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この記事では「書類管理」と「文書管理」と「記録管理」の違いについて解説していきます。

似たような単語なので、一緒にされがちなので注意が必要です!

書類管理とは?

一般的に書類管理と聞く機会が多いかと思います。

その名の通り、書類を管理することなのですが、範囲は個人になります。

自分の机周りなどを整理整頓したり、

自分の仕事に関係のある共有の書類を整理整頓したり、

個人レベルで整理整頓することを「書類管理」と言います。

整理整頓

文書管理とは?

書類管理の次に聞くのが「文書管理」かと思います。

文書となるとチョットお堅くなった感じがしませんか?

これは気のせいではなく、書類管理は個人レベルに対し、文書管理は組織レベルで管理することを言います。

ちなみに文書は書類だけではなく、電子データも含めて「文書」と言います。

よく「文書管理規定」とか「文書管理システム」という単語があり、これらのコンサルする人間のことを「文書管理コンサル」なんて言ったりしますね!

 

書類管理は個人レベル

文書管理は組織レベル

と覚えて下さればOKです!

ちなみにペパコミで公開している情報は「文書管理」を念頭に置いていますよ!

文書管理のやり方

記録管理とは?

なかなか聞きなれない記録管理はより深い概念ですい。

一言で説明すると、法律で定められた文書・データを法律に則って正しく管理することを言います。

 

どのようなことを記録するのか?保存するのか?

どのようなデータを記録するのか?

といった規定を含め、関係者や利害関係者などに示せるようにすることが「記録管理」です。

説明責任(アカウンタビリティ)を果たすために必要なのです。

 

書類管理が個人レベル

文書管理が組織レベル

記録管理が大組織レベル

ざっくりこんなイメージで覚えてくれればいいのかなと!

記録管理とは

ペーパーレスとは?

文書管理と混合されがちですが、ペーパーレスとは名前の通り紙を削減することを指します!

ただ現代のペーパーレス化はもう少し深くて、紙を活用していた業務をクラウドサービスを活用して効率化することを最近は指しますね。

例えば最近は身近になってきている、ペーパーレス会議もタブレット等を活用して会議をしています。

 

文書管理は物理的に会社の紙→PDFにどうやって行うのか?

そしてPDFにしたものをどう共有・運用していくのか?

という”紙”にフォーカスした管理です。

まとめ

管理の厳しさは 書類管理<文書管理記録管理 となります。

記録管理にいくほど管理が厳しくなり、業務の柔軟性が取れなくなります。

書類管理にいくほど管理が緩くなり、各々バラバラになり統制が取れなくなります。

文書管理は管理がしやすい上、効率的に業務が進められるようになります。

 

もちろん理想は「記録管理」ですが、業務効率化の観点では「文書管理」のやり方を学び実践することが大切だと考えます。

是非ペパコミを活用して下さいね( *´艸`)