突然ですが、建設業のみなさん！日々の業務、本当に大変じゃないですか？
「工事ごとの正確な原価がリアルタイムでわからない」
「案件、見積、発注、請求の情報が全部バラバラで管理が大変」
「現場から帰ってきてからの写真報告書作りが本当に面倒」
もし1つでも当てはまったら、この記事はまさにあなたのためのものです。断言します。みなさんのその悩み、この記事で、そしてkintoneで、すべて解決できます！
僕たちペパコミは、kintoneの開発支援をしている会社なのですが、特に建設業のシステム構築が非常に得意です。これまで本当にたくさんの建設業のお客様と向き合い、そのなかでさまざまな悩みを聞き、それを一つひとつkintoneで解決してきました。
この記事は、僕たちがこれまでつちかってきたノウハウの、まさに「集大成」です。建設業のみなさんが「やりたい！」と思っていることを、これでもかというくらい詰め込んだ、めちゃくちゃ肉厚な記事になっています。
「建設業とkintoneは相性がいい」と僕はいつも言っていますが、その言葉が真実であることを、これから証明します。あなたの会社の業務課題を解決するヒントが絶対に隠されています。ぜひ、最後までじっくりと読んでください！
なお、今なら無料でkintoneのデモ環境を閲覧できます。「とりあえずデモ画面を見てみたい」「一度システムを触ってみたい」という場合は、以下からお気軽にお申し込みください！
工事台帳とは？まずは建設業の業務をkintone化するゴールを知ろう
それでは、さっそくデモ画面を見ていきましょう！これからさまざまなアプリの操作をお見せしていくのですが、その前にまず、このシステムの「ゴール」である工事台帳アプリがどんなものかをお見せします。
それぞれの工事がレコードとして登録されていて、例えば「○○ビル 外壁改修工事」というレコードを開くと、その工事に関するすべての情報がここに集約されています。これが完成形の工事台帳です。
売上や原価、粗利といった最終的な数字はもちろんのこと、その内訳も細かく確認できます。例えば原価の内訳を見ると、「実行予算」と「実績」「実績」が並んでいます。
- 実行予算（予算ベース）：見積段階で立てた、この工事にかかるであろう費用の予測
- 実績（発注ベース）：実際に業者へ発注した金額の合計
- 実績（支払ベース）：実際に業者へ支払いをおこなった金額の合計
なぜ発注と支払で分かれているかというと、建設業では発注したタイミングと実際に支払いをするタイミングがずれるケースがよくあるからです。この両方をしっかり管理することで、より正確な原価管理ができます。
この画面を見れば、「当初の予算に対して、実際にどれくらいの発注や支払いが発生しているのか？その差額はいくらなのか？」といった予実管理が一目瞭然です。さらに、材料費や外注費、労務費といった費目ごとの詳細な内訳も、この工事台帳から確認できます。
つまり、この工事台帳アプリさえ見れば、工事に関するすべての情報がわかる、というのがこのシステムのゴールです。
これから、顧客管理や見積作成、発注処理といった各業務プロセスで入力したデータが、どのようにしてこの工事台帳に自動で反映されていくのか、その流れをひとつずつ丁寧にお見せしていきますね。
取引先と案件情報をサクッと登録
まずは基本となる取引先情報の登録から始めましょう。「取引先情報」というボタンを押すと、取引先マスタアプリが開きます。ここでお客様や仕入先、協力会社といった関連企業の情報を管理します。
プラスボタンから「新規登録」画面を開き、会社名や住所、担当者情報などを入力して保存するだけ。とってもシンプルですよね。
次に、実際の工事案件が発生したら、「案件管理」アプリに情報を登録します。
これも同じようにプラスボタンから「新規登録」画面を開き、先ほど登録した取引先マスタから顧客情報を呼び出します。こうすることで、同じ情報を何度も入力する手間が省けます。
