原価管理とは、製品やサービスの提供にかかる費用（原価）を管理することです。利益を生むために必要である一方で、煩雑なため「手間がかかって大変」「原価を正確に把握できない」と悩む企業が少なくありません。
この記事では、原価管理の基本的な知識から、建設業に特化した具体的な実践方法などについてまとめました。企業がよく抱える課題を解決する方法も紹介しますので、ぜひご覧ください。
ペパコミでは、建設業に特化した原価管理システムを無料で公開しています。実際のお客様から寄せられた課題を1つずつ解決しながら完成させたシステムなので、「原価管理を効率化したい」「使いやすい管理システムを探している」という方は、以下からお気軽にお試しください。
原価管理とは
原価管理は、製品やサービスの提供にかかる費用（原価）を正確に把握し、計画的に管理することです。原価とは、商品やサービスを提供するために直接かかった費用を指します。
建設業の売上には、原価だけでなく以下のように利益や損失なども含まれます。
つまり、正確な売上を把握するには、どこにどれだけの費用がかかっているかを明確にすることが重要です。
なお、原価が高い状態は、原材料や技術、人材などに多くのコストをかけていることを意味し、原価が低い状態は、コストを抑えていることを指します。
| 原価が高い場合 | 原価が低い場合 | |
|---|---|---|
| メリット | ・品質を高めやすい ・ブランドイメージを向上できる ・価格を高めに設定しやすい ・顧客満足度がアップする | ・利益を確保しやすい ・価格競争力が高まる ・市場を広げやすい ・価格設定の幅を広げられる |
| デメリット | ・売上が高くても利益が増えない ・売上が落ちると赤字が増加しやすい ・市場が限定される | ・「品質が低い」と誤解されやすい ・ブランドイメージを築きにくい ・付加価値をつけにくい |
上記のようにそれぞれにメリット・デメリットがあり、どちらが良いとは一概に言えません。重要なのは、自社の戦略に合わせて原価を適切にコントロールすることです。
原価の項目は業種によって異なる
原価の項目は、業種によって異なります。例えば、製造業であれば材料費や工場の労務費、製造経費など、IT業界であればエンジニアの人件費やサーバー費用などが当てはまります。
建設業における工事原価は、大きく分けると以下の2つです。
| 分類 | 項目例 |
|---|---|
| 直接工事費 （工事に直接必要な費用） | ・資材にかかる材料費 ・現場作業員の労務費 ・運搬費や保管費 ・下請け業者への外注費 ・機械のレンタル料や燃料費 など |
| 間接工事費 （工事に間接的に必要な費用） | ・施工前の測量費や敷地内除草費など ・現場事務所の維持費 ・工事保険料 ・現場監督や事務員などの人件費 ・各種申請手続きに必要な費用 など |
項目が多岐にわたり複雑なため、多くの企業では、間接工事費を「売上の10%～15%くらいだろう」と概算で計上する傾向があります。一律で割合を設定すると、計算の手間が省ける反面、気づかぬうちに利益を圧迫しているケースが少なくありません。
原価を正確に管理するためには、工事ごとの売上、材料費、労務費、外注費、経費などを一元的に記録・管理する「工事台帳」という帳簿を作成することが重要です。詳細については以下の記事で解説していますので、併せてご覧ください。
原価管理が重要な3つの理由
原価管理が重要視される理由としては、以下の3つが挙げられます。
では、1つずつ解説します。
1.損益分岐点が明確になるから
原価管理を正しく行うことで、会社の利益と損失の境目である「損益分岐点」が明確になります。
「売上が低い」という漠然とした情報だけをもとに、やみくもに受注を増やそうとすると、労働環境が悪化し現場が疲弊する恐れがあります。利益が増えても、現場のスタッフが安心して作業できる環境を確保できなければ、安定して利益を生み出すことが難しいです。
損失を出さないための基準点が明確でなければ、「コスト削減の判断を誤る」「投資するチャンスを逃す」など、経営判断が的確にできなくなるケースもあります。
原価管理によって損益分岐点が明確であれば、「あと〇〇円の売上を確保すれば黒字化できる」というようにデータをもとに判断を下せるので、無理な経営をするリスクを減らせます。
