kintoneと電子契約サービス「クラウドサイン」を連携させることで、契約の締結から管理までを一元化し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
本記事では、連携によって実現できる具体的な機能やメリットを、弊社の提供するサービスと活用事例を交えてわかりやすく解説します。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
また、本記事の内容はプラグインの本来の目的や全ての使い方を網羅しているわけではない可能性があることを理解しておきましょう。実際にプラグインを導入する際は、提供元が公開している公式情報なども合わせて確認することをおすすめします。
あくまでこんなことが出来るんだ。というイメージをしてもらう目的で記事にしていることをご了承下さい。
kintoneとクラウドサイン連携で何が実現できるのか
kintoneとクラウドサインを連携することで、主に2つの目的を達成できます。
- 契約締結プロセスの効率化
- 契約書情報の一元管理
それぞれ解説します。
契約締結プロセスの効率化
kintoneで契約情報の元データを入力し、ボタンをクリックするだけでクラウドサインと連携し、契約締結プロセスを開始できます。
これにより、契約書作成や送信の手間を削減できます。また、クラウドサイン上での契約ステータス（例：先方確認中、締結済）もkintoneに同期されるため、kintoneを見るだけで現在の状況を把握できます。
契約書情報の一元管理
クラウドサイン上で締結・格納された契約書情報をkintoneに同期できます。
これにより、電子契約書だけでなく、紙で締結した契約書をPDF化してクラウドサインにアップロードしたものも、クラウドサイン ファイリング機能を使ってkintoneに取り込むことで一元管理できます。
kintoneとクラウドサインを連携するためのサービス
ここでは、kintoneとクラウドサインを連携するためのサービスとして以下の2つを紹介します。
- クラウドサイン MAKE for kintone
- クラウドサイン FILING for kintone
それぞれ以下で解説します。
クラウドサイン MAKE for kintone
クラウドサインMAKEは、kintoneから直接クラウドサインへ電子契約の送信を可能にするサービスです。kintoneのアプリ上で契約に関する必要情報を入力し、指定のボタンを押すことでクラウドサイン連携が実行されます。
主に以下の用途で使います。
- kintoneからの契約情報入力・送信
- クラウドサインとのステータス同期
- タイムスタンプ付きPDFの添付
それぞれ解説します。
kintoneからの契約情報入力・送信
kintoneアプリ上に設けられた入力項目に、契約相手の情報や契約内容の元となる情報を入力します。
電子契約の承認者についても、メールアドレスなどをテーブル形式で入力し設定できます。 また、複数の承認者がいる場合や承認順序を指定する場合にも対応可能です。
入力した情報をもとに帳票（例：発注書）を出力し、内容を確認後、送信ボタンを押すことでクラウドサインへの送信が完了します。なお 帳票には印影も反映できます。
クラウドサインとのステータス同期
kintoneからクラウドサインへ電子契約を送信した後、クラウドサイン上での契約ステータスがkintoneアプリに自動で同期されます。
例えば、送信直後は「先方確認中」と表示され、相手方での承認が完了すると「締結済」に変わるといった具合です。 kintoneを開くだけで、個別の契約の状況をすぐに把握できます。
タイムスタンプ付きPDFの添付
クラウドサインで電子契約を締結すると、タイムスタンプが付与されたPDFファイルが生成されます。
クラウドサイン連携サービス/プラグイン（メイク）を利用すると、このタイムスタンプが付与されたPDFファイルを、契約情報と共にkintoneの該当レコードに自動で添付できます。
これにより、kintone上で契約情報と正式な契約書PDFファイルを一元的に管理可能です。
クラウドサイン FILING for kintone
クラウドサイン ファイリングは、クラウドサインに格納されている契約書情報をkintoneに取り込むための機能です。この機能を使うことで、主に以下の2点に役立ちます。
- クラウドサイン上の契約書情報取り込み
- 紙契約書のスキャン取り込みによる一元管理
それぞれ解説します。
クラウドサイン上の契約書情報取り込み
クラウドサインに取り込まれた電子契約の情報を、kintone上の契約書管理アプリなどに同期して取り込めます。
クラウドサインに取り込みボタンを押すだけで、クラウドサインから情報をもってきて、kintoneアプリに契約書情報として表示可能です。
紙契約書のスキャン取り込みによる一元管理
FILINGは、電子契約だけでなく、紙で締結した契約書も一元管理したいというニーズに応えられます。
紙の契約書をスキャンしてPDF化し、それをクラウドサインにアップロードします。その後、クラウドサイン ファイリング機能を使ってkintoneに取り込むことで、紙で締結した契約書も電子契約書と同様にkintone上で管理可能です。
実際のkintone連携デモ事例
YouTube動画では、実際のkintoneとクラウドサインの連携デモを紹介しています。 弊社が開発したkintoneアプリと連携サービスを利用した具体的な操作イメージをご確認いただけます。
kintoneとクラウドサインを連携するメリット
kintoneとクラウドサインを連携することで、主に以下2つのメリットがあります。
- kintoneで契約業務を完結
- 契約書確認の簡易化（誰でもkintoneで確認可能に）
- 紙契約書も含めた管理性の向上
特に、契約業務に関わる様々な部門や担当者にとって利便性が向上します。
kintoneで契約業務を完結
電子契約の送信からステータス確認、そして契約書情報の管理まで、一連の契約業務をkintone上で行えるようになります。
これまで複数のシステムやツールを使い分けていた業務が、kintone一つに集約されるため、業務プロセスがシンプルになり、担当者の負担を軽減できます。
契約書確認の簡易化（誰でもkintoneで確認可能に）
クラウドサインで締結した契約書情報がkintoneに同期されるため、クラウドサインのアカウントを持たない担当者や、システム操作に不慣れな担当者でも、kintoneの画面から契約書の情報やファイルを簡単に確認できます。
特に、営業部など、日常的に契約書の内容を確認したい部署にとって非常に有益です。
紙契約書も含めた管理性の向上
クラウドサイン ファイリング機能を活用すれば、電子契約だけでなく、紙で締結した古い契約書もkintoneに取り込んで一元管理できます。 これにより、契約書の検索や内容確認がkintone上で容易に行えるようになり、必要な契約書をすぐに探し出せるようになります。
kintoneとクラウドサインの連携は、電子契約の導入効果を最大化し、企業の契約業務全体を効率化するための強力な手段です。
そのため、物理的な保管場所の管理負担も軽減できる可能性があります。
まとめ
今回は、kintoneと電子契約サービス「クラウドサイン」を連携させ、契約業務を効率化・一元管理する方法について解説しました。
Makeを使えば、kintoneから直接電子契約を送信し、ステータスをkintoneで確認できます。また、FILINGを使えば、クラウドサインに格納された契約書情報をkintoneに取り込み、紙・電子問わず契約書の一元管理を実現できます。
これらの連携により、契約業務にかかる様々な手間や時間を削減し、契約書情報を探しやすく、管理しやすい形に整えられるでしょう。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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