「案件の進捗管理や見積もり作成が非効率で、情報の信頼性が損なわれている。」
「クラウドで利用できるシステムで業務効率化を図りたい。」
「実際にkintoneを導入して業務改善を実現した事例が知りたい。」
こんな悩みを抱えている建設業界の経営者やIT担当者も多いのではないでしょうか？
今回は、神奈川県小田原市に拠点を置く株式会社JRC様の事例をご紹介します。JRC様では、Excelやメールでの情報管理が煩雑で、見積もり作成や給与計算に多くの手間と時間がかかっていました。しかし、kintoneの導入により、これらの問題を解決し、業務効率化を実現しました。
この記事では、JRC様がkintoneを活用し、案件管理や見積もり作成、給与計算の効率化をどのようにして実現したのかを解説します。ぜひ、JRC様との対談動画もあわせてご覧ください。
■この記事でわかること
- kintoneを活用した具体的な業務効率化の事例
- 建設業における案件管理や見積もり作成の改善方法
- kintone導入後の給与計算の手間削減と精度向上
■こんな人におすすめの記事です
- 具体的なkintoneの導入事例・活用例を知りたい方
- 建設業における業務効率化や情報管理の改善を目指している企業の方
- Kintoneを導入した企業の率直な意見を知りたい方
【課題】kintoneを導入するまで抱えていた3つの課題
株式会社JRC様は、社内業務の効率化と情報管理の信頼性向上を目指してkintoneの導入を決定しました。しかし、その過程で明確に浮き彫りになった3つの課題がありました。
このパートでは、
- ファイルが分散し、最新情報の把握が困難
- データの蓄積や共有が不十分で、新規案件ごとに一から見積もり作成が必要
- 手作業による計算ミスが頻発し、経理部門の負担が大きい
の3つの課題について紹介します。
課題1：Excel管理の限界と案件管理の問題
同社では、案件管理を主にExcelでおこなっていました。しかし、Excelファイルが分散し、どれが最新の情報なのかが分からなくなることが頻繁に発生。
各部署や担当者が異なるファイルを使用し、最新のデータが共有されないため、情報の信憑性が損なわれていました。この結果、業務効率が低下し、情報を探す時間や確認作業に多くの時間が費やされていました。
課題2：見積もり作成の非効率性
見積もり作成もExcelでおこなっており、データの蓄積や共有が不十分でした。そのため、新しい案件ごとに一から見積もりを作成する必要があり、ノウハウの共有もできず非効率に。
見積もりの過程で生じる細かい修正や更新作業が手間となり、効率的な業務運営を妨げていたのです。また、過去の見積もりデータを活用することが難しく、新しい案件への迅速な対応が困難でした。
課題3：給与計算ミスによる出戻り
給与計算も手作業でおこなっており、特に夜勤などの特殊な勤務体系に対応するために多大な時間がかかっていました。この手作業による計算ミスが頻発し、経理部門の負担も増大。
計算ミスが発生すると、再計算や修正が必要となり、さらに時間と労力がかかるため、業務全体の効率が低下していました。給与計算の精度を高め、業務効率を改善する必要がありました。
【システム選定】kintone導入に至った背景は？
同社は、全国各地でのプロジェクトや出張が多く、クラウドベースで利用できるシステム導入が必須条件でした。
このパートでは、
- 同社とkintoneとの出会い
- 特殊なノウハウが必要な建設業にも関わらず、ペパコミに問い合わせた理由
について迫ります。
kintoneを知った経緯は？
同社は、全国規模で仕事や出張が多いため、クラウドベースで利用できるシステムを探すことに。以前使用していたSFAではカスタマイズ性が乏しく、必要な機能を十分に活用できなかったため、より高いカスタマイズ性と拡張性を持つシステムが必要でした。
インターネットでのリサーチとYouTubeの動画を通じて、ペパコミとkintoneを知ることになり、その機能性と導入事例に興味を持ちました。
ペパコミに相談した理由は？
建設業向けのkintone構築事例が豊富で、信頼性が高いと感じたため、同社はペパコミに相談することを決めました。他の構築会社とも比較しましたが、最終的にはペパコミの建設業に対する深い知見とサポートの質が決め手に。
過去の失敗経験から、信頼性の高いパートナーを選びたいという強い思いがあり、YouTubeでの事例紹介や面談での説明に納得し、ペパコミを選定しました。
ペパコミの伴走サービスをより詳しく知りたい方は、こちらも参考にしてください。
【解決策と成果】kintoneで案件管理システムとタイムカードアプリを構築
同社は、kintoneを導入することで、案件管理システムとタイムカードアプリを構築し、業務効率の大幅な改善を実現しました。
このパートでは、kintone導入により
- 案件情報の一元管理で情報共有がスムーズになった
- 見積もり作成の手間が大幅に削減された
- タイムカードアプリで経理業務の効率化が実現した
の3つの改善点について紹介します。
担当同士で案件の情報共有が実現
kintone導入により、案件に関する情報を一元管理できるようになり、担当者同士の情報共有がスムーズになりました。これにより、最新の情報をすぐに確認できるようになり、業務の効率化が実現。
以前はExcelファイルが分散し、どの情報が最新か分からない状況が頻繁に発生していましたが、kintoneを利用することでこの問題が解消されました。
kintoneによる案件管理について、より詳しく知りたい方はこちらの記事も参考にしてください。
見積もり書および注文書の作成の簡易化
見積もり作成や注文書の作成がボタン1つで簡単におこなえるようになり、手作業での入力が大幅に削減されました。これにより、見積もり作成の時間が短縮され、業務効率が向上。
以前は、過去案件や類似案件の流用ができず、案件ごとに一から見積もりを作成していました。しかし、kintoneのおかげで、過去のデータを活用しながら迅速に見積もりを作成できるようになりました。