2.データをもとに業務改善を行えるから
正確な原価データは、企業の利益体質を強化するためにも重要です。工事ごとの売上、原価、粗利を正確に可視化することで、「どの案件に利益が出ていて、どの案件が利益を圧迫しているのか」が一目でわかります。
一般管理費を慣習的に工事原価の15%と計上していても、正確に分析したところ「実際は約10%だった」というケースもあります。担当者別に粗利率や工数を分析すれば、利益率が高い担当者の手法や外注先との交渉術など、優れたノウハウを見つけることも可能です。
特定の現場や担当者の粗利率が低い場合、その原因を掘り下げて具体的な対策を早期に打てるため、組織全体の収益力をアップできます。また、正確な情報が全社で共有されれば、従業員一人ひとりにコスト意識が芽生え、日々の業務におけるむだの削減や効率化への取り組みが進む効果も期待できます。
3.リスク管理ができるから
原価管理は、予期せぬ事態から会社の利益を守る役割も果たします。近年、原材料の価格が上昇したり為替レートが急激に変動したりなど、企業努力だけではコントロールが難しい外部リスクが増えています。
現に、一般社団法人日本建設業連合会の調査では、全建設コストが以下のように上昇していると報告されました。
材料費割合を５０～６０％、労務費率３０％と仮定すると、この40か月で、建設資材の高騰・労務費の上昇の影響により、仮設費・経費などを含めた全建設コスト（平均）は、20～23％上昇。（土木分野21～24％上昇、建築分野20～24％上昇）
つまり、「計画時には500万円だった資材費が、円安の影響で着工時には1.5倍の750万円になる」といった事態は十分に起こり得ます。このようなとき、自社の利益にどれだけの影響を与えるかを迅速に予測できれば、早めに対策をして損失を最小限に抑えられます。
さらに、現場担当者が当初の発注額を把握しないまま追加発注を行い、意図せず支払い額が超過してしまう「過払い金」のリスクも見逃せません。支払い申請額が発注額を超えたとき、すぐに知らせる仕組みを構築できれば、気づかぬうちに粗利率が圧迫されるリスクを回避できます。
原価計算、予算管理、利益管理との違い
原価管理とよく似た言葉に「原価計算」「予算管理」「利益管理」があります。これらは密接に関連していますが、それぞれ意味が異なります。
では、それぞれについて見ていきましょう。
1.原価計算との違い
製品やサービスにかかった費用を算出するという作業そのものを、原価計算といいます。日報や請求書などのデータを集計し、かかった原価を把握するまでが原価計算の範囲です。
一方、原価管理は、計算結果を用いて、目標達成のための計画、統制、改善活動までを含んだ一連のプロセス全体を指します。つまり、原価計算は原価管理の一部にすぎません。目標達成に必要な改善策を検討するための1つの工程として、原価計算を行うイメージです。
2.予算管理との違い
予算管理とは、あらかじめ設定した売上や原価の目標（予算）に対して、実際の進捗や実績を比較・管理することです。 原価管理は、実際にかかっているコストを管理するものなので、予算管理の一部といえます。
特に建設業の原価管理においては、工事ごとに設定した「実行予算」をいかに管理するかがプロジェクトの成否に直結します。実際の原価と確保した予算を常に比較し、「予算があといくら残っているか」を把握することが予算の使いすぎを防ぐために重要です。
3.利益管理との違い
売上と費用の両面から利益の向上を図ることを、利益管理といいます。これには、「コストを削減する取り組み」「売上を増やす取り組み」の両方が含まれます。
原価管理は、利益管理においてコスト削減を担う重要なものです。正確な原価管理ができていなければ、正確な利益を算出できません。原価管理と利益管理は連動しているため、併せて考えましょう。
原価管理を行う7つのステップ
実際に原価管理はどのように進めていけばよいのでしょうか。ここでは、以下7つのステップで解説します。
ステップ1.プロジェクト全体の目標原価を設定する
工事を受注したら、過去案件のデータや見積もりをもとに、目標となる原価（目標原価）を設定します。「この工事は、これくらいのコストで完成させる」という基準を明確にするためです。
