kintoneで工程管理 失敗する会社の特徴TOP3

2020年10月6日、首都圏を中心に全国の鉄道・バスで使えるICカードPASMOのアプリがついにリリースされました。

「待ってました！」
「さっそく使ってみよう！」

たくさんの人が期待に胸を躍らせてPASMOのアプリをダウンロードしました。

ところが…

「通学定期券が使えない」
「iphone7に対応していない」
「詳細情報と事実が異なる」

といった、使いものにならない系の低評価レビューが相次ぎ、リリースから約１週間が経過した時点での評価は５段階中2.9。（AppStore 2020.10.16時点）

478件のレビューのうち、なんと約半数が最低の★１をつけるという散々な結果でした。

と書き込む人さえ現れました。

でも、これっておかしいと思いませんか…？

PASMOは公共の交通機関で使われるものです。アプリを開発する際にPASMOユーザーの利用状況やニーズを慎重に調査したうえで作ったはずです。

アプリ導入を支援する企業やコンサルタントだって関わっていたはずです。

それなのに…

あなたもこれからkintoneを使って現場に業務アプリを導入しようとお考えなら、この謎についてしっかりと理解しておく必要があります。

PASMOほどの有名な会社が満を持してリリースしたアプリでさえ、このような結果になるのです。

せっかくkintoneを導入しても

「こんなの使えない！」

となってしまうかもしれません。

もしあなたが今、kintoneの導入を支援してくれる業者やコンサルタントを検討していて

「たくさんありすぎてどこが良いかわからない」
「何を見て選んだらいいかわからない」
「とりあえず安いところにしようかな…」

と悩んでいるところでしたら
３分ほどお時間を取って
このまま読み進めてみてください。

kintone導入失敗のよくあるパターン

を３つお伝えしますので
これだけは絶対にやらないように
お気をつけください。

こんにちは、ペパコミ株式会社
代表取締役の小川です。

私はこれまで零細企業から上場企業まで
実に様々なタイプの会社でkintoneを使った
案件管理や進捗管理、工程管理などの
業務アプリ導入をご支援してきました。

その中で、kintoneの導入に
苦戦してしまう会社には
“ある共通点”があることがわかってきたのです。

kintoneの導入支援でお話を伺う際、経営陣や管理者の方だけでなく、実際にkintoneを使って情報を入力することになる現場の方に同席して頂くことがあるのですが、その場でケンカになってしまう場面が度々ありました。

経営陣が業務全体の効率化を考えている一方で、現場の方はアプリの操作性などの細かいところに目が行きがちです。現場の方の細かい注文に対して経営陣が

「そんな事はどうでもいいだろ！」

と、怒鳴ってしまったのです。

同じ社内の人間であっても、立場が違うと考えていることや視点も違うので、なかなか噛み合いません。

経営陣や管理者の都合を優先して導入を進めてしまうと、業務アプリの仕様に現場が合わせないといけなくなるので、業務アプリを日常的に使う人にとっては相当なストレスになり、反発を招いてしまうのです。

では、現場の声を反映させればそれで良いのかというと、そういうわけでもないんです。

仮に完璧と思える業務アプリが用意できたとしても、実際に導入してみると

「入力する項目が多くて面倒」
「入力しにくい」

といった意見が聞こえるようになり、情報がちゃんと入力されないという現象がよく起こります。

どんなに素晴らしいシステムも、情報をしっかり入力してもらわないと意味が無いのですが、実はここが一番難しいところだったりします。

操作性が良くないといけないのはもちろんですが、それ以上に入力してもらう情報が多すぎるとうまくいかないことが多いです。

必要な情報だからといって、いきなり全てを盛り込んでしまうと現場がついて来れないのです。

そしてもうひとつ、“盲点”とも言える落とし穴があります。

慣れ親しんだ仕事のやり方を捨て、kintoneを活用するという『新しい文化』を現場に定着させるのは並大抵のことではありません。

現場の人間が思うように使ってくれないと、導入担当者のモチベーションがどんどん低下して、途中で心が折れてしまうのです。

実際、導入担当者の方はだいぶ苦労されています…

kintoneアプリを作る上で、気軽に相談できる仲間が欲しいなー。
いくつか要件を伝えた上で、最善の方法ってどんなのかな？って討論できる仲間。

今の会社には業務改善系で相談できる人がひとりもいない(kintone以外においても)から、よく仕事が行き詰まる…
(私の部署は私ひとり………)

