建設業の担当者のみなさん。1つの工事を進めるにあたって、協力会社さんとのやり取り、本当に大変じゃないですか？
工事にかかわる協力会社から送られてくるPDFやFAXの見積書を集めて、そこに書かれた見積データを自社のExcelやシステムに手入力で打ち直す。「これ、そのままデータでくればいいのに」そう思ったこと、一度や二度ではないはずです。
その悩み、実はkintone（キントーン）で解決できるんです！面倒な作業から解放され、リアルタイムに概算の集計ができる仕組みを紹介しますので、ぜひ最後までお付き合いください。
なお、今なら、無料でkintoneのデモ環境を閲覧できます。見積管理をはじめとした建設業に役立つ管理アプリをすべて閲覧できるので、「とりあえずアプリを見てみたい」とお考えの方は、以下からお気軽にお試しください！
協力会社の見積書を自動で集める最強の業務フロー
建設業の現場では、1つの工事に対して本当にたくさんの協力会社さんがかかわりますよね。工事を取りまとめる元請けの立場だと、5社、10社のように多くの会社と進めていくことになります。
そこで必ず発生するのが、「見積依頼」と「集計」の業務。従来であれば、以下の流れで進めると思います。
- 協力会社に見積書の提出を依頼する
- 受け取った見積書を確認する
- 見積書に記載された見積データをExcelなどに転記する
- まとめた見積データを集計する
- 元請けとしての見積書を作成する
正直、この作業ってめちゃくちゃ大変じゃないですか？「あの会社からまだ見積書が来てない」「転記ミスをしてしまった」「メールが埋もれて探せない」なんてこと、よくありますよね。
そこで今回は、kintoneの「見積管理アプリ」を起点に、「協力会社の見積データを自動集計する仕組み」をご紹介します！
仕組みはとてもシンプルで、これまではPDFで受け取っていた見積データを、kintoneの画面に直接打ち込んでもらうだけ。そうすることで、自動的に見積データが集まり、概算の集計までスムーズに進められます！
もちろん、「協力会社にkintoneを使ってもらうなんて難しいんじゃない？」という声もあると思います。それも後ほど解説しますので、まずは「どのようなことができるのか」を見ていきましょう。
見積業務を効率化するために必要な2つのアプリ
では、具体的な仕組みを画面を見ながら解説していきます。まず重要なのが、アプリを以下の2つに分けることです。
- 案件管理アプリ：元請けが、受注前の案件情報を管理する
- 見積管理アプリ：協力会社に共有し、見積データを入力してもらう
それぞれについて説明していきますね！
1.案件管理アプリ
まず1つ目の「案件管理アプリ」は、kintone導入企業（元請け）であるみなさんが、受注前の案件情報を管理するためのものです。
「どの現場で」「どのような工事を」「どのお客様から依頼されたか」といった、基本情報が入っています。
このアプリのなかに「見積概算テーブル」という項目を用意しているので、ここに各協力会社さんが入力した見積情報が自動でどんどん溜まっていく仕組みです。
最終的には、以下の「積算見積額」を見て、「じゃあ、うちの会社としての見積額はいくらにしようか」と決めるわけですね！
2.見積管理アプリ
2つ目が、協力会社さん用の「見積管理アプリ」です。簡単に、使い方を見ていきましょう！
まずは、元請け側が協力会社さんごとに専用の箱（レコード）をあらかじめ用意しておきます。専用の箱を作ったら、協力会社さんに「見積入力をお願いします」と通知します。
次に、通知を受け取った協力会社さんにkintoneへアクセスしてもらい、「品名」「単価」「数量」などといった見積情報を入力してもらうといった流れです。他社の見積額や他工事の情報が見えないよう、アクセス権（閲覧権限）を設定できるので、セキュリティ対策も行えます！
2つのアプリを使って構築する仕組み
先に、2つのアプリを使ってこれから構築する仕組みをざっくりお伝えすると、「見積管理アプリ」に入力された見積金額が、自動的に「案件管理アプリ」に集計されて戻ってくる、というイメージです。