給与計算システムにCSVの取り込みを実現
タイムカードアプリを導入し、給与計算システムにCSVデータを直接取り込む方法を採用。これにより、手作業による入力ミスが減り、経理業務の効率が向上しました。
以前は夜勤などの特殊な勤務体系に対応するために多大な時間がかかっていましたが、kintoneを利用することでこの問題が解決されることに。給与計算の精度が向上し、営業部門だけでなく、経理部門の負担も軽減されました。
【工夫】kintone導入を成功に導いた秘訣
同社はkintone導入を成功させるため、工夫をしていました。
このパートでは、kintoneを大きなトラブルなく導入できた、
- 社員に対してkintoneのメリットを伝え教育した
- 日報入力を簡潔にし、運用の見直しをおこない、社員の抵抗を減らした
2つのポイントについて紹介します。
メリットの伝達と教育
kintoneの導入を進めるために、同社は社員に対してシステムのメリットを根気よく伝え、教育をおこないました。特に、情報の一元管理による業務効率化を強調しました。
同社の代表は、「kintoneを使えば、必要な情報をすぐに確認でき、各担当者に逐一質問する必要がなくなる」と説明し、社員にとっての具体的なメリットを提示。これにより、社員は新しいシステムへの理解と共感を深め、積極的に利用するようになりました。
簡潔な日報入力と運用の見直し
日報入力を簡潔にすることで、社員が抵抗なくkintoneを利用できるようにしました。初めは多くの項目を入力させようとしましたが、実際の運用ではスカスカの状態となり、必要な項目だけに絞ることで運用がうまく回るように。
さらに、運用の見直しをおこない、常に最適な形でkintoneを活用しています。すべてをkintoneに頼るのではなく、必要な項目はkintoneへ入力し、イレギュラーなケースはkintoneで出力した後に修正追記するなどの工夫もおこなっています。これにより、システムの柔軟性を保ちながら、業務の効率化を実現しています。
【終えて】kintoneを導入してみた率直な感想は？
同社は、kintoneを導入したことにより、さまざまな業務改善を実現しました。
このパートでは、
- 実際にkintoneを導入してみて満足している点や課題と感じている点
- 今後のビジョン
について詳しく解説します。
kintoneを導入してよかった点・難しいと感じた点
良かった点
社員それぞれに報告を確認したり、報告用の資料を作ってもらう必要がなくなりました。kintoneを見れば必要な情報がすぐに分かるようになり、質問する側も聞かれる側も両者の効率が大幅に向上。
特に、案件の進捗状況や原価管理の情報が一元化されたことで、業務の透明性が高まりました。
難しいと感じた点
Excelに慣れている社員が多いため、なかなかkintoneが浸透しなかったという課題も発生。よって、社員に対するkintoneのメリットを伝える教育や、使い方のトレーニングが必要でした。
また、システムの初期設定やカスタマイズにも時間と労力がかかりました。
kintoneを活用した今後のビジョンは？
同社は、今後もkintoneを活用して業務をより快適にすることを目指しています。具体的には、以下の2つの目標を描いています。
- 請求書の発行までワンストップでできるようにしたい
見積もり作成から請求書発行までの一連の業務をkintoneで一元管理し、手作業を減らすことで業務効率をさらに向上させたいと考えています。 - krewDashboardを使って目標設定や原価管理などの見える化を進めたい
krewDashboardを活用して、目標設定や原価管理をリアルタイムで可視化し、社内メンバーの意識を高めたいと考えています。これにより、経営判断のスピードと精度を向上させ、会社全体のパフォーマンスを向上させることを目指しています。
今後も、ペパコミとのお付き合いを続けつつ、kintoneによる社内システム構築を拡大していくということです。
【最後に】ペパコミへの率直な感想とkintone導入を検討している方へのメッセージ
kintone導入前には事前調査を!Youtube動画の情報が役に立つ
同社は、ペパコミのサポートを受けてkintoneを導入できました。特に、ペパコミの建設業に関するノウハウが非常に役立ったとのことです。
同社は、kintoneの導入を素早く進めるために、まず事前調査をおこないました。インターネットでのリサーチやYouTubeの動画が役立ちました。ペパコミのYouTubeチャンネルには、さまざまな導入事例や活用方法が紹介されており、自社の業種に合った事例を見つけられるはずです。
これからkintoneの導入を検討している方には、プロの支援を受けることを強くおすすめします。まずは、YouTubeなどの動画を参考にし、自社の業種と合いそうな事例を探すのがよいでしょう。特に案件管理から始めると、その効果を実感しやすいです。
なお、ペパコミのYouTubeチャンネルでは、さまざまな導入事例や活用方法が紹介されています。これらの動画を参考にすることで、kintone導入のヒントになるでしょう。
まとめ
株式会社JRC様は、kintoneを導入することで、案件管理や見積もり作成、給与計算の効率化を実現しました。Excelや手作業による情報管理の限界を克服し、情報の一元管理と共有を可能にしました。
また、ペパコミのサポートを受けることで、スムーズな導入と運用が実現し、建設業に特化した知識が非常に役立ったようです。
導入を検討している企業は、まず事前調査をおこない、YouTubeなどの動画を参考にすることをおすすめします。kintoneは業務効率化に強いツールで、ペパコミのようなkintoneに詳しいベンダーの支援を受けることで、効率的かつ迅速にシステムを構築できます。
これからkintoneの導入を検討している方はお気軽にペパコミにご相談ください。