ここでは、工事の名称や場所、予定工期といった基本情報に加えて、「商談情報」を管理するのがポイントです。「フェーズ」という項目で、「見積依頼受付」や「見積提出中」「受注」といった営業の進捗状況を選択できます。さらに、「確度」を設定することで、売上予測の精度を高められます。
例えば、受注見込日や売上見込額、見込利益率などを入力しておくと、ダッシュボードで売上予測をグラフ化することも可能です。
こうして案件管理アプリで商談を進め、無事に「受注」となったら、いよいよ工事台帳の作成に移ります。
複雑な階層見積もkintoneなら驚くほど簡単に
受注が決まれば、次はお客様に提出する見積書を作成しますよね。ここが建設業のみなさんが特に頭を悩ませるポイントだと思います。
なぜなら、建設業の見積書は「階層構造」になっていることが多く、非常に複雑だからです。例えば、「仮設工事」という大項目のなかに「足場仮設工事」という中項目があり、さらにそのなかに「足場仮設・撤去」といった細かい品目がぶら下がっている、といった形です。
これをExcelでやろうとすると、計算式も複雑になり、ミスも起こりやすい。でも、安心してください！kintoneなら、この複雑な見積書作成も驚くほど簡単になります。
案件管理アプリの詳細画面から「見積新規作成」ボタンを押すと、見積管理アプリに画面が遷移し、案件情報が引き継がれた状態で新しい見積レコードが作成されます。
ここからが本番です。通常なら一つひとつ品目を入力していくところですが、今回は「Customine（カスタマイン）」というプラグインを使って、あらかじめ登録しておいた品目マスタや見積セットから情報を呼び出せるようにしています。
「品名マスタ検索」ボタンを押すと、工事の分類ごとに登録された品目が一覧で表示されます。
そうすると、例えば「仮設工事」を選び、必要な品目にチェックを入れて「決定」を押すだけで、単価や原価、仕入先といった情報が自動でテーブルに入力することが可能です。
さらに便利なのが「見積セット検索」機能です。よく使う見積のパターンをあらかじめ「セット」として登録しておくことで、ワンクリックで必要な品目一式を呼び出せます。
例えば、「共通仮設工事A」などを選べば、関連する品目が一瞬で入力されるので、毎回ゼロから作る手間がありません。
あとは、工事に合わせて数量や単価を調整するだけ。金額は自動で計算されます。
そして、建設業の見積書で重要なのが「階層」です。このシステムでは、各品目がどの工事（階層）に属するのかを設定できます。「明細を集計する」ボタンを押すと、「仮設工事」「共通仮設工事」「電気設備工事」といった階層ごとに金額が自動で集計され、きれいな階層構造の見積内訳が完成します。
この状態でPDF出力を押せば、お客様に提出できる正式な見積書の完成です。「k-Report（ケーレポート）」という帳票作成を自動化するプラグインを使っているので、表紙、見積内訳書に加えて、階層ごとの詳細な明細書まで、複数ページにわたる本格的な見積書を自動で出力できます。
「今まで見積書作成に何時間もかかっていた作業が、kintoneとプラグインを使えば数分で終わった！」なんてことも。この効率化は本当に革命的ですよ。
「プラグインってなんだか難しそう」「本当に自社で使いこなせるだろうか」という方のために、ペパコミでは無料相談を実施しています。お客様の課題に合わせて最適なプランをご提案しますので、以下からお気軽にご活用ください！
発注処理もkintoneで完結！下請け業者ごとに自動で発注書を作成
見積書が承認され、いよいよ工事が始まるとなったら、次は下請けの協力業者さんへの発注作業が必要です。これもまた、どの業者に何をいくらで発注するのか、管理が煩雑になりがちな業務ですよね。
このシステムでは、見積管理アプリで作成した明細をもとに、仕入先ごとに発注書を自動で作成できます。
見積管理アプリの明細テーブルには、各品目の「仕入先」が登録されています。この状態で「発注書新規登録」ボタンを押せば、仕入先ごとに発注すべき品目が自動でグループ化され、複数の発注レコードが一括で作成可能です。
