【導入事例】kintoneで建設業のDXを実現！Excelからの脱却【エコサイクル株式会社様】

「Excelでの管理に限界を感じている」
「実際にkintoneを導入して業務改善を実現した事例が知りたい」

こんな悩みを抱えている建設業界の経営者やIT担当者も多いのではないでしょうか？

今回は、富山県に拠点を置くエコサイクル株式会社様の事例をご紹介します。エコサイクル株式会社様では、ExcelやAccessでの情報管理が煩雑で、二重入力やミスが多発していました。しかし、kintoneの導入により、これらの問題を解決し、業務効率化を実現しました。

この記事では、エコサイクル株式会社様がどのようにしてkintoneを活用し、情報共有やデータ管理の効率化を実現したのか、その具体的な方法と成果を詳しく解説します。

ぜひ、エコサイクル株式会社様との対談動画もあわせてご覧ください。

【導入事例】建設業でDXに取り組む会社のkintone活用事例を全部語って頂きました！【エコサイクル株式会社様】Vol365

🔳この記事でわかること

• kintoneを活用した具体的な業務効率化の事例
• 建設業における情報共有やデータ管理の改善方法
• kintone導入後のクラウド連携やペーパーレス化の効果
• ペパコミの導入支援サービスとその効果

🔳こんな人におすすめの記事です

• 具体的なkintoneの導入事例・活用例を知りたい方
• 業務効率化や情報管理の改善を目指している建設業界の方
• kintoneを導入した企業や担当者の感想が知りたい方
• ペパコミの評判を知りたい方

【課題】システム化が急務！Access・Excelからの脱却

エコサイクル株式会社様は、業務効率化を目指し、情報管理システムの刷新を急務としていました。特に、ExcelやAccessに依存した情報管理が多くの問題を引き起こしていました。

このパートでは、

• 営業所間での情報共有がメールや電話に依存していた
• 昔から使っているAccessデータベースに限界を感じていた

の2つの課題について紹介します。

課題1：情報共有のシステムがなくExcel管理をしていた

同社は全国に営業所があり、情報共有をメールや電話に依存していました。営業所間での連携が不十分で、個人プレイが目立ち、効率的な業務運営が困難に。

さらに、書類や数字の管理もExcelで行われており、データの分散や二重入力、ミスが頻発していました。この状況を改善するためには、情報を一元管理できるシステムが必要でした。

課題2：Accessの限界

同社では、昔から名刺データと案件情報をAccessデータベースに入力していました。しかし、このデータベースは共有が難しく、営業所間での情報共有には適していませんでした。

Accessに依存することで、データの一元管理ができず、業務効率が低下することに。特に、案件情報や名刺データを手入力で管理していたため、データの更新や確認に多くの時間がかかっていました。

kintone導入に至った背景

同社は、全国に営業所があるため、情報共有のシステム化を急いでいました。

このパートでは、

• kintoneとの出会い
• ペパコミにサポートしてもらうことになったきっかけ

を紹介します。

kintoneを知った経緯

同社は、近隣の展示イベントでkintoneを知りました。そこでkintoneの多機能性とコストパフォーマンスに魅力を感じ、導入を即決。

特に、kintoneのパーツを組み合わせて自由にカスタマイズできる点が大きな魅力でした。営業用のツールだけでなく、製造管理や予算管理など、幅広い業務に対応できる柔軟性が決め手となりました。

ペパコミに相談した理由

営業用の見積もり管理や原価管理を効率化するために、ペパコミに相談しました。既にkintoneの基本的なアプリを自社で構築していましたが、さらに高度なカスタマイズが必要と感じたためです。

ペパコミは建設業に特化した知識と経験が豊富で、部分構築のわがままも聞いてもらえたことが非常に助かりました。特に、施工部門の月次原価管理をExcelからkintoneに移行する際に、大きなサポートを受けました。

ペパコミの伴走サービスをより詳しく知りたい方は、こちらも参考にしてください。

参考｜kintone導入から改修内製化まで一気通貫・伴走支援でサポート

【解決】kintoneで情報共有とデータ管理を実現

同社は、kintoneを導入することで情報共有のシステムを大幅に改善しました。名刺情報や相談報告、現場情報をkintoneに移行し、これにより情報の一元管理が実現。さらに、施工部門の月次原価管理もkintoneに移行し、Excelの煩雑な管理から脱却できました。

