この記事では、「学校や生涯学習施設、教育委員会のkintone活用5選」をご紹介します！
kintoneと自治体業務とは
kintone（キントーン）はプログラミングの知識がなくてもノーコードで、業務のシステム化や効率化を実現するアプリがつくれるクラウドサービスです。
表計算ソフトよりも快適に、専門システムより柔軟に、自社でシステム開発をするよりスピーディーかつ低コストに、思いついた業務改善をすぐに実行できるのが特長です。
自治体や行政にとっては、データを共有し見える化できるだけでなく、データ一元化により、日ごろの「照合作業」から解放されます。
さらに、kintoneの拡張機能を使って、帳票、ウェブページ、メール、フォームと連携でき、低コストでDXを進める行政機関が続々と増えています。
学校や教育委員会、社会教育施設のkintone活用5選
学校や教育委員会、社会教育施設でのkintoneの活用事例を5つ紹介します。
- 学校や公民館、スポーツセンターの「チラシ・冊子づくり」
- 教育員会事務局（学校教育課・学校管理課など）から学校への連絡や調査
- 教育員会事務局（生涯学習課・文化課・スポーツ課）から各社会教育施設への調査
- PTA活動の支援・学校から家庭への連絡
- 施設管理（職員向け）・貸出（利用者向け）の案内や社内マニュアル
kintone導入を検討している方は、kintoneをどのように活用できるのか確認していきましょう。
1.学校や公民館、スポーツセンターの「チラシ・冊子づくり」
旧来のチラシ・冊子づくり
従来のチラシや冊子づくりは、紙媒体を前提に制作する業務で、イベントの告知チラシや部活動・サークル紹介冊子、座席表など、多岐にわたります。
制作は1枚ずつ、または1ページずつ行い、一般的にWordやPowerPoint、Adobe Illustrator、CANVAなどのツールを使用します。
紙媒体の特性上、特に毎年開催されるイベントのチラシや冊子では、前年のデータをもとに細かく調整を加える必要がありました。
そのため、手間と時間がかかるだけでなく、印刷後のミス修正が難しいという課題もありました。
kintoneを活用してチラシ・冊子づくりした場合
kintoneを活用すると、効率的にチラシや冊子を作成できます。
特に、拡張機能のk-Reportを使用すると、原稿データをkintone上で一元管理し、掲載内容と自動同期できるため、手作業でのレイアウト調整や細かな差し替えを削減できます。
また、k-Reportのデザイン機能を事前にカスタマイズしておけば、毎年の修正作業も不要になり、kintone上のデータを更新するだけで最新のチラシや冊子を自動生成可能です。
細かいデザイン調整も柔軟に行えるため、紙媒体のクオリティを維持しつつ、制作時間の短縮と業務効率化を実現できます。
２.教育員会事務局（学校教育課・学校管理課など）から学校への連絡や調査
旧来の連絡や調査
教育委員会事務局から各学校への連絡や調査は、年間を通じて行われます。
内容は、学校運営に関する指示や備品管理、施設修繕、児童・生徒に関する報告など多岐にわたります。
従来、電話やメールをはじめ、WordやExcelのアンケート調査など、業務ごとに異なるツールが使用されていました。
しかし、学校側は調査ごとに異なるフォーマットに対応しなければならず、負担が大きい状況です。Excelを使用した場合でも、教育委員会事務局が全校分のデータを手作業で集計する必要があり、集計ミスのリスクや作業負担が課題となっていました。
また、非効率な業務フローを改善するためには、統一されたデジタルツールの導入が求められています。
kintoneを活用して連絡や調査した場合
教育委員会と学校間の連絡や調査業務を効率化する手段として、kintoneの活用が有効です。
まず、教育委員会側で照会事項のデータをkintone上で管理し、統一された入力フォームを作成します。
この際、kViewer・フォームブリッジ（トヨクモ株式会社）や、じぶんページ・じぶんフォーム（株式会社ソニックガーデン）などの拡張機能を利用し、各校向けの専用マイページを生成します。このURLを学校に案内すると、回答の負担を軽減可能です。
また、kMailer（トヨクモ社）を活用すれば、個別メールの一括送信が可能となり、送信ミスの削減にもつながります。
