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FAX+kintone連携プラグイン

メーカー

株式会社バーズ情報科学研究所

kintoneから直接FAXを送信する方法とは？プラグイン活用でFAX業務を効率化！

2025.07.07

本記事では、kintoneから直接FAXを送信できるプラグイン連携の仕組みをご紹介します。

発注先情報や送信内容をkintone内で一元管理し、ボタン一つでFAX送信が可能に。手入力や印刷、FAX機での作業が不要になり、入力ミスの防止や業務効率化、ペーパーレス化を実現します。FAX業務をスマートに完結させる方法を詳しく解説します。

なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。

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また、本記事の内容はプラグインの本来の目的や全ての使い方を網羅しているわけではない可能性があることを理解しておきましょう。実際にプラグインを導入する際は、提供元が公開している公式情報なども合わせて確認することをおすすめします。
あくまでこんなことが出来るんだ。というイメージをしてもらう目的で記事にしていることをご了承下さい。

なぜ今、kintoneからFAX送信が必要とされるのか？
kintoneからFAX送信を実現する仕組み
kintoneとFAXの連携で可能になること
kintoneでFAX業務を完結させる3つのメリット
kintoneとFAX連携の導入における注意点と費用
まとめ

なぜ今、kintoneからFAX送信が必要とされるのか？

日々の業務において、FAXでのやり取りがどうしても必要な場面がある、と感じている企業は多いのではないでしょうか。特に、材料の発注業務などで、取引先がFAXでの受信しか対応していない場合、依然としてFAXは重要なツールです。

そのような状況で、お客様から寄せられた具体的な要望の中に、kintoneで管理している情報を活用してFAX送信を効率化できないか、という声がありました。お客様の要望は、kintoneに蓄積された発注先の情報や発注内容を、FAX送信の際に手入力する手間を削減したい、という点に集約されていました。

FAX作業は、発注書を別のツール（Wordなど）で作成し、印刷して、FAX機の前に立って送信操作を行う、という複数のステップが必要になります。

この一連の作業は多くの工数を要し、入力ミスや送信ミスが発生する可能性も否定できません。

kintoneからFAX送信を実現する仕組み

お客様のこのような課題を解決するため、kintoneから直接FAX送信ができる仕組みを構築しました。この仕組みは、kintoneと「FAX+kintone」という連携サービスを活用することで実現します。

具体的には、kintone内に「FAX連携アプリ」と呼ばれる専用のアプリを作成します。このアプリに必要な情報を入力し、プラグインの機能を利用することで、kintone上から直接FAXを送信可能です。

kintoneとFAXの連携で可能になること

この仕組みを利用することで、FAX送信に必要な様々な情報をkintone上で一元管理し、活用できます。

ここでは、kintoneでFAXを活用するための以下3つについて解説します。

送信情報の入力と自動連携
送信ボタンを押す操作
必須となるファイル添付の注意点

それぞれ説明していきます。

送信情報の入力と自動連携

FAX連携アプリでは、以下の項目を入力します。

送信先
送信先のFAX番号
件名
本文

上記の項目に情報を入力することで、FAXの送付状や本文として送信されます。

kintone上で既に案件管理アプリや発注アプリなどを作成して運用している場合、登録されている発注先の情報や発注内容を、このFAX連携アプリに自動で連携可能です。

別のアプリを見ながら手入力する必要がなくなるため、情報転記の手間やミスを大きく減らせます。なお、多少の手動での加筆や調整が必要な場合もありますが、大部分の情報を自動で取得できます。

送信ボタンを押す操作

必要な情報を入力または自動連携で取得した後、FAX連携アプリ内に配置された「FAX送信」ボタンをクリックするだけで、指定したFAX番号へFAXが送信されます。

必須となるファイル添付の注意点

この仕組みを利用する上で、一点注意が必要です。

プラグインの仕様上、送信する際に「対象ファイル」としてファイルを添付することが必須です。

多くの場合、送付状として使用することを想定しているようです。定型的な送付状を毎回添付する手間は発生しますが、手動でのFAX送信作業と比較すれば、全体的な手間は大幅に削減できるでしょう。

kintoneでFAX業務を完結させる3つのメリット

kintoneから直接FAXを送信する仕組みを導入することで、以下のメリットが得られます。

kintone内の情報活用による入力作業の削減
kintone内での送信状況一元管理
ペーパーレス化の推進

上記のように、手作業でのFAX送信と比較して、大幅な業務効率化と管理体制の強化を実現できるでしょう。

kintone内の情報活用による入力作業の削減

kintone内に案件管理アプリや発注アプリなどを作成し、取引先情報や発注内容を登録している場合、情報をFAX連携アプリに自動で連携可能です。

そのため、FAX送信のために同じ情報を何度も入力し直す手間がなくなります。ボタン一つでFAX連携アプリを開き、情報が自動入力された状態でスムーズに送信準備を進められます。

ただし、多少の微調整は必要になる場合もあります。

kintone内での送信状況一元管理

FAXの送信状況をkintone内で管理できるようになります。

誰がいつ、どの取引先にどのような内容のFAXを送信したかといった記録がkintoneに残ります。

これにより、FAX送信業務の見える化が進み、管理が容易になるでしょう。

ペーパーレス化の推進

手書きやWordで作成した書類を印刷し、FAX機で送信する従来の方法と比較して、紙媒体を介さずにkintone上ですべての作業が完結するため、ペーパーレス化に繋がります。

そのため、材料発注のように定期的にFAX送信が発生する業務において、特に大きな効率化効果をもたらすでしょう。

Wordで書類を作成し、印刷し、FAX機の前で送信するという一連の手作業が不要になるため、業務の手間を省けます。

kintoneとFAX連携の導入における注意点と費用

kintoneからFAX送信を実現するこの仕組みを導入・運用するためには、下表のようにツール契約とそれに伴う費用が発生します。

必要なツール	費用
kintoneライセンス	ご契約中のkintoneライセンス費用が発生する
FAX連携用プラグイン	プラグインによって費用は異なりますが、例えば月額1万円程度のプラグインが存在する
オンラインFAXサービス	多くは送信件数に応じた従量課金制を採用している。送信量が少ない場合は、フリープランが利用できるサービスもある。

これらの費用は発生しますが、これまでのFAX業務にかかっていた時間や手間、紙やインクなどのコスト、そして情報管理の煩雑さを考慮すると、十分な費用対効果が期待できるでしょう。

特に、FAX送信が業務から切り離せない会社様にとっては、非常に大きな効率化に繋がります。