具体的なアプリの構築内容として、kintoneのポータルを3つに分けて構築しました。このポータルは、kintoneのデベロッパーサイトで提供されているテンプレートを活用しています。

まず、通常のポータルでは日常的な業務に必要な情報が集約されており、社員が欲しい情報に迅速にアクセスできる環境を整えました。

次に、リンク集用のアプリを作成し、kintoneのレコードを追加するとリンクが自動的に増える仕組みを導入しました。これにより、社員は必要な情報に迅速にアクセスできるようになり、kintoneへの滞在率が上昇。

最後に、見込み案件ポータルでは、進行中の案件や見込み案件の情報が集約され、営業活動の効率的なサポートが可能に。

これらのポータルを通じて、全ての情報がkintoneからアクセスできるようになり、情報の散逸を防ぎ、効率的な情報管理を実現しました。

【効果】kintoneアプリ導入で得られた成果

同社は、kintoneアプリを導入することで多くの成果を得ました。

このパートでは、

• 情報の検索や更新が簡単になった
• 入力ミスが減った
• ペーパーレス化を実現できた
• 現場の管理の透明性が上がった

など、具体的な効果について詳しく解説します。

書類や数字の管理が効率化

以前はExcelでバラバラに管理されていた情報が、kintoneで一元管理されるようになりました。これにより、各営業所間での情報共有がスムーズになり、必要な情報への迅速なアクセスが実現。

また、kintoneのアプリを活用することで、名刺情報や相談報告、現場情報なども一元管理され、情報の検索や更新が容易になりました。

二重入力やミスの削減

kintoneの導入により、二重入力やミスが大幅に減少しました。以前はファイルが分散しており、同じ情報を複数回入力する必要がありましたが、kintoneを利用することで一度入力した情報を再利用することが可能に。これにより、データの信頼性が向上し、業務がスムーズに進むようになりました。

クラウド連携によるペーパーレス化

同社は、kintoneとCloudSign、Webフォームなどのクラウドサービスを連携させることで、請求書のペーパーレス化を実現。これにより、郵送の手間が減り、請求書の管理が効率化されました。クラウド連携を活用することで、紙ベースの作業が減少し、業務のスピードと精度が向上しました。

なお、kintoneでWebフォームを作成する方法について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

参考｜kintone（キントーン）でwebフォームを作成する方法を2つご紹介！連携サービスを活用メリットも解説

現場管理の効率化

同社は、kintoneを機に、社内システムのDX化を促進させました。safieの監視カメラの導入によって、現場管理の効率化も実現。監視カメラを活用することで、本社から現場の様子をリアルタイムで確認でき、事故が発生した際の検証も迅速に行えるように。

また、ANDPADを利用することで、協力業者との資料のやり取りが効率化され、現場管理の透明性と効率が向上しました。

【サポート】ペパコミによる伴走支援とその効果

同社は、ペパコミの伴走支援を受けることで、スムーズなシステム構築と運用を実現しました。

このパートでは、

• 時間の節約ができた
• krewDataの理解が進んだ

ついて紹介します。

プロの支援で時間の節約

ペパコミのサポートにより、同社はシステム構築にかかる時間を大幅に節約できました。特に、営業用の見積もり管理や原価管理の効率化において、ペパコミの専門知識と経験が非常に役立ちました。

部分構築のわがままにも対応してもらい、必要な機能を迅速に追加できたことで、業務の効率化がさらに進むことに。これにより、同社はシステム導入の初期段階から円滑に運用を開始できました。

krewDataの教育と最適化

ペパコミの教育により、同社の社員はkrewDataの使い方を学び、自分たちでアプリをカスタマイズできるようになりました。ペパコミの教育プログラムは、krewDataの基本的な操作から高度なカスタマイズまでを網羅しています。このため、社員が自立してシステムを運用できるようになるための重要な助けとなったのです。

特に、krewDataを使ったデータ集計やフロー最適化についてのトレーニングが効果的で、社員は自分たちの業務に合わせてシステムを調整し、最適な運用方法を見つけられました。

kintone導入を成功に導いたポイント

同社には、kintoneをスムーズに導入するために注力したポイントがあります。

このパートでは、

• 現場目線で最優先に考えた
• 使う人の立場になって構築した

など、社員たちが抵抗なくkintoneを利用できる環境を整えたポイントについて詳しく解説します。

現場目線でのシステム構築

同社は、システム構築において現場のニーズを最優先に考えました。kintoneの導入初期から、現場で実際に使う社員たちの意見を反映し、使いやすいシステムを意識することに。

