突然ですが、みなさんの会社では、勤怠管理はどのように行っていますか？
「タイムカードの情報をExcelに手入力した後、給与ソフトに取り込んでいて手間がかかる」
「勤怠管理システムを導入してみたけど、自社のルールに合わず、結局Excelで手直しが必要」
こういった声もよく耳にします。実は、そのようなお悩みを抱えていたお客様が、kintone（キントーン）を活用して業務効率を改善した事例があるんです！
この記事では、これまでタイムカードとExcelで勤怠集計を行っていた企業が、どのようにしてその課題を解決したのか、具体的なアプリのデモ画面を交えながら詳しくご紹介します。
なお、今ならkintoneのデモ環境を無料で公開しています。建設業の管理システムをすべて閲覧できますので、「とりあえず画面を見て見たい」という場合は、以下のボタンからお気軽にお試しください！
勤怠管理システムの落とし穴とは
今回ご紹介するお客様は、もともとは紙のタイムカードからスマートフォンのアプリに切り替えて、勤怠管理の効率化を目指していました。しかし、そこには「打刻はデジタル化できても、集計作業はExcelを使った手作業のまま」という落とし穴があったんです。
その原因は、その会社には長年つちかわれてきた独自の勤怠ルールが細かく存在していたこと。
- 現場ごとに休日が異なる
- 就業カレンダーが変則的（土曜日は隔週で休みなど）
- 振替休日の扱いが複雑
上記の状況がある一方で、一般的な勤怠管理ソフトはよくあるオフィスワークを想定して作られています。
結果として、業界特有の細かいルールにまで対応しきれず、「アプリから出力されたデータを一度Excelに移し、自社のルールに合わせて手作業で集計し直し、それをさらに給与ソフトに取り込む」という手間が発生していました。
kintoneで構築した勤怠管理システムの3つのアプリ
では、一般的な勤怠管理システムの課題を解決したkintoneの仕組みをご紹介します！kintoneの勤怠管理は、以下3つのアプリで構成されています。
- タイムカードアプリ：日々の出退勤や休憩時間を記録する
- 出勤簿アプリ：タイムカードアプリのデータを月ごとにまとめて、作業員の勤務状況を一覧表示する
- 会社カレンダーアプリ：会社の休日や法定休日などを登録する
これらが連携することで、これまで手作業で行っていた面倒な集計作業を自動化できます。では、それぞれのアプリについて見ていきましょう！
1.勤怠を入力できるシンプルな「タイムカードアプリ」
まず解説するのは、基本となる「タイムカードアプリ」です。これは、従業員が以下の2ステップで入力するだけという非常にシンプルなもの！
- 氏名、日付、勤務状況（出勤・有給・欠勤）を選択
- 出社時間・退社時間・休憩時間を入力
休憩時間は、会社によって扱いがさまざまです。例えば、「1時間働いたら強制的に1時間休憩としてカウントする」といったルールがあるかもしれません。
そんなときも、kintoneなら、自社独自のルールに合わせて柔軟にカスタマイズすることが可能です。
2.入力漏れを減らせる「出勤簿アプリ」
タイムカードアプリだけでも個人の勤怠データは確認できますが、従業員が増えてくると管理が大変になりますよね。そこで活躍するのが、ここで紹介する「出勤簿アプリ」です！
この出勤簿アプリのすごいところは、入力漏れをパッと見ただけで確認できること。その理由は、以下のように、1ヵ月分の日付がカレンダーどおりに自動で作成されるからです。
ちなみに、この出勤簿アプリのテーブル（一覧表）のなかには、先ほどのタイムカードアプリで入力したデータが自動で反映されていきます。
そのため、もし従業員がタイムカードの入力を忘れていても、平日の該当日の行が空欄になるので、入力されていない行が一目でわかるんです！
この自動反映には、kintoneのプラグインである「krewData（クルーデータ）」を利用しています。
krewDataは、異なるアプリ間のデータを自動で集計・加工できるツールです。今回の仕組みでは、以下のように設定されています。
- 「タイムカードアプリ」へ入力された全従業員のデータを、「出勤簿アプリ」の各個人のレコードに転記・集計する
- これの動作を、毎日夜間にkrewDataが動いて反映させる
これまでのExcel管理では、入力漏れがないかを確認するだけでも一苦労でしたが、この仕組みならその手間がかかりません！
3.独自の休日ルールに柔軟に対応できる「会社カレンダーアプリ」
kintoneで構築した勤怠管理システムのもう1つの強みは、一般的な勤怠管理ソフトでは対応が難しい、自社独自の複雑なルールに合わせられることです。会社のカレンダーには「法定休日」「法定外休日」「会社独自の休日」など、さまざまな休日があります。
そこでこのアプリでは、「条件分岐処理プラグイン」を使って、休日の種類ごとに色分けして表示するように設定しています。
実際の画面では、以下のように、「青色は法定外休日」「赤色は法定休日」といった具合で表示されるイメージです。
これにより視覚的に分かりやすくなるため、「どの日に出勤すると、休日出勤手当が必要になるか」などといった判断もスムーズにできます！
特に運輸業や建設業では、残業時間の上限規制が厳しくなり、「すべての従業員を管理するのが大変」ということがあるのではないでしょうか？そんなときでも、このアプリなら、「残業時間が一定の時間を超えたら、本人と管理者にkintone上で通知する」といった設定ができます。
つまりkintoneなら、「従業員が、自身で残業時間を意識する」「管理者が、早期に状況を把握して対策を打つ」の両立が可能です！
ちなみに、今ならご紹介したような建設業向けkintoneのデモ画面を無料で閲覧いただけます。「とりあえず画面を見て見たい」「システムを実際に触ってみたい」という方は以下からお気軽にお試しください！
※kintoneのデモ環境では閲覧のみ可能です。
kintone導入によって、勤怠管理にかかわる人件費を大幅削減！
このkintone勤怠管理アプリを導入した結果、どのような効果があったのでしょうか。
導入前は、「従業員がタイムカードアプリに入力した情報を、担当者がExcelに転記し、さらに手作業で集計し直し、最終的に給与ソフトに入力する」という、とても多くの工程がありました。この作業が自動化されたことで、勤怠管理にかかる経費を3/4削減することにつながったというわけです！
ちなみに、「紙に印刷して責任者から印鑑をもらう」といった運用が必要な場合でも、kintoneの印刷機能を使えば、紙のフォーマットで出勤簿を簡単に出力できます。
これなら「紙で保存する」というルールがある会社でも、スムーズに導入できますね！
あきらめないで！建設業の勤怠管理はkintoneで効率化できます
この記事では、一般的な勤怠管理システムでは対応できなかった複雑な勤怠ルールを、kintoneで解決した事例をご紹介しました。
勤怠管理をkintoneで行うメリットは、単に情報を入力するだけでなく、その後の集計や分析、さらには残業時間の管理といった「情報の見せ方」や「活用方法」を、自社の運用に合わせて自由に設計できる点にあります。
「うちの勤怠ルールは特殊だから」と諦めていた方も、kintoneなら解決できる可能性が高いです。貴社に最適な勤怠管理の仕組みをご提案しますので、以下のバナーからぜひペパコミまでご相談ください！