— akane × kintone (初心者🔰) (@akane_kintone) September 9, 2020

kintoneというのはカスタマイズありきという結論に達した。会社の人は劇的な変化がないとを使ってくれない。
なんかこう、初めてスマホを握った時のような「なんかすげえ…」感を生み出さないといけないんだ。一つの箱にデータが集まっているというのは作る側のメリットで、使う側のメリットじゃない。

— Teru (@Teru_js) June 4, 2019

やりやすい方法でみんな管理しているので強要はしたくないですし、かといって必要なタスクだけ #kintone 上に載せるとなっても、どこまでを載せるべきなのかをしっかり決めないと気付いたらみんな載せなくなってしまいそうで、手を出せずにいます😭

— Osamu｜Hotelier (@osamu_hotelier) October 15, 2020

このように、kintoneの導入は、ただ仕組みを作って終わりではありません。

業務フローそのものを見直し、改善を重ね、現場に浸透させていく中長期的な取り組みです。

導入担当者のモチベーションが下がってしまうと、最後までやりきることは困難です。

これまでkintoneを使った業務改善のご支援をしてきて分かったことは

「導入がカンタン」
「操作がシンプル」
「画面が見やすい」

といったアプリ自体の操作性の問題よりも

といった、関わる人や進め方に起因する問題でうまくいかないことの方が圧倒的に多いということです。

では、これらの失敗例に“共通するもの”は一体何でしょうか？

私はひとつの結論に至りました。

冒頭でご紹介したPASMOアプリの炎上は、一言で表してしまえば「利用者への配慮不足」です。

本当に利用者のニーズを捉えていなかったのか、予算の関係か、技術的な理由かはわかりませんが、いずれにせよ『期待を裏切るアプリ』というレッテルを貼られてしまったということは、利用者への配慮を怠り、利用者よりも提供側の都合を優先した結果です。

とはいえ、社内の人間だけでこの問題を解決するのは容易ではありません。

先ほどお伝えしたとおり、管理者と現場の方の話はかみ合わないことがほとんどですし、立場が違えば（特に現場の方は）遠慮もあって本当に思っていることが言葉として出てくるとは限りません。

それに、経営者やマネージャー層が現場の細かい意見のひとつひとつに耳を傾けるのは、かなりの負担になります。

そこで、ペパコミ株式会社では、kintoneを使った業務改善のプロフェッショナルとして、第三者の立場で管理者と現場の間に入り、お客様と伴走しながらkintoneでシステムを構築、目的を達成するサポートをしております。

 

どんなに綿密に設計して作ったシステムでも、実際に使ってみると必ず想定外の問題が出てきます。

問題が解決されないと

我慢して使う or 使うのをやめる

の二択になってしまい、業務の改善が行き詰ってしまいます。

そこでぺパコミでは、最初にヒアリングしたご要望をもとにkintoneシステムをできるだけ早く仮構築し、見て頂いた上で出てきた改修点を改修する工程を設けています。

見て頂いた上で感じた問題点を修正してから納品するため、納品直後の不具合や「全然使えない…」などのトラブルを防ぎます。

 

これまでの傾向として、経営陣や管理者の方は最初から「あれもこれも」と機能を盛り込もうとされがちです。（検討しているうちに気持ちが盛り上がって話が大きくなってしまう）

しかし、経営陣や管理者の都合だけで導入を進めてしまうと、kintoneの仕様に現場が合わせないといけなくなるので、現場がついて来れない可能性が高くなります。

現場がkintoneを使ってくれなければ何も始まりません。

現場に浸透させるには、いきなり完璧を求めるのではなく

まずは

情報入力への抵抗感を無くすこと

を重視して『入力項目を最小限にする』ことが大切です。

入力の精度を高めたり、項目数を増やすのはそのあとです。

・最低限必要な情報は何なのか？
・どのような段階を踏んで、どのくらいの期間をかけて導入するのか？
・それを現場にどのように周知徹底するか？

このような『導入計画』を立てて、現場の方々がちゃんとついて来られるよう配慮して進めていきます。

 

