「現場が終わっても、事務所に戻らないと作業日報が入力できない！これ、なんとかならないの？」
建設業で働く方なら、一度はこんな風に思ったことがあるのではないでしょうか。現場作業で疲れているのに、会社に戻ってからパソコンで報告書を作成するのは本当に大変ですよね。
実はこの悩み、kintone（キントーン）を導入することでスッキリ解決できます！
今回は、実際に私たちがkintone構築をお手伝いした建設業のお客様の事例を紹介します。Excelや紙での管理に限界を感じていたお客様が、kintoneを使ってどのように業務を効率化していったのか、その実際の過程をぜひご覧ください！
なお、今ならkintoneのデモ環境を無料で公開しています。日報作成の画面はもちろん、顧客管理から請求書管理まで建設業の管理システムをすべて閲覧できますので、以下からお気軽にお試しください！
足場工事会社が抱えていた2つの課題
今回紹介するのは、足場の工事を行う建設会社様の事例です。ご依頼をいただいた当初、こちらの会社様ではExcelや紙を使って案件や作業の管理を行っていました。特に大きな課題となっていたのが、現場の作業員さんからの作業報告です。
「現場での作業が終わった後、一度事務所に戻ってからパソコンで作業内容を入力する」という流れを毎日繰り返していました。これでは、せっかく現場が早く終わっても、報告書を作成するために時間がかかってしまいますよね。
そこで、「現場内で作業報告まで完結させて、そのまま直帰できるような仕組みは作れないか？」というご相談をいただいたのが、今回のkintone構築のスタート地点でした。
現場から直行直帰！kintone日報アプリで働き方が変わる
建設業の「事務所に戻らないと入力できない」という課題を解決するキーポイントは、スマートフォンの活用です。
kintoneを導入することで、これまで事務所のパソコンでしかできなかった入力作業を、すべて現場で、手元のスマートフォンから行えるようになります。
今回の事例では、作業員の方々が現場から作業日報を簡単に入力できるアプリを作成しました。これにより、わざわざ事務所に戻る必要がなくなり、業務の効率が格段にアップしたんです！
また、もう1つの課題として、作業中に社長さまの携帯に電話で案件の依頼が入ってくることがよくありました。作業の手を止めてメモを取るのは大変ですし、後で転記する際に漏れや間違いが起こる恐れもあります。
これもkintoneなら、電話を受けながらスマートフォンアプリを開いて、その場ですぐに案件内容を簡単に入力できます。こうすることで、情報の一次入力を現場で完結させ、二度手間や入力ミスを防ぐことができるようになりました。
4つのアプリで業務改善！建設業向けkintoneの構築事例を大公開
それでは、実際にどのようなアプリを構築したのか、デモ画面を見ながら具体的に紹介します。今回、初期構築として作成したのは、主に以下の4つのアプリです。
- 顧客マスタ
- 案件管理
- 作業報告書
- 合算請求書
これらのアプリがどのように連携し、業務を効率化していくのか、ひとつずつ見ていきましょう。
1.顧客マスタ
まず基本となるのが「顧客マスタ」アプリです。ここには、お客様の会社名や住所、連絡先、請求の締め日といった基本情報をあらかじめ登録しておきます。
一見地味に見えるかもしれませんが、このマスタがあるのとないのとでは大違いです。マスタがなければ、新しい案件が発生するたびに、毎回お客様の情報を手で入力しなければなりません。
それだと入力の手間がかかるだけでなく、「株式会社」と「(株)」が混在したり、入力ミスが起きたりする可能性があります。そのため、最初にマスタを整備しておくことで、後々のデータ活用をスムーズに進められます。
2.案件管理
次に紹介するのが「案件管理」アプリです。先ほどお話ししたように、作業中に電話で受けた案件依頼を、その場でメモするためのアプリですね。
このアプリで特に意識したのは、スマートフォンでの使いやすさです。スマートフォンの画面は縦に長いため、たくさんの項目があるとスクロールが大変です。
そこで、電話を受けながらでもすぐに入力が必要な「受付日」「顧客名」「依頼内容のメモ」といった項目を画面の一番上に配置しました。
こうすることで、現場で作業中の社長さまが、スマートフォンでアプリを開いてすぐに最低限の情報をメモし、また作業に戻れるように工夫してあります。
