【導入事例】kintoneで案件管理の課題を解決！進捗管理もスムーズに【ナカミ創造研究所様】

「案件の管理がメンバーにうまく共有できていない…」
「kintoneなら案件管理システムとして使えるって本当なの？」
「実際にkintoneを導入した企業の生の声が聞きたい！」
と感じている中小企業の経営者やDX・IT担当者も多いのではないでしょうか？

このような悩みを抱える方のために、今回は中小企業診断士として主に長野県内の中小企業をサポート・コンサルティングを行うナカミ創造研究所様の事例を紹介します。

ナカミ創造研究所様は、案件管理や進捗確認、情報の分散といった課題に直面していましたが、kintoneの導入によりこれらの問題を解決しました。

本記事では、ナカミ創造研究所様がどのようにしてkintoneを活用し、業務の効率化を実現したのか、その具体的な手法と成果を詳しく解説します。ぜひ、ナカミ創造研究所様との対談動画も合わせてご覧ください。

🔳この記事でわかること

• kintoneを活用した案件管理の具体例とアプリの詳細
• kintoneを導入した企業や担当者の生の感想
• kintone利用者が感じる良い点や難しい点
• ペパコミの導入支援サービスの感想

🔳こんな人におすすめの記事です

• 具体的なkintoneの導入事例・活用例を知りたい人
• リモートワーク環境での情報共有や業務効率化を目指している企業の方
• kintoneを導入した企業や担当者の感想が知りたい人
• ペパコミの評判を知りたい人

案件管理における3つの課題

同社では、案件管理に関して深刻な課題が浮き彫りになっていました。

このパートでは、

• 進捗確認とログ管理の煩雑さ
• 顧客情報と案件情報の分散
• 案件の収支管理の不透明さ

の3つの具体的な課題について解説します。

課題1：進捗確認とログ管理の問題

進捗確認やログ管理をExcelで行っていましたが、備考欄が長くなり情報が見づらい状況でした。その結果、進捗の入力が煩雑となり、案件進捗の正確な把握が難しい状況に。

Excelの表は時間が経つごとに追加項目が増え、視覚的にも把握しづらくなり、情報の更新や共有が煩雑化していたのです。このため、情報を一元管理し、業務の効率化と透明性の確保が急務となっていました。

課題2：顧客情報と案件情報の分散

顧客情報や案件情報がメールやチャットツールなどに分散しており、必要な情報を探すのに多くの時間を要していました。情報が点在することで、業務のスムーズな進行が妨げられ、効率的な情報共有が困難に。

特に、プロジェクトの進行状況や顧客からの要望をリアルタイムで共有できず、情報の探し物に多くの時間を費やすことがありました。これにより、社内コミュニケーションの効率性が大きく損なわれました。

課題3：案件の収支管理の問題

案件ごとの稼働時間や収支の管理が不十分で、正確な収益の把握が難しい状況でした。曖昧な見積もりに基づいた価格設定が原因で、赤字案件が発生するリスクが高かったのです。

そこで、収支管理の透明化が急務となっていました。特に、稼働時間の記録や実際のコストの把握が不確実に。このため、後で振り返った際にどの案件が利益を生んでいるのか、逆にどの案件が損失を出しているのかが明確にわからないという問題がありました。

kintone導入の背景

同社は、kintoneが持つ多機能性と柔軟性に注目し、導入を決定するに至りました。

このパートでは、

• 同社がkintoneにたどり着いた経緯
• kintone導入をサポートしたペパコミ株式会社

について紹介します。

kintoneを知った経緯とは

同社がkintoneを知ったきっかけは、代表の中田氏が以前から所属していた団体での利用経験でした。この団体での活用を通じて、kintoneの利便性や機能性を実感していたのです。

また、知人のエバンジェリストからのアドバイスもあり、kintoneが持つ可能性に強く魅了されました。さらに、具体的な課題の解決に向けて、kintoneが最適なソリューションであると確信するに至りました。

ペパコミに相談した理由

kintoneの導入にあたり、同社はサイボウズが実施する「Cybozu for Challengers（サイチャレ）」を通じてペパコミに相談しました。このプログラムは、企業の課題をkintoneで解決するための企画で、同社も応募し採択されたのです。