納品後は、実際にアプリを使う関係者で定期的に集まってミーティングを開催します。

これまでの経験上、社外の人間が加わることで現場の方の意識が高まると感じています。

また、アプリを現場に浸透させるうえで特に効果的なのが『その場でカスタマイズ』です。

皆様の目の前でご意見を吸い上げ、アプリのカスタマイズを実演すると

と、みなさん驚かれます。

「このアプリを使えば業務が楽になりそう！」

とアプリ導入に期待してくださるので、ちゃんと使おうという気持ちになってくださいます。

ペパコミ株式会社では、このように現場の方の意識づけに重きを置いて運用を立ち上げていきます。

 

kintoneが現場に浸透して、運用しやすいシステムに仕上がるまでには、何度も改善を加えることになります。そのたびに外注コストがかかるというのは問題です。

お金を払って外注するか、我慢して使うか

毎回このような判断を迫られるのは、kintoneを運用する形として望ましくありません。

そこで、ペパコミ株式会社では「カスタマイズ勉強会」を開催して、貴社内でカスタマイズできるようにするkintone担当者育成のご支援も合わせて行っています。

社内にkintone担当者ができれば、外注コストを削減することができます。

とにかく私が大切にしていることは

ということです。

PASMOアプリのように、導入直後は色々と問題が起こったり、現場からの厳しい意見も出てくるでしょう。

しかし、そうなることを前提に計画しておけばよいだけです。

いわゆる「システム屋」として開発、納品して終わりではなく

kintone導入の目的を果たすまで支援が受けられる

という点が、ぺパコミ株式会社と共にkintone導入に取り組む最大のメリットであるとご評価を頂いております。

 

 

kintoneの無料お試しを利用して導入してみたものの、うまく活用できずにお困りの企業様が多いと感じております。

ここまでお伝えしてきたぺパコミの考え方、サービス内容にご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ一度お話をお聞かせください。

60分ほどかけて、課題の掘り下げから具体的なご提案・デモまで行い、お客様のモヤモヤを解消致します。

当日はzoomで行いますので、日本全国どこからでも無料相談を活用できます。

無料相談をご希望の場合は下記のボタンからお問い合わせフォームへ進み、必要事項をご入力のうえ送信してください。こちらから折り返しご連絡をして、日程調整をさせて頂きます。

 

無料相談はこちら

 

クライアント様の推薦文

kintoneで解決したい課題・目標

手続き関連を全てExcel管理していため、kintoneで共有化・一元化したかったのがきっかけです。kintone運用期間はペパコミさんにコンサルティングお願いする前なので、約５カ月は自力で運用していました。最初にkintoneでアプリを作ったのは私(代表)自身で、kintoneに関する知識はゼロだったのでサイボウズの担当者と打ち合わせする中で標準機能は分かったんですが、もう少しこうしたいってなったときに、どうしてもプラグインを入れなければならないことで、どこまで私がやるのかということになって知識を一から学ぶと相当時間が掛かることになるので途中で放置になってしまった。いじりだしたのも当時私なので他のメンバーは当然操作方法が分からない上　私もちゃんとしたアプリを作ることが出来なく当然メンバーも使えないので放置になってしまいました。

ぺパコミを選んだ理由

事務所内で導入して４、５カ月くらい経った頃に、結局中途半端にkintoneへ移行してきたので従来のExcelと併用して使うようになってしまって手続きが煩雑になってしまいました。どこかのタイミングで専門家にお願いして土台を作りたいと考えたのがキッカケです。そこでサイボウズさんにご連絡して、ペパコミさんをご紹介して頂いた流れです。３社ほど紹介頂きましたが、まず私のほうでどこがいいかなとホームページを拝見して、ペパコミさんが一番良さそうだったので問い合わせさせて頂いた感じです。