そして、作業が落ち着いたタイミングで、現場名や工事名といった案件の詳細情報を追記していく、という運用を想定しています。
さらに、この画面では作業費や材料費といった案件の内訳も入力できるので、見積作成のベースとなる情報を一元管理することが可能です。
3.作業報告書
案件の詳細が決まったら、次に行うのはその案件に対する「作業報告」です。案件管理アプリの画面からボタン1つで作業報告入力画面へ移動でき、もととなる案件情報が自動で引き継がれます。
この作業報告書アプリでこだわった点も、やはり「現場での入力しやすさ」です。作業員さんに細かい項目をたくさん入力してもらうのは、かえって負担になってしまいます。
そこで、現場状況や作業内容、備考といった項目は、基本的に自由に書き込めるフリーテキスト形式にしました。
これなら、スマートフォンの音声入力機能を使えば、話すだけで簡単に入力が完了します。とにかく現場の作業員さんがストレスなく、毎日続けられることを最優先に考えて設計しました！
作業が終わったら、進捗ステータスを「完了」にし、作業日や作業時間を入力して保存します。
この報告内容が、もとの案件管理アプリにも紐づいて履歴として蓄積されていく、という仕組みです。
4.合算請求書
最後に紹介するのが「合算請求書」アプリです。
建設業では、同じお客様から月に何度も案件を依頼されることがよくありますよね。その場合、案件ごとに請求書を発行するのではなく、月末にまとめて1枚の請求書（合算請求書）を発行することが多いと思います。
この月末の請求作業、実はかなり手間がかかります。
そこで、その月に完了した案件をExcelなどから探し出して、金額を合計して、請求書フォーマットに転記して……、という一連の作業を自動化するのが、この合算請求書アプリの役割です！
今回は、複雑なデータを自動で処理する「krewData（クルーデータ）」というプラグインを使いました。「案件管理アプリ」のなかから、指定した月に作業が完了した案件だけを、顧客ごとに自動で集計する、という処理を設定しています。
結果として、この合算請求書アプリには、お客様ごとにその月の請求内容が明細としてまとまったデータが自動で作成されます。
例えば、ペパコミ株式会社の4月分の請求として、「60,000円」「69,000円」「70,000円」という3つの案件が完了しているとしましょう。合算請求書アプリなら、それらが明細に記載された「合計199,000円」の請求データが、以下のように自動でできあがる、というわけです。
さらに、今回は「マネーフォワード クラウド請求書」との連携も行いました。kintoneの合算請求書アプリに表示されたボタンをポチッと押すだけで、この請求データがマネーフォワード側に自動で連携されます。
あとはマネーフォワード側からメールで請求書をお客様に送付するだけ。これまで手作業で行っていた一連の請求業務が、劇的に効率化できます！
ちなみに今なら、ここまでご紹介したkintoneの「顧客マスタ」から「合算請求書」までのアプリを、無料で閲覧いただけます。建設業の管理業務をまとめて効率化できるシステムなので、「とりあえず見てみたい」という方は以下からお気軽にお申し込みください！
kintone構築で一番大切なこと「使いやすさ」への徹底したこだわり
今回のkintone構築にあたって、私たちが一貫して意識していたこと。それは、「入力する人のストレスを限りなくゼロにする」ということです。
特に、毎日現場で作業される方々にとって、入力作業はできるだけシンプルで簡単な方がいいに決まっています。だからこそ、あえて細かい選択肢などは設けず、自由に書き込めるフリーテキストの項目を多く採用しました。
もちろん、管理する側からすれば、「もっと細かく情報を入力してほしい」という要望が出てくることもあります。しかし、それで入力が面倒に感じ、結局誰も使わなくなってしまっては元も子もありません。
大切なのは、いきなり完璧なシステムを目指すのではなく、まずは「これなら毎日続けられる」というシンプルな形からスタートすること。そして、運用していくなかで出てきた要望に合わせて、少しずつアプリを改善していくことです！
もし、あなたの会社でも「日報作成の手間を減らしたい」「請求業務を効率化したい」といったお悩みがあれば、ぜひ一度私たちペパコミにご相談ください。現場で本当に使われる、ストレスフリーなkintone構築を一緒に考えていきましょう！