案件管理アプリのなかには、協力会社さんが入力した情報が表示される項目をいくつか用意しています。そのデータを集計することで、「今回の工事における原価は概算でいくらになりそうか？」が一目でわかるようになります。
【画像解説】転記作業はもう不要！協力会社が入力した数字を自動で集計する方法
それでは、実際の画面で動きを見てみましょう！今回は例として、元請け側で「ペパコミ工事案件」という工事に対して、以下2つの見積依頼の箱（レコード）を作ります。
- 仮設工事
- 足場工事
この時点では、金額はまだ空っぽです。ここで、協力会社さんに「工事Aの見積入力をお願いします」と通知します。
次に、協力会社さんがkintoneにログインし、「見積管理アプリ」を開きます。すると自社宛ての依頼だけが表示されているので、そこを開いて「75万円」「100万円」といった具合に、金額を入れて保存します。
そして、kintoneのプロセス管理機能を使って「見積提出（申請）」ボタンをポチッと押すだけで、協力会社さんの作業は完了です！
次に、kintone導入企業である元請け側に通知が来るので、内容を確認して問題がなければ「見積承認」します。
元請けが承認すると、「krewData（クルーデータ）」というプラグインが裏側で動きます。
ここで、協力会社さんが入力してくれたデータを自動的に集めて、先ほどの元請け用の「案件管理アプリ」に書き込んでくれるというわけです。
結果として、元請けが案件管理アプリを開くと、「仮設工事 75万円」「足場工事 100万円」というデータが自動で入っている状態になります！
これ、すごくないですか？今までなら、協力会社さんから届いたメールを開いて、PDFを確認して、Excelに打ち込んで……と手間をかけていた時間が、ほとんどゼロになるんです！協力会社さんが見積書をわざわざPDFにしてメール送付する必要もありません。
さらには、他の外注先を含めた工事単位の原価の合計金額も自動で計算されます！
上記を確認できれば、その場で「今回は粗利をこれくらい乗せて、お客様への見積は550万円で出そう」といった判断をスピーディーに行うことも可能です。
kintoneなら発注書作成からFAX送信までワンストップで対応
このシステムのすごいところは、業務の広がりに合わせてシステムを拡張していけること！
例えば、見積が決まって正式に受注したら、ステータスを「発注」に変えるだけで、協力会社さんへの注文書を自動発行したり、FAX送信サービスと連携してそのまま注文書を送ったりすることも可能です。
プラグインを使えば、入力された見積データをもとに以下の仕組みをつくることもできます。
- 発注書（PDF）をワンクリックで作成する
- FAX連携サービスを使ってFAXを送信する
- 電子契約サービスと連携して電子契約を結ぶ
「一度データがkintoneに入ってしまえば、その後の業務はどんどん自動化・効率化していける」。これがkintoneで業務改善をする最大のメリットなんです！
協力会社にkintoneを使ってもらうにはまずは社内活用から
とても便利な仕組みですが、協力会社さんにkintoneへ直接入力してもらうにあたって以下のハードルがあります。
・原則として、協力会社のユーザーライセンスといった費用が発生する
・協力会社さんがITに慣れていない場合、入力方法のサポート対応が必要な場合がある
そのため、いきなりすべての協力会社さんに強要するのではなく、まずは社内で運用を固めてから、次のステップとして数社の協力会社さんへ相談することをおすすめします！
「協力会社に見積入力してもらう」というのは、建設業のDX（デジタルトランスフォーメーション）においてかなり進んだ形ではありますが、実現できればその効果は絶大です！
- まずは社内の予算管理から始めたい
- ゆくゆくは協力会社も巻き込みたいけれど、どう設計すればいいかわからない
そんな悩みをお持ちの方は、ぜひ一度ペパコミにご相談ください。建設業の現場を知り尽くした私たちが、貴社に最適なプランをご提案します！
