ペーパーレス実現にコミット!

kintone(キントーン)コンサルのペパコミです!

本日もkintone(キントーン)活用事例、つまりkintone(キントーン)でなにが出来るのか?発信です

 

今日はズバリ電子年賀状!

 

ペパコミを運営する株式会社vividはペーパーレスの会社ですが、年賀状は紙で送っていました。

しかし今回思い切って電子年賀状に切り替えてみたら、大満足な出来になったので備忘録がてらシェアしようかと。

前職は事務所全員にせっせと手書き

僕の前職では年末休暇前になると人事からひょこっと事務所全員の住所リストが送られてきますww

ふう(斜め)

年賀状を全員に書けということか・・

入社1年目だった僕は若干引きしながら年賀状書いていたわけですが、2、3年目くらいになるといい加減嫌になってきて、事務所の先輩方と”年賀状送らない同盟”を作り、その同盟を広げた結果、送る枚数が半分以下になりましたw

不必要な人も一定数いるってことが分かりましたね。

 

電子の時代だからこそ手書きが重宝される時代に

最近では営業でも手書きが効果的だ!とか言われていますよね。

電子化・合理化の時代こそ、手書きの手紙が印象に残るからいいとか。

確かにそれはある。手書きのDMとか見ちゃうしね・・。

その理屈で年賀状も手書きがいい!というのも分からんでもない。

 

そこでふと思ったんですが、

ぽんず(あー無理無理)

年賀状ってそもそもなんのために送るわけ?

調べてみた

 

年賀状の目的ってそもそもなに?

年賀状(ねんがじょう)とは、新年(正月)に届くよう送られる郵便葉書やカードを用いた挨拶状のことである。新年を祝う言葉をもって挨拶し、旧年中の厚誼の感謝と新しい年に変わらぬ厚情を依願する気持ちを、親しい相手への場合などには近況を添えることがある

 

ありがとうWikipedia。コーヒーはごめんなさい

つまり年始の挨拶でしょ。それは確かに必要だ。

 

なぜ年賀状をハガキで手書きするのか?

1.年賀状を手書きで送らないやつは非常識!という人が一定数いる → 分かる

2.なんでも電子になる時代だからこそ、手書きの手紙が印象に残る → 一瞬分かる・・と思ったけど、分からん。

3.ハガキで送る手段しかなく、その文化が根強いから → 分からん。今は電子でも送れるし、手段はいくらでもある

 

で、2番なんだけど

ふう(やる気0!)

年賀状を手書きで送るって言うほど印象残ってなくね?

手書き年賀状が多いんだから、逆に電子年賀状のほうが印象に残るのでは?

まあ年賀状の目的が印象に残すためなのかどうか?は置いといて・・。

 

あとは1番

全体の分母の何パーセントが現状この考え方がいるか分からないですが、気持ちは分からないでもない。

 

で、考えた結果・・

 

 

懸念点がそのくらいなら電子年賀状に切り替えちまえ!

 

 

ということで弊社は下記理由で今年から電子年賀状に切り替えを検討しました。

1.年賀状の目的を果たしてればよくない?

2.というか電子年賀状のほうが逆に印象残ってよくない?

3.というか年賀状作ることに時間割きたくないんだけど

4.というか今の時代、時間を割いてまで物を増やす行為をする必要ある?

 

電子年賀状のクオリティは?

電子年賀状でやる!と決めたはいいけど、クオリティって大事。

しょぼいとメールと同じだし、そんなレベルならもはや送らないほうがいいまである。

 

せっかく電子年賀状やるなら、今らしくオンラインで何か出来るといいな~と思っていると

 

ありましたよ。やはりkintoneですよ。

 

年賀状をkintoneで送れる

・デザイン性もいい

・コメントも付けられる

・相手からコメントももらえる

・未読、既読が分かる

・料金がハガキより断然安い

・印刷する必要がない

・データ流し込めば宛先一括で作れる

 

はい、決定。完璧やん

エンプラスというサービス。安定のソニックガーデンという会社が出しているアプリ

勝手にソニックガーデンさんリスペクトしていて本も読んでいるくらいなので、文句なし

 

さあ電子年賀状もkintoneを使うという、伏線回収があからさまになってきましたww

実際kintoneでなんでも出来ちゃうからしょうがない。

 

ちなみにkintoneに宛先リストを作って、そのリストをもとに年賀はがきに印刷するってやり方もモチロン出来ますよ。

ただ今回は年賀はがきを手書きで送るのを辞める!と決めたのでナシです。

 

大変お待たせしました。ここからは備忘録目的の具体的手順となります~!

 

kintoneで電子年賀状を作る手順

手順は大きく分けて下記のとおり

1.宛先リストを作る

通常の年賀状と異なり住所は不要。逆にメルアドが必須となるのが注意点

弊社は全員Eightのプレミアム会員なので、そこからダウンロードして作ってます。

2.kintoneとエンプラスを連携する

3.タイトルや文章を決める

4.送信日時を予約する

以上。超楽ちんです。

 