ぺパコミに依頼してよかった点

2020年12月にZoomで初回MTGを行いまして、当事務所でやりたいことを全部お話させて頂きました。それに対するレスポンスが明確でkintoneで管理したいと思っているところを実現してくれそうな気がしたので　多分その場で決めたと思います。また他にも大きな決め手の一つとして、大人数規模でやっているITベンダーだと窓口につくのが当事務所の規模だと若手であまり知識のない人になる気がしました笑　そのため失礼かもしれませんが、規模がそこまで大きくなく寄り添ってくれて且つkintoneに対して自信を持っている方が担当についてくれる会社さんがいいと思っていたので、ペパコミさんは非常にマッチしました。お話していく中で色々と広がりをイメージさせてくれながら進めてくれた点も非常に高評価です。

 

kintoneで解決したい課題・目標

顧客データと来店履歴の管理をkintone上で行い、会員のお客様1人1人のニーズにあったサービスの提供を行っていきたいため、kintoneを活用したかったです。

ぺパコミに依頼してよかった点

細かく要望通りに制作して下さった部分と、納期が短い中でミーティングも多く行って頂き納得いく物が作れた点が非常に良かったです。

 

専門家のサポートが必要だと感じた瞬間

無料期間中に自力でアプリを一つも作れなかったことから、自力でのkintone構築は事実上不可能だと感じてました。もともと、kintoneを使ってみて役に立ちそうなものがあったらやってみようくらいの感覚でしたので、具体的なアプリの作成方法もわかりませんでしたし、自社にどのようなアプリが必要なのかもわかりませんでした。そのためこの辺りをサポートしてくれる方がいるのであればお願いしようと考えました。

ぺパコミを選んだ理由

①問合せに対するレスが極めて早かったこと
②最初のZOOM面談までの間にある程度の問題解決の方法と選択肢を与えていただいたこと

面談では初期構築の方法と当社にあった最初に作るべきアプリをこちらのニーズを汲み取りながらご提案いただいたので、初期開発のみで終わりにするよりも継続的に当社の業務プロセスの向上についてアドバイスいただく形で、問題解決能力を遺憾なく発揮していただくほうが、当社の利益率の改善につながると考えて継続的なコンサルティングをお願いしました次第です。

ぺパコミに依頼してよかった点

・レスが早いこと
・修正点をすぐに対応いただけること
・スタッフを巻き込むのが上手なこと
・自社に合わせたペースで「ちょっと先の形」をご提案いただけること

 

ヒアリング能力・価格の明朗性を評価して頂き、無料相談の満足度は非常に高いです。ぜひお気軽にご相談下さい。

 

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「kintoneでどんなことができるのか？」が認知されれば、kintoneでシステム構築をしたい企業様も増えるはず。

という思いから始めたYouTubeチャンネル。kintone活用の考え方や事例、プラグインを使った小技集など100本を超える動画がご覧になれます。

YouTubeを見てkintoneの活用イメージが湧き、弊社にお問い合わせをくださる企業様も増えてきております。

 

実は、kintoneは社内で構築するのが一番上手くいく方法です。

しかし、社内で人材育成をするのは容易ではありません。そもそもIT担当者を指導する人材がいなかったり、すでに手一杯だったりします。

そこで弊社では、社内にkintoneのスペシャリストを育成するための研修も行っております。

このように、弊社はkintoneのプロフェッショナルとして多岐にわたって活動しており、知識・経験・実績を積み上げてきております。きっと貴社のお力になれるはずです。

 

会社名	ペパコミ株式会社
設立日	2017年3月1日
所在地	東京都中央区日本橋兜町17番2号 東京都新宿区山吹町340
役員	代表取締役　小川　喜句 取締役　竹谷　信枝
事業内容	kintoneの導入支援・構築・コンサルティング
主な取引先(順不同)	ソフトバンクＣ＆Ｓ株式会社 サイボウズ株式会社 ＪＢアドバンスト・テクノロジー株式会社 株式会社オプロ 日本ハムキャリアコンサルティング株式会社

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