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kintoneのユーザー系プラグインとは？基本機能と活用方法
TISプラグインユーザー系編は、kintoneに登録されているユーザー情報やログインしているユーザーに応じて、表示や入力、管理の方法を柔軟に変更できる特徴があります。
今回はユーザー情報の活用や管理に役立つプラグインを3つご紹介します。
本記事で紹介するのは、主にユーザー管理や情報表示に関連する、比較的導入しやすいTISユーザー系プラグインです。
なお、自社に適したユーザー系プラグインの導入、利用にお悩みの方は以下のページからお気軽にお問い合わせください。
また、本記事の内容はプラグインの本来の目的や全ての使い方を網羅しているわけではない可能性があることを理解しておきましょう。実際にプラグインを導入する際は、提供元が公開している公式情報なども合わせて確認することをおすすめします。
あくまでこんなことが出来るんだ。というイメージをしてもらう目的で記事にしていることをご了承下さい。
TISのユーザー系プラグイン3選
ユーザー系プラグインの中から、kintoneの運用効率向上やユーザーごとの利便性向上に役立つ3つのプラグインをご紹介します。
- ユーザー・ソフティグループ属性取得プラグイン
- ログインユーザー連動各種設定プラグイン
- 各種ユーザー情報編集プラグイン
それぞれのプラグインが持つ機能や、実際のデモ画面を通して解説します。
ユーザー・組織・グループ属性取得プラグイン
ユーザー・組織・グループ属性取得プラグインは、kintoneのユーザー選択フィールドでユーザーを選ぶだけで、登録されているメールアドレスや携帯電話番号といった情報を自動で取得し、指定した別のフィールドに表示できます。
デモ画面では、ユーザー選択フィールドに担当者として「小川ハルク」を選択すると、自動で別のフィールドに「小川ハルク」に紐づくメールアドレスや携帯電話番号が表示される様子が確認できます。
なお、プラグインの設定は非常にシンプルです。
どのユーザー選択フィールドの情報を使うか、取得したい属性（メールアドレスや携帯電話など）を、どのフィールドに表示するかを設定するだけで利用を開始できます。
ユーザー選択フィールドの情報を参照して他のフィールドに情報を入力する機会が多い場合、このプラグインを使うことで手動での入力を減らし、入力ミスを防ぐことが期待できます。
ログインユーザー連動各種設定プラグイン
ログインユーザー連動各種設定プラグインは、kintoneにログインしているユーザーや、ユーザーが所属する組織、グループに応じて、kintoneアプリの表示や入力に関する設定を自動で変更できます。
このプラグインは、ユーザー単位、組織単位、グループ単位で細かく制御できるのが特徴です。
一覧画面の初期表示をユーザーごとに変えたり、特定のユーザーには特定のフィールドを必須入力にしたり、フィールドに初期値を自動で入力させたりする設定が可能です。
デモ画面では、ログインユーザーが小川の場合、アプリを開いた際の一覧画面が「小川の一覧」として設定されたものが初期表示されました。
また、レコードを新規作成する際、ログインユーザーが小川であれば、小川向けに設定された必須項目フィールドが自動で必須入力となります。
同様に、竹谷がログインした場合は別の初期値（テストc）が自動入力されるように設定できます。
標準機能で担当者フィールドの初期値を「ログインユーザー」に設定できますが、このプラグインを使えばより複雑な条件に基づいた自動入力や、必須入力、表示/非表示などの制御が可能です。
各種ユーザー情報編集プラグイン
各種ユーザー情報編集プラグインは、kintone内の全アプリに存在するユーザーフィールドや、各アプリのアクセス権設定に含まれるユーザー情報を一括で確認し、編集や削除できます。
kintoneのアプリ数が10個、20個と増えてくると、ユーザーの追加や変更、特に退職者が出た場合、ユーザーに関連する情報を各アプリから探し出して修正・削除するのは手間がかかります。
プラグインの設定画面で特定のユーザーを選択すると、ユーザーに関連付けられている情報（ユーザーフィールドやアクセス権など）がkintaba内の全アプリから集約され、一覧で表示されます。
また、一覧画面から、選択したユーザーに関する情報を一括で削除したり、別のユーザーに変更したりするアクションも実行できます。
個別のアプリを一つ一つ開いてユーザー情報やアクセス権を探し、修正・削除する作業と比較すると、効率的にユーザー関連のメンテナンス作業を行えるでしょう。
まとめ
この記事では、以下3種類のTISプラグインユーザー系編として紹介しました。
- ユーザー・組織・グループ属性取得プラグイン
- ログインユーザー連動各種設定プラグイン
- 各種ユーザー情報編集プラグイン
ユーザー・組織・グループ属性取得プラグインは、ユーザー選択フィールドでユーザーを選ぶだけで、登録されているメールアドレスや携帯電話などの情報を自動で取得し、他のフィールドに表示できます。
ログインユーザー連動各種設定プラグインは、ログインしているユーザーや所属組織、グループに応じて、一覧画面の初期表示や必須入力項目、フィールドの自動入力を設定できます。
各種ユーザー情報編集プラグインはkintone内の全アプリに存在するユーザーフィールドやアクセス権設定に含まれるユーザー情報を一括で確認・編集・削除が可能です。
kintoneの標準機能だけでは実現が難しい細やかな設定や作業効率の改善に、ぜひユーザー系プラグインの導入を検討してください。
なお、自社に適したユーザー系プラグインの導入、利用にお悩みの方は以下のページからお気軽にお問い合わせください。
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