サイボウズの担当者からペパコミが最適なパートナーとして紹介され、初回の打ち合わせで具体的なサポートが開始されました。ペパコミの専門知識と迅速な対応は同社の期待を超えるもので、スムーズに導入できました。

なお、ペパコミでは、kintone導入で得られるメリットなどの情報を配信中です。詳しくしりたい方はこちらの記事も参考にしてください。

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kintoneで課題解決に向け構築した3つのアプリ

同社は、kintoneの導入により、業務効率化と情報管理の改善を実現するため、3つのアプリを構築しました。

このパートでは、同社が導入した

• 顧客リストアプリ
• 案件管理アプリ
• 日報アプリ

のアプリについて紹介します。

顧客リストアプリ

顧客情報を一元管理できるアプリを作成し、情報の視認性とアクセス性を向上させました。

顧客リストアプリでは、顧客の基本情報、連絡先、過去の取引履歴などを一元的に管理しています。これにより、必要な情報に迅速にアクセスできるようになり、業務効率化を実現。

さらに、顧客情報が一目で分かるように工夫されており、社内での情報共有も容易になり、顧客対応のスピードと質が向上しました。

案件管理アプリ

案件の進捗管理や対応記録を残せるアプリを構築し、プロジェクトの見える化を実現しました。

案件管理アプリでは、各案件の進捗状況や対応履歴の詳細な記録が可能です。ログ機能を活用して、どのメンバーがどのように対応したのかが一目で分かるようになりました。

また、進捗状況をドロップダウンメニューやチェックボックスで簡単に入力できるようにし、リアルタイムでの進捗確認も可能に。これにより、プロジェクトの管理が格段に効率化されました。

日報アプリ

案件ごとの作業時間を記録する日報アプリを導入し、収支管理と作業の透明性を向上させました。

日報アプリでは、各案件に対する作業時間とその内容を詳細に記録できます。これにより、案件ごとの稼働時間が正確に把握され、収支管理の透明性が向上しました。

また、作業内容が一目で分かるように工夫されており、誰がどの案件にどれだけの時間を費やしているのかを簡単に確認できるようになりました。

kintoneアプリ導入で得られた3つの成果

kintoneを導入した結果、業務効率化と情報管理において大きな成果を上げられました。

このパートでは

• 探し物に費やす時間を大幅に削減できた
• リモートワークのコミュニケーションが効率化した
• 収支など経営が安定した

の3つの改善点について説明します。

情報の集約と探す時間の短縮

kintoneに情報を集約することで、探す時間が大幅に短縮されました。kintone導入以前は、顧客情報や案件情報がメールやチャットツールに分散しており、必要な情報を見つけるのに時間がかかっていました。

しかし、kintoneを導入することで、すべての情報が一元管理され、必要な情報への迅速なアクセスが可能に。これにより、業務の効率化が進み、検索に費やす時間が大幅に削減されました。

リモートワークでの進捗確認と共有

リモートワーク環境でも、日報アプリを活用することで他のメンバーの作業状況が分かるようになりました。

以前は、リモートワーク中に他のメンバーの進捗状況の把握が難しいという課題がありました。しかし、各メンバーの作業内容をリアルタイムで共有できるようになり、コミュニケーションの円滑化を実現。これにより、プロジェクトの進行がスムーズになりました。

収支管理の改善

案件ごとの作業時間を詳細に記録することで、収支管理の精度が上がり、赤字案件の発生を防止できました。日報アプリを活用して各案件の稼働時間を正確に把握することで、収支の透明性が向上。

また、具体的な作業内容と稼働時間のデータが蓄積されるため、今後の見積もりや価格設定においても、より正確な判断が実現しました。これにより、収益性の向上が期待され、経営の安定化に役立っています。

【終えて】kintoneを導入してみた率直な感想は？

kintone導入を終えて、同社に率直な感想を伺いました。

このパートでは、

• kintoneをスムーズに導入できた2つの秘訣
• kintoneを導入して良かったこと、難しいと感じたこと
• kintone活用で意識していること
• 今後のビジョン