年賀状リストをkintone(キントーン)に登録

リストをExcelで取り込めば一括で作成出来ます。

弁護士欄消し忘れましたが、めんどいんでそのままにしてます。

※弊社は弁護士事件ファイルスキャンでお客様に弁護士が多い

年賀状リストをkintone(キントーン)へ登録

kintone(キントーン)とエンプラスを連携する

連携っていうと難しく見えますが、ボタンポチポチで出来るので楽勝

※小川はプログラミング経験ナシ

年賀状リストをkintone(キントーン)へ登録

詳細のフィールドを作ります。

年賀状リストをkintone(キントーン)へ登録

エンプラスにログインをする

エンプラスへログイン

すると下記赤枠のようにエンプラスで年賀状を作成するボタンが出現する

kintone(キントーン)とエンプラスを連携

予めkintone(キントーン)に登録した年賀リストをもとに年賀状を作りますか?と聞かれる

kintone(キントーン)とエンプラスを連携

kintone(キントーン)とエンプラスを連携

電子年賀状の送り先を設定する

エンプラスの画面へ推移するので、手順に則り設定をしていく

kintone(キントーン)と連携したエンプラス上で詳細設定をする

電子年賀状の詳細設定をする

電子年賀状のタイプを選ぶ

暑中見舞いなどにも使えるので、年中活用出来ますね。

使った分しかお金が掛からないないのがいいね

電子年賀状の文章を考える

もれがあったり、設定していない項目は直感で分かるようになっている

電子年賀状の文章を考える

 

年賀状のデザインを選ぶ

予めあるデザインからも選べますし、

自分達で作ったデザインを登録することが出来ます。

今回時間がなかったのでテンプレから選びました~!

来年はペパコミキャラクター入れたいな~。

電子年賀状の絵を選択する

会社としてのあいさつ文を入力

会社からのメッセージ

担当者からのメッセージ

と分けて入力が出来ます!

どちらか片方でもいいですが、ペパコミはせっかくなので両方入れました。

電子年賀状に入力する文章を指定する

担当者別でメッセージを入力可能

担当者を登録して、メッセージを個別で入力出来ます。

写真も登録出来るので、今回は代表の小川と取締役の竹谷を登録

あとスタッフを2名分登録しました~。

電子年賀状に入力する文章を指定する

こんな感じですね。

電子年賀状なら担当者別のコメントも入力できる

送り先相手毎にメッセージも変えられますし、

一括で同じメッセージにもできます!

今回ペパコミは弁護士先生用だけ別で作りました!提供サービスが違うので・・!

年賀状の宛先毎に文章の変更も可能

最終確認が出来ます

電子年賀状の送信日時を予約する

電子年賀状が届いた側の見え方

こんな感じでメール設定するとほぼ同じような形で届きます。

メッセージを見るを押すと・・

電子年賀状を開いてみた

電子年賀状を開いてみた

これが電子年賀状です!

デザインもある

会社のコメントもある

担当者の写真もある

担当者のコメントもある

送付先の方からのコメント機能もある(これ地味に嬉しい!)

電子年賀状のデメリット

最後に電子年賀状を作ってみて気付いた注意点をまとめてみました。

住所ではなくメルアドを収集しないといけない

メルアドがないと送れないので注意です。

Eightのデータを引っ張ってくれば抽出は容易ですが、中にはメルアドのない名刺もあったりします。

その場合どうするべきか?を考える必要がありますね。

ペパコミは 送らない という選択をしました

電子で送ってきやがって・・!と思われる可能性が0ではない

ここは割り切りが必要ですねw

中身にこだわらないと事務的な感じが出る

電子年賀状だからと、質素なものは個人的に嫌でした。理由は事務的感が出るから。

少し凝っていて、気持ちが伝わるものがいいなと思って選定しました。

体裁だけにこだわるなら気にしなくてもいいかと。

 

電子年賀状のメリット

せっかくなので電子年賀状のメリットも書いてみます

時間が圧倒的に削減された

手書きだと数日は必ず掛かる作業が1,2時間で完了しました。

手書きじゃなくてもインクジェットプリンターで印字して、必要に応じて手書きするという作業があるので、膨大な時間が掛かりますよね。

とにかく時間が削減出来たのが一番でした。

コストが削減された

インクジェットの年賀はがきだと60円~70円

kintone×エンプラスの年賀はがきだと40円

しかもインクジェットだと、インク代や印刷代やプリンター代も掛かりますし、なにより人件費ですね。

大幅削減されました

コミュニケーションツールとして活用出来るようになった

年賀状の利点って普段話す機会のない人にアプローチ出来る点だと思うんですよね。

でもハガキって一方通行だし、反応が見れない。

電子年賀状ならコメント欄もあるので、コミュニケーションツールになるわけです。

個人的にここもめちゃくちゃデカイ

URLとかも貼り付け出来ますから、ちょっとした宣伝も出来ますね。

誤字・脱字・修正の手間がない

パソコンで打つので修正も容易だし、誤字脱字がないのがいいです。

間違えたらまた印字しなおして手書きする

これ地味にイラっときますからね・・。

 

まとめ

いかがでしたか?

今回年賀状の設定は役員の竹谷がやってくれたのですが、順調にすんなり出来ていました。

非常に簡単ですし、なんといっても電子年賀状でも温かみのあるものが作れるということが気に入ってエンプラス×kintoneを活用しました!

 

ただの電子年賀状じゃなくて、コミュニケーションツールとして使えるのがいいですね。

弊社は来年の展望も書いたりしたので、ちょっとした宣伝ツールとしても活用出来ます。

 

年賀状を紙で書かないことに対して、賛否両論あると思いますが、

紙で書く手間を、情報発信するための時間に充てるほうがよっぽど有意義だと思って今回は電子年賀状にしました!

初の電子年賀状は大満足です!

 

ご興味ある方いましたら是非ご連絡下さいね!