目標原価は、請負金額から逆算し、材料費、労務費、外注費、経費といった細かい項目にまで落とし込んで予算を設定します。
ただし、目標原価はあくまで目安です。実際に工事が完了したときにかかった費用である「実際原価」とは、ある程度の差が生まれるのが一般的です。この仕組みを理解したうえで、現実的かつ利益を確保できる目標設定を行いましょう。
ステップ2.各工程の見積りを集約する
次に、設定した目標原価にもとづき、具体的な作業や必要な資材について詳細な見積もり（積算）を作成します。下請け業者から各工事区分の見積もりを取り寄せたり、社内で各項目の単価や数量を計算したりする作業が含まれます。
建設業では、仮設工事、電気設備工事、内装工事など、多階層にわたる複雑な見積もりを集約する必要があるため、抜け漏れのないように進めることがポイントです。
ステップ3.工事単位の予算を確定する
各工程の見積もりがそろったら、それらを集計して工事単位で最終的にかかる原価を確定させます。ここで確定した原価が、プロジェクト進行中におけるコスト管理の基準となるわけです。
そのため、予算を確定する際は、予期せぬ事態に備えて予備費を計上しておくと、リスクをできるだけ抑えられます。
利益率を向上させるためには、個々の工事に対して、売上と原価を正確に計画することが重要です。過去の実績データを分析し、「原価1億円以上の案件の一般管理費率は平均10%」といった実態に即した数値を設定できると、実行予算の精度が上がります。
ステップ4.工事の進捗ごとに実績を集計する
プロジェクトが始まったら、日々発生する実際の費用を項目ごとに正確に記録・集計します。以下のようなデータを、漏れなく収集しましょう。
- 作業員が記録する日報
- 材料の購入費用がわかる請求書
- 下請け業者への支払い依頼書
建設業は必要なデータが多岐にわたるため、正確かつ迅速に得ることが重要です。
ステップ5.予算に対して実績を比較する
次に、集計した実績データと確定した実行予算を比較分析する「予実管理」を行います。各費用の項目や、プロジェクト全体の予算に対する進捗状況を正確に把握しましょう。「材料費が予算の80%に達しているのに、工事の進捗はまだ50%だ」といった状況が可視化できれば、コスト超過のリスクを早期に察知できます。
ステップ6.予算に対して最終実績を比較する
プロジェクトが完了したら、最終的にかかった総原価（工事原価に販売費・一般管理費を加えた費用）と当初の実行予算を比較し、最終的な損益を確定させましょう。この分析により、プロジェクト全体の成否を評価します。
予算と実績の間に大きな差が生まれた場合は、その原因を深掘りすることが大切です。「なぜ特定の費用が予算をオーバーしたのか」「予算内に収まった要因は何か」を明らかにしましょう。
ステップ7.比較結果をもとに改善を行う
最後に、最終的な分析結果から得られた知見や反省点を、次の案件に活かすための具体的な改善策を検討します。例えば、「特定の外注先のコストが常に高騰する傾向にあるため、取引先を見直す」「見積もり精度を向上させるために、積算の基準を改定する」といった施策です。
目標原価の設定から改善までのサイクルを継続的に回していくことで、組織全体の原価管理能力が向上し収益を高められます。
以上が、原価管理を成功させるための7つのステップです。
「原価管理の重要性はわかったけれど、自社でこのステップを実践するのは難しそう」と感じた方は、専門家の力を借りるのも1つの手です。ペパコミは、建築業に特化した管理システムを提供しています。原価管理を効率化するだけでなく、現場が使いやすい仕組みづくりも提案しますので、以下からお気軽にご活用ください。
原価管理でよくある5つの課題
建設業界では、予算や原価の管理にいくつもの課題を抱えている企業が少なくありません。特にExcelや紙で管理している企業では、以下5つのような課題を抱えていることが多いです。
では、それぞれについて解説します。
1.予算の集計に手間がかかる
工事には各工程で複数の業者がかかわるため、全体の予算を集計する作業に手間がかかります。原価を正確に把握しようにも、工事管理が紙で行われたり、日報や請求書が別々のExcelファイルで管理されたりすることで、必要な情報があちこちに散らばっているからです。