例えば、A建設さんには「足場仮設・撤去」、B工務店さんには「準備費」と「近隣挨拶」というように、発注先ごとに必要な情報がまとめられた発注レコードが自動ででき上がります。
あとは、各発注レコードを開いて注文日などの情報を入力し、PDF出力すれば、そのまま業者さんに渡せる発注書が完成します。
そして重要なのが、この発注データが工事台帳に自動で反映されるという点です。先ほど作成した工事台帳に戻って「実行予算更新」ボタンを押すと、今発注した金額が「実績（発注）」として各費目に計上されます。
これにより、工事の早い段階から、予算に対してどれくらいの発注が行われているのかを正確に把握できます。
支払い実績も自動で反映！リアルタイム原価管理を実現
発注が済んだら、次は業者さんからの請求書に基づいて支払い処理をおこないます。ここでもkintoneは大きな力を発揮します。
発注管理をおこなっている「仕入見積・発注管理」アプリのレコードから、「支払管理登録」ボタンを押すことで、支払管理アプリにデータが連携されます。
ここで請求日や支払日、実際の支払金額などを入力します。
建設業でよくあるのが、「発注した金額と請求書の金額が微妙に違う」というケースです。現場で急な追加作業が発生した場合も、ここで実際の請求額を正しく入力することが重要です。
そして、この支払管理アプリに入力した情報も、ボタン1つで工事台帳に反映されます。工事台帳の「実行予算更新」ボタンを再度押すと、今度は「実績」欄にデータが入ってきます。
これで、「予算」「発注実績」「支払実績」の3つの数字が工事台帳上で並んで確認できるようになりました。この工事の現時点での正確な原価がいくらで、当初の予算からどれくらいズレているのかが、一目瞭然です。
日報はもう不要！出面表入力で労務費管理を劇的に効率化
材料費や外注費と並んで、原価管理で重要なのが「労務費」、つまり自社の社員の人件費です。どの社員が、どの工事に、何時間（または、何人工＝にんく）かかったのかを管理する必要がありますよね。一般的には日報アプリで管理することが多いのですが、「毎日日報を入力するのが面倒だ」という声もよく聞きます。
そこで、建設業でなじみの深い「出面表（でづらひょう）」の形式で労務費を管理できる仕組みを作りました。
これは「krewSheet（クルーシート）」というkintone上でExcelのような操作感を実現するプラグインを使っているので、見た目はほぼExcelです。縦軸に工事名と作業員、横軸に日付が並んでいて、該当する日に「1（＝1人工）」と入力していくだけ。
これなら現場の方も直感的に入力できますよね。この出面表に入力されたデータは、自動的に日報アプリに登録され、そこから人工計算がおこなわれます。
そして、工事台帳の「実行予算更新」を押すと、「労務費」の「実績」の欄に、出面表から計算された金額が計上されるというわけです。
これで、材料費、外注費、労務費といった主要な原価が、すべて工事台帳上でリアルタイムに管理できるようになりました。
請求書発行もワンクリック！工事台帳からスムーズに連携
原価の管理ができたら、今度は元請けとしてお客様への請求業務が必要です。これも工事台帳アプリから「請求書作成」ボタンを押すだけで、請求管理アプリにデータが連携されます。
どの見積をベースに請求書を作るかを選択すれば、請求明細が自動で作成されるので、あとは発行日などを入力してPDF出力するだけです。
この請求情報も工事台帳に反映され、「実績売上」として計上されます。
これで、売上と原価の両方の実績が工事台帳にそろい、最終的な粗利が確定します。
そして、こうして蓄積された工事ごとのデータを、会社全体で見るための仕組みが「ダッシュボード」です。
ここでは「krewDashboard（クルーダッシュボード）」というデータをまとめて可視化するプラグインを使い、全工事の予実状況を一覧で表示しています。工事ステータスや担当者で絞り込んで分析したり、月ごとの売上予測をグラフで確認したりすることが可能です。
