サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの
kintoneコンサル会社 ペパコミ株式会社竹谷です。
kintone活用で業務改善提案を行い、導入後も企業様と寄り添い、一緒に業務改善を進めていくことを念頭に私達はkintone(キントーン)の提案をしてります。
kintoneを提供する正式パートナーとして、サイボウズオフィシャルパートナーだったり、
kintoneの知識度を証明する「kintone認定アソシエイト」資格も取得しています。
kintone認定アソシエイトとは
「kintoneの機能および設定方法に関する体系的な知識を持ち、kintoneを活用した業務改善スキルがあることを証明します。」
※サイボウズ社のkitone認定資格の項目より転載
ExcelやWordを使いこなす「マイクロソフトオフィスマスター」みたいなものですね。
とは言え、資格があるから「仕事ができる」ではなく、その資格を実践にどう活かすかが重要というのは往々にしてあります。
kintone認定アソシエイトは特にその傾向が強く、色々な経験を積まないと活かせないと思っています。
私は毎日毎日kintoneと戯れながら、その経験値を上げるために勤しんでおります(笑)
最近は電車のつり革広告でkintoneの認知度は上がっていますが、kintoneってよく分からない人は多いので、今日は個人的な観点を前面に出しながらkintoneを語ってみたいと思います。
kintoneの特徴
kintoneをゴリゴリ使っている人はご存知だと思いますが、kintoneは今までのシステムの概念を変えます。
従来のシステムは、現状フローに対応出来るか？
導入したら効率があがるのか？を検討するものでした。
それが、kintoneは全く違います。
基本的には自分たちで作っていくものとなっています。
「自分たちでシステムを作る？」
「無理でしょ」
と思うかもしれません。
しかしシステム、、いやパソコン音痴の私でも「kintone認定アソシエイト」を取得できるくらい、できてしまうのです。
イメージ的に粘土を使って好きなものを作るような感覚です。
例えば店舗を作る際は、業者に「こんな配置で！」と依頼をして、作ってもらいます。
kintoneはお店の箱と材料が置いてあって、自分たちで好きに配置をするような感覚です。
で、kintoneの場合はこの材料がめちゃくちゃ軽くて、簡単にくっつくので、自分達で好きに配置が出来るという感じですｗ
作ってみて
「この配置は少し使いづらいな」と思ったら配置を変え、
［壁紙の色、イメチェンする？」と思ったら色を変える。
そんなことが簡単にできます。
「あつまれどうぶつの森」みたいですねｗ
そんなシステムなので、使えば使うほど楽しくなってきます！
私はkintoneと出会ってもうすぐ一年ですが、すっかりハマっていて今では導入してくれている企業様の業務について、日々kintoneでどうすれば業務が楽になるのか、効率化につながるのかを考えています。
kintoneの構成
さきほど「材料」と書きましたが、会社に部屋、机、キャビネット、があり、お店にレジ、商品棚、装飾品、照明etc…があるように、
kintoneには「スペース」「アプリ」「レコード」「フィールド」があります。
目的に対して適切なものを使用することになります。
会社をイメージしながら説明をすると、
担当部により机の島や部屋があるように「スペース」を使い、
部署内で情報共有や必要な書類があるように「アプリ」を使い、
キャビネットやPCにデータを保存しているものがあるように「レコード」や「フィールド」を使って保存する。
など、日常的に使っている社内や店舗の情報をkintone内に自分たちで作ることができます。
kintoneの目的
導入企業様も導入当初の目的は色々あったと思います。
色々ある中でも「情報を一か所に集める」というのが共通している要望だと感じています。
今世の中は多くの便利なシステムがあります。
一つのシステムで全てを賄うのではなく、得意分野のシステムに任せることが最も効率化です。
そこで重要になるのが、情報を一点に集めること。
その”情報を集めること”を特に優れているのが”kintone”です。
kintone他システムと連携もしやすくできております。
情報はバラバラに保管・使用されると手間が増えます。
データを見るためにわざわざ会社へ帰ったり、外出先から電話で社内の人へ確認してもらったりと、このような働き方は今後少数派になります。
「○○会社への〇月に出した見積り書っていくらで出したっけ？」など探すために時間を使うということありませんか？
担当営業が探すならまだしも、事務職の女性に頼んでもすぐには分かりません。
情報を一か所に集めることにより、過去の履歴や情報を簡単に引き出せることができるようになります。
社内情報のプラットフォームであり、その情報をインフラとして利用できるようにもの、それが”kintone”です！
kintoneの使い方
kintoneというクラウドサービスを私の個人的な観点からご紹介してきましたが、実際の注意点をいくつかご案内します。
①いきなり便利にはならない
店舗改装を業者に依頼したら、完成してから使用始めるので、いきなり目的を達しています。
しかしkintoneは自分たちで作るものです。
そのためには順序を考え、少しずつ使いながら便利さを増していきます。
あつまれどうぶつの森でも、最初は「ショボいつりざお」と「ショボいあみ」からはじめるように、
「ショボいアプリ」から使い方をマスターしていくことが、結果的には最短攻略ルートへつながりますよね？ｗ
②慣れていないことを自覚する
ＩＴに強い人は「入力しやすい形」や「効率的な動き」を知っています。
そうなると最初kintoneにもどかしさを感じるところもあると思います。
しかし、慣れていけばとてもわかりやすく、入力もしやすいと感じていくはずです。
まずは慣れていないものに抵抗感をもつのではなく、慣れてから意見をすると良いかと思います。
そしてＩＴに強くない人でもkintoneは使いこなせるのがメリットですが、
ＩＴに強い人ならもっともっと使いこなせるのもkintoneです！
③進化をし続ける
kintone導入を完全に外部の業者に依頼するのにありがちなのが、依頼した目的しか達成の出来ない作りになってしまうことがあります。
kintoneはさまざまな用途で使用できるにも関わらず、それしか使っていない、だからkintoneが便利と思っていない。というもったいない現象が起きています。
kintoneは工夫やプラグインを使うことで無限大な拡張と可能性を持っています。
ぜひ、進化させてください。
これからのkintone
毎月のようにアップデートが行われ、付随して様々なプラグインも開発されています。
私たちのように、課題に対してどのように解決すればよいかに対して、相談が出来る会社も増えてきています。
テレワークの必要性を訴えられており、その流れは今後も加速すると考えられます。
私たちも日々kintoneと戯れながら、進化しつづけていきますので、ぜひご相談いただければと思います！
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