とくに紙やExcelで管理している場合は、以下のような問題が正確に原価を把握する妨げます。
- 紙のデータを紛失する
- Excelへの入力が遅延する
- 必要な情報が見つからない
「紙の請求書を紛失して計上が漏れ、正確な原価を把握できないだけでなく、実際原価が予算を上回っていたことに気が付いたのは竣工後」という悪循環に悩む企業が、珍しくありません。
2.実績の集計にも手間がかかる
各工程の実績集計も、以下のような多岐にわたる情報源からデータを収集するため、労力を要します。
- 自社内の作業員の日報やタイムカード
- 材料の入出庫記録
- 下請け業者からの請求書や作業報告
各現場から紙やメールなど異なった形式で届く日報や請求書を、事務担当者が1つのファイルにまとめるだけでも大変な作業です。特に、現場の担当者が日々の作業データをシステムに入力する習慣がない場合、月末に作業が集中し、通常の業務が滞る恐れもあります。
3.集計データを手作業で転記しなければならず時間がかかる
現場作業者や事務担当者などが別のシステムで情報を管理していると、以下のようなデータを手作業で転記・集計しなければなりません。
- 見積もり用のデータ
- 予算管理用のデータ
- 実績入力用のデータ
- 会計ソフトのデータなど
全体像を把握するには、毎回手作業で情報をかき集めなければならず、膨大な時間がかかります。担当者が同じような数値を何度も手作業で転記するため非効率なだけでなく、「あの人がいないと状況がわからない」という業務の属人化にも陥ります。
4.集計や管理を手作業で進めることでミスが多発する
手作業に依存した管理体制は、ミスを誘発しやすいため注意が必要です。同じ内容の書類を何度も作成したり、異なるファイル間でデータの転記を繰り返したりする際に、下記のようなミスが発生しやすいです。
- 入力する桁を間違える
- 日付が違う
- 参照するセルを誤る
- 古い情報を入力する
夜勤などの特殊な勤務体系に対応する作業も、計算ミスが頻発しやすい作業として挙げられます。ミスが続く管理体制のままでは「間違いに気づかずそのまま進んでしまう」「ミスの特定に時間を要する」など、作業の効率を低下させます。
5.現場単位の正確な利益を把握できない
集計の手間や入力ミスなど、いくつもの課題が積み重なった結果、「現場単位の正確な利益がリアルタイムでわからない」という問題が生じます。
予算と実績の正しい集計ができていなければ、どの工事で赤字が発生しているのか気づくことができません。その結果、気づいたときには打つ手がないだけでなく、同じ失敗を繰り返してしまいます。
また、建設業で問題になりがちな外注費の「過払い金」のように、担当者の思い違いや発見が遅れて発生したミスが損失につながるケースもあります。
原価管理を効率的に行うなら管理システムの導入がおすすめ
Excelや紙媒体での原価管理に限界を感じているなら、効率的かつ正確にデータを自動集計できる管理システムの導入がおすすめです。ここでは、管理システムを導入するメリットとデメリットを紹介します。
管理システムを導入するメリット
管理システムを導入するメリットは、以下の4つです。
- 集計業務を自動化できる
- 分散しがちな情報を一元管理できる
- 人的ミスの発生を防止できる
- 最新の情報をリアルタイムで確認できる
管理システムを導入すると、個別ファイルに保存している売上、原価、利益などの情報を一元管理できます。最新情報をリアルタイムで確認できるうえ、手作業による集計や転記の手間とミスを大幅に削減することが可能です。
現場担当者はスマートフォンから日報入力、事務担当者は事務所のパソコンで請求書を登録するなど、入力しやすい仕組みもつくれます。また、発注額を超えた支払いを自動でブロックする「過払い金防止機能」があれば、担当者頼りにならずリスクを回避でき、安心です。
このような機能は、企業の成長や業務内容の変化に合わせて機能を追加・改修できるので、将来的な事業拡大に柔軟に対応しやすい点も魅力です。
管理システムを導入するデメリット
メリットを紹介しましたが、管理システムの導入によって以下のようなデメリットも発生します。