工事単位のミクロな視点だけでなく、会社全体の経営状況というマクロな視点でも数字を把握できる点が、kintoneによる一元管理の大きなメリットです。
現場で撮影するだけ！写真報告書の作成作業がほぼゼロに
建設業の業務で、特に時間がかかって大変なのが「写真報告書」の作成ではないでしょうか。現場で大量の写真を撮り、事務所に帰ってから整理して、Excelに貼り付ける作業にうんざりしている方も多いはずです。
この作業、kintoneを使えばほぼゼロにできます！
手順は、現場でスマートフォンのkintoneアプリを起動し、写真報告書アプリに直接写真を撮ってアップロードするだけ。タイトルやメモもその場で入力できます。
現場で写真をアップロードしたら、事務所に戻ってパソコンで写真報告書アプリを開き、「PDF出力」ボタンを押しましょう。これで、あらかじめ設定したフォーマットに従って、写真報告書が自動で作成されます。
さらに、帳票作成を自動化するプラグイン「k-Report」があれば、写真のレイアウトなどを自由に設定できるので、今お使いの報告書のひな形をそのまま再現することも可能です。
現場で写真を撮るだけで報告書が完成するので、残業時間を大幅に削減できる画期的な仕組みですよ！
「そうは言っても、現場スタッフが本当に使いこなせるのだろうか？」と不安な方のために、現在、デモ環境を無料で共有しています。記事で紹介している画面をすべて実際に触っていただけますので、ぜひ以下からお気軽にお試しください！
人員配置の悩みを解決！kintoneプラグインで空き状況を可視化
最後に、現在弊社で開発中の「人員配置プラグイン」をご紹介します。工事や作業員が多くなってくると、「どの現場に誰を配置するか」という調整がとても大変ですよね。このプラグインは、それを解決するためのものです。
ガントチャートのような見た目で、縦軸に工事、横軸に日付が並んでいます。そして、各工事に誰がアサインされているかが色分けされたバーで表示されます。
画面下部には、その日にまだどの現場にもアサインされていない「空いている人」が表示されます。
人員を追加したい場合は、期間を選択すると、その期間に空いている人だけが候補として表示されるので、そこから選んで配置するだけ。ドラッグ＆ドロップで期間を調整することも可能です。
これにより、誰がいつどこで作業しているのか、誰が手空きなのかが一目でわかり、最適な人員配置を簡単におこなえます。このプラグインは建設業だけでなく、警備会社のシフト管理といったさまざまな業種で活用できると考えています。
kintoneが建設業を変える！今日から始める業務効率化
今回お見せしたように、kintoneといくつかのプラグインを組み合わせることで、顧客管理から営業管理、見積、発注、原価管理、請求、写真報告書、人員配置まで、建設業のほぼすべての業務を一元管理することが可能です。
情報があちこちに散らばることなく、工事台帳に集約されることで、リアルタイムに経営状況を把握し、迅速な意思決定ができます。
そして、冒頭でもお話ししましたが、今回お見せしたこのデモ画面を、みなさんに公開します！
実際にログインして、ご自身で画面を触って、その動きを体験していただくことができます（※閲覧のみ可能）。「記事で見るだけじゃなく、実際に触ってみたい！」という方は、ぜひお申し込みください！
建設業は、日本の経済を支える重要な産業ですが、まだまだ効率化できる部分がたくさん残されていると僕は感じています。この記事が、みなさんの会社の業務をより良くするための、何かのきっかけになれば本当にうれしいです！
もし「うちの会社でもkintoneを導入してみたい」「もっと詳しく話を聞きたい」と思っていただけたら、お気軽にペパコミにご相談ください。みなさんの会社の状況に合わせて、最適なご提案をさせていただきます！