さらに、学校からの回答データはリアルタイムで教育委員会内で共有でき、プロセス管理機能を活用すれば、担当者だけでなく上層部ともスムーズに情報共有が可能です。
３.教育員会事務局（生涯学習課・文化課・スポーツ課）から各社会教育施設への調査
「２.教育員会事務局（学校教育課・学校管理課など）から学校への連絡や調査」で紹介したようにkintoneを活用すると、以下の連絡や調査も可能です。
- 教育委員会事務局の生涯学習課から公民館や生涯学習施設
- 文化課から文化施設
- スポーツ課からスポーツ施設
４.PTA活動の支援・学校から家庭への連絡
旧来の連絡状況
PTA活動は多岐にわたり、学校側のサポートが不可欠です。事務職員さながらの業務が求められることもあり、負担が大きくなりがちです。
また、家庭から学校への提出物も多く、家庭環境調査票、保健調査票、各種問診票、タブレット使用同意書など、重要な情報を記入する書類が発生します。
従来、連絡や提出するためには、主にプリント配布や連絡帳を介して行われ、紙ベースの手作業が主流でした。そのため、先生方には回答の集計や管理業務の負担がのしかかり、保護者側も記入や提出の手間が大きいという課題がありました。
上記の方法では、情報の伝達ミスや紛失のリスクも高く、業務の効率化が求められていました。
kintoneを活用した連絡
PTA活動の効率化には、以下のツールを活用すると業務負担を軽減できます。
- スクール&ペアレンツライセンス：サイボウズ社
- PTA専用アプリパック：PTA専用の支援サービス「PTA’S（ピータス）」
なお、スクール&ペアレンツライセンスを利用するためには、年額9,900円と有料です。
また、学校の教頭先生や教務主任の先生がkintoneアカウントをもち、保護者への連絡をデジタル化することで、情報伝達がスムーズになります。
さらに、自治体の教育研修センターでの研修を通じて、先生方がkintoneを学ぶ機会を設けることも有効です。ただし、ITに不慣れな保護者や、祖父母が子育てを担う家庭へのサポートも大切です。
導入には時間がかかるものの、最終的には学校・保護者双方の事務負担を大幅に削減できるでしょう。
５.施設管理（職員向け）・貸出（利用者向け）の案内や社内マニュアル
旧来の案内や社内マニュアル
従来、公共施設の案内や貸出管理は、カスタマイズが難しい「施設案内・予約システム」や「紙台帳」を使用して行われていました。
利用者には、申請書・報告書・免除申請書などの紙書類を記入してもらう必要があり、職員側の負担も大きい状況でした。
また、施設の最新情報や注意事項をオンタイムで案内する手段が限られており、窓口対応で同じ説明を繰り返すケースが何度もありました。
加えて、紙の書類による周知では、内容の更新や管理が煩雑になり、業務効率の低下を招いていたため、より柔軟で迅速な情報提供が求められています。
kintoneを活用した案内や社内マニュアル
公共施設の案内や貸出管理をkintoneで構築すると、職員が利用者へ案内した内容をリアルタイムでシステムに反映できるため、情報の一元管理が可能です。
また、施設の運用ルールや注意点をkintone内に追記しておくことで、職員間の情報共有がスムーズになり、業務の属人化を防げます。
特に、新人職員や異動者にとっては、システムのUI上で必要な情報を直接確認できるため、紙のマニュアルを読むよりも実践的な理解がしやすくなり、業務の効率化やミスの削減につながります。
自施設に適してたkintoneパートナーを選んで活用してみましょう
kintoneを効果的に活用するには、自施設の業務内容や課題に適したkintoneパートナー選びが大切です。
自社や自施設に適したkintoneのプラグインを活用すると業務効率化を図れます。
しかし、導入の際は、業務フローの整理や職員研修を併せて行い、現場に適した形でkintoneを活用することが成功の鍵となります。
kintoneの導入を少しでも検討してる方は、ぜひペパコミ株式会社へご相談ください！
| 執筆 ぴょん＠ノーコードに勤しむ事務員
元自治体職員でkintone好きです。 |
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