- 定着までに時間がかかりやすい
- システム構築に専門知識が求められる
- 欲しい機能が使えない場合がある
建設業は、「書類は紙で作成」「報告書や日報は事務所で作業する」のように、アナログな作業が多いのが実態です。
従来のやり方に慣れている担当者にとっては、慣れた方法を手放し、新しい管理システムを受け入れることは簡単ではありません。そのような担当者にも積極的に使ってもらえなければ意味がないため、管理システムを導入するメリットや手順を繰り返し伝える必要があります。
また、複数のアプリ連携や複雑な自動集計など、高度な機能を構築するには専門的な知識が求められます。導入する管理システムによっては、「スマートフォンからの視認性が低い」「データ出力が複雑」「データを読み込めない」など制約があり、自社に合わない可能性もあります。導入で失敗しないためには、サポートする専門家と相談しながら、自社に合ったシステムを慎重に選ぶことが大切です。
自社に合った管理システムを選ぶポイント
管理システムの導入で失敗しないために、押さえておくべきポイントを紹介します。
- 自社のどのような課題を解決できるか？
- 担当者が使いやすいか？
- 導入後にどのようなサポートを受けられるか？
- どのような機能をカスタマイズできるか？
まずは、どのような課題を解決できるのか確認しましょう。「入力の手間を省きたい」と考えていても、管理システムの入力方法が複雑では意味がありません。問題を解決するためには、「誰が困っているのか？」「どのような状況で発生しているのか？」など自社の課題の詳細を、あらかじめ明らかにしておくことも必要です。
管理システムを実際に使用するのは、現場や事務にかかわる担当者です。ストレスなく毎日データ入力を行えるよう、実際に使う人が操作しやすいかどうかも確認しておきましょう。
また、カスタマイズ性の内容も確認しておきたいポイントです。今は十分と感じていても、事業拡大をしたいときにスムーズに対応できると安心です。
管理システムは、改修を繰り返すことで自社にとって使い勝手の良いツールが完成します。そのため、導入から運用、改善までを一緒に進めてくれる、手厚いサポート体制が整っているサービスを選ぶことがおすすめです。
「どの管理システムが自社に合っているのかわからない」とお悩みであれば、無料相談を活用してみるのも1つの方法です。ペパコミでは、実際に寄せられたお客様の悩みを解決した経験をもとに、状況に応じて最適な解決策をご提案しますので、「とりあえず相談してみたい」という場合は、以下からお気軽にご活用ください。
建設業の原価管理ならkintone（キントーン）
複雑な建設業の原価管理には、柔軟なカスタマイズが可能な業務システム構築サービス「kintone（キントーン）」がおすすめです。
kintoneは、案件管理、予算管理・日報管理などのシステムをプログラミングなしで構築できるサービスです。アナログ管理で発生するさまざまな課題を解決し、以下のようなシステムで業務効率化を叶えます。
| アプリ例 | 概要 |
|---|---|
| 工事台帳アプリ | 工事ごとの売上、原価、予算、利益などのすべての情報を一元管理するデータベース |
| 日報アプリ | スマートフォンから作業時間や内容を簡単に入力し、自動で工事台帳に集計するアプリ |
| 支払い請求アプリ | 下請け業者からの請求書をデータ登録し、外注費として自動で原価に反映するアプリ |
| 写真報告書作成機能 | 現場で撮影した写真をアップロードするだけで、報告書をほぼ自動で作成するアプリ |
さらに、拡張機能を組み合わせることで、理想的な管理体制を構築することも可能です。実際に、複数のアプリを組み合わせた結果、残業時間が年間で約5,500時間削減され、労務コストが大幅に減少した事例もあります。
もちろん、最初からすべてをシステム化する必要はありません。「まずは日報管理、次に見積もり管理」といったように、段階的に導入を進められるのもkintoneの魅力です。
今なら、建設業に特化したkintoneのデモ環境（閲覧のみ）を無料で公開しています。「どのようなシステムか一度見てみたい」「とりあえず管理画面を触ってみたい」という場合は、以下からお気軽にお試しください。