新しいアプリを作成する際には、取扱説明書（取説）を作成することはもちろん、具体的な作業手順とその結果がどうなるかを明確に示しました。これにより、現場の社員のシステムへの理解が進み、システムを使いやすくなり、kintoneの浸透がスムーズに進みました。

使う人の負荷を減らす工夫

システム導入の際には、使う人の負荷を最小限に抑えるための具体的な工夫が重要です。同社は、kintoneの独自の用語をなるべく使わず、ExcelやWordしか知らない社員でも理解できるように配慮しました。

また、利用者ファーストの姿勢を徹底し、出た要望を基本的に全て反映させることで、利用者にとっての不便さを感じさせないようにしました。さらに、kintoneで管理する内容も、業務効率が向上するものに限定し、不向きなものはkintone化しないという交通整理も実施。

例えば、工事の見積りなど、毎回内容が異なる複雑な業務については、Excelのまま管理し、kintoneに最低限の情報を入力する形で運用しました。

【終えて】kintoneを導入してみた率直な感想は？

同社は、kintoneを導入することで多くの業務改善を実現しましたが、その過程で様々な感想や課題がありました。

このパートでは、

• kintoneを導入してよかった点と難しいと感じた点
• 今後の展望

について紹介します。

kintoneを導入してよかった点・難しいと感じた点

良かった点

kintoneは非常にコストパフォーマンスが高く、さまざまな使い方ができるため、業務の効率化が図れました。また、kintone導入により、上司や役員などのえらい人たちが積極的に推進し、社内のDXが加速。

さらに、年齢層の高い社員も、実際にkintoneを使ってみるとその便利さを受け入れ、次のシステムもkintoneに置き換える際には反発心がなく、「より便利になるんだな」とポジティブに捉えてもらえました。kintoneは業務が楽になるというイメージを社内に浸透させられました。

難しいと感じた点

データベースの概念を社員に理解してもらう過程で難しい点がありました。特に、年齢層が高く、デジタルツールに慣れていない社員への教育と適応は課題に。

システム導入の初期段階では、反対意見や抵抗感に対処することが大変でした。これらの課題を克服するためには、現場目線でのシステム構築や、使う人の負荷を減らす工夫が重要でした。

今後の展望

同社は、今後もさらにDX化を進めるために、kintoneの活用を拡大していく計画です。具体的には、人事システムをkintoneへ乗り換えることを検討しています。

また、製造在庫管理やその他の業務もkintone化し、社内全体の業務効率化を目指しています。これにより、より効率的で透明性の高い業務運営を実現し、企業の成長を支えていく考えです。

【最後に】ペパコミへの率直な感想とkintone導入を検討している方へのメッセージ

ペパコミのサポートを受けてkintoneの導入をスムーズに進められました。特に、ペパコミの柔軟な対応と建設業に精通した専門知識が大いに役立ちました。

また、kintone自体のヘルプや取説が非常に充実しており、トライ&エラーを繰り返してどんどん試すことで、自社に最適なシステムを構築できると感じています。これからkintoneの導入を検討している方には、まずは積極的に試してみることをおすすめします。

さらにプロの支援を受けることで、効率的かつ効果的にシステムを運用できるでしょう。

ペパコミのサポートについて詳しく知りたい方は、こちらも参考にしてください。

参考｜kintone導入から改修内製化まで一気通貫・伴走支援でサポート

まとめ

エコサイクル株式会社様は、kintoneを導入することで情報共有とデータ管理の効率化を実現しました。営業情報や現場情報の一元管理、二重入力やミスの削減、クラウド連携によるペーパーレス化、現場管理の効率化など、多岐にわたる業務改善が図れました。

また、ペパコミの伴走支援により、スムーズな導入と運用が実現し、社員たちも積極的にkintoneを活用しています。今後もDXを進めるために、さらなるkintoneの活用を計画しており、業務のさらなる効率化と透明性向上を目指しています。

kintoneの導入を検討している企業には、まず試してみることと、プロの支援を受けることをおすすめします。
これからkintoneの導入を検討している方はお気軽にペパコミにご相談ください。

参考｜kintone導入から改修内製化まで一気通貫・伴走支援でサポート