます。
③kintoneと拡張機能の料金体系の違い
仕組みを把握していただいたあと、必ず、料金体系も説明しましょう。
職員がそれぞれ、kintoneでのシステム開発を進めるときに、説明責任がついてまわります。料金体系の仕組みと自身のシステムの費用感も頭に入れてもらいましょう。
④kintoneと拡張機能を使ってできるシステム例
ここでは、一例として、自治体の「よくある申請の受付業務」を紹介しております。
「申請の受付業務」の一例だけでなく、拡張機能を活用すると、多様なシステム事例があることも補足していいかもしれません。
例えば、ペパコミでも、40種類以上の自治体事例を紹介しています。
https://pepacomi.com/kintone/jichitai1/
⑤パートナー企業の選定について
導入を手伝ってくれるパートナー企業も多種多様です。
「自治体支援」とPRしても、kintoneの混沌期に増やした事例が紹介されているケースもございますので、実績のある自治体の担当者に問い合わせてみると、リアルな感想がきけて、転ばぬ先の杖になるかもしれません。
２.費用と効果、スケジュール・他の事例
①費用感の目安と「代替えシステムの料金」の比較
とくに、パートナー会社には、参考見積は、地元以外でも、2社以上もらえると、やたらと高い値を切り出されることはなくなります。
反対に、対応いただける内容がしっかりしていて、高コストでも頷けるケースもあります。
比較表にして提示してみることもいいかもしれません。
（企業にとっても参考見積の提出は、メリットがあるので、協力をおすすめします。）
※代替システムを導入した場合の費用
予算獲得の段階でイメージしているシステムと同じような機能のシステムの導入例の差額がわかるものを準備しましょう。
② 効果
開発予定のシステムで、「解決する課題」や、「システムの図解」を紹介しましょう。予定しているシステムのみならず、kintoneと拡張機能で他にもつくれそうなシステム例や、職員のデジタル知識の獲得に役立つ旨も入れると、説得力が増します。
また、市民ニーズに合致するシステムである場合、実際のスタートをイメージできる資料も効果的です。
例えば、「システム開始で便利になる」と紹介するチラシやウェブサイトの告知のイメージを添付してもいいかもしれません。
③手段とスケジュール
「伴走支援」か、「開発依頼」か、「研修」によって、システムを開発するスケジュールは異なります。
パートナー企業に「所要時間の目安」をきき、繁忙期と重ならない時期で、スケジュールを立てましょう。
④他自治体や他部署の事例
実際の事例を紹介しましょう。
可能であれば、オンラインや土日の事例発表の場に行き、リアルな声を聞いて紹介などもできれば「本気で取り組んでいる」と周囲に伝わるはずです。
庁内だけで活用を進めるのが心配な場合はぺパコミへ
「開発のミスが心配」
「セキュリティ設定は合っているだろうか」
「IT苦手な文化で、人材が育成できるか」
「幹部・上役へのプレゼンが苦手」
そんなときは、伴走支援のパートナーのぺパコミにご相談ください。
この記事を読んで迷っている担当者の皆さんの力になります。
| 執筆 ぴょん＠ノーコードに勤しむ事務員
元自治体職員でkintone好きです。 |
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