を紹介します。

kintone導入を成功に導いた2つの秘訣

同社がkintoneをスムーズに導入できた理由として、まず挙げられるのは、十分な時間を確保し、具体的な目標設定と計画を立てたことです。例えば、「どのようなアプリを構築する必要があるか」「どのようにして運用するか」を明確にしました。また、導入後の運用を見据えた事前準備として、必要なデータの整理やスタッフの教育も行い、スムーズなスタートを切りました。

もう一つの成功の要因は、作業自体が楽しく、改善を続けるモチベーションを維持できたことです。kintoneは、ユーザーフレンドリーなインターフェースと柔軟なカスタマイズ機能を持ち、アプリの構築作業が非常に楽しいものでした。同社のスタッフも、このプラットフォームを活用して創造的にアプリを構築し、業務改善を楽しみながら進められました。

kintoneを導入してよかった点・難しいと感じた点は？

よかった点

kintone導入により、課題に対して効果的な改善が見られました。特に、フルリモートワークの環境下でお互いの活動状況が見えにくかった問題が、kintoneの日報や作業を通じて解消。これにより、メンバーの得意分野や好きなことが見える化され、チームの連携が向上しました。

難しい点

記録や入力作業に時間がかかること、そしてこれまでなかった作業が追加されるため、浸透させるのに苦労しました。特にkrewDataの使用は難しく、プロの支援を受けることが重要です。伴走サポートのおかげで入力のコツをつかめたため、プロのサポートはあったほうがよいでしょう。

kintone構築で意識している・するようになった点は？

kintone構築で意識している点は、入力のしやすさと情報の見つけやすさです。リッチエディターを活用して文字を強調したり色を変更したりすることで、情報を視覚的に分かりやすくしています。

また、タブの活用やフィールドの背景に色を付けるなどの工夫を施し、ユーザーが必要な情報を簡単に見つけられるようにしています。このような配慮により、業務の効率化と情報の見える化を実現しました。

kintoneを活用した今後のビジョンは？

同社は、今後もkintoneを活用してさらなる業務効率化を図る予定です。タスク管理やカレンダー機能など、未活用の機能を最大限に引き出し、業務プロセスを最適化していきます。

また、クライアント企業にもkintoneを活用した提案を行い、業務改善のお手伝いをしていく計画です。

これにより、社内外でのkintoneの活用が広がり、より多くの企業のDX推進に貢献します。

【最後に】ペパコミへの率直な感想とkintone導入を検討している方へのメッセージ

kintoneを導入するにあたり、ペパコミの支援が大きな助けとなりました。

このパートでは、

• ペパコミがサポートした内容
• kintone導入を検討している方へのアドバイス

をお伝えします。

オンラインミーティングとチャットツールの2つのサポートが心強かった

ペパコミの支援の中で特に助かったのが、週に1回のオンラインミーティングとチャットツールでのサポートです。

ミーティングでは、期限から逆算して宿題やアドバイスをもらい、計画通りに進められるようフォローしてもらえたことで、投げ出さずに取り組めました。

また、困ったときにはチャットで迅速に問い合わせられ、ストレスなくkintoneアプリの作成を進められたのも心強かった点です。

kintoneは奥が深いシステムなのでプロの支援を受けるのがおすすめ！

kintoneは導入のハードルが低いものの、奥が深いシステムです。そのため、プロの支援を受けることを強くおすすめします。

アプリは一度作って終わりではなく、使いながら改善を重ねていくものです。この点を念頭に置き、継続的な改善とカスタマイズを意識して取り組むことが重要です。プロの助言を受けることで、より効果的にkintoneを活用できます。

参考｜kintone導入から改修内製化まで一気通貫・伴走支援でサポート

まとめ

同社は、Excel管理から脱却し、進捗管理や収支管理を一元化することで、業務の透明性が向上しました。また、リモートワークでもメンバーの活動状況が見える化され、チームの連携が強化されました。

今後もkintoneを活用し、さらなる業務改善と効率化を目指します。また、今後もペパコミでは同社をサポートしていく予定です。

kintoneの導入を検討している企業の方は、ぜひペパコミにご相談ください。