プラグイン
kintoneでサブスク管理を自動化？会社の無駄な支出を把握・削減するアプリとは
システムやサービスは、かつてのような買い切り形式から月額や年額で費用が発生するサブスクリプション形式での契約が増加しています。
それに伴い、会社が一体何にいくら支払っているのかを正確に把握することが難しくなっている側面があります。
契約しているものの、実際には全く利用していないサブスク契約が存在し、それが無駄なコストになっているケースも考えられます。
このような経営上の無駄をなくすためには、サブスクリプション契約の費用と内容を適切に管理する必要があります。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
また、本記事の内容はプラグインの本来の目的や全ての使い方を網羅しているわけではない可能性があることを理解しておきましょう。
実際にプラグインを導入する際は、提供元が公開している公式情報なども合わせて確認することをおすすめします。
あくまでこんなことが出来るんだ。というイメージをしてもらう目的で記事にしていることをご了承下さい。
kintoneサブスク管理アプリの主な機能と工夫
kintoneを活用した「サブスク管理アプリ」は、個人が自身のサブスク契約を管理するのと同じように、会社全体のサブスクリプション契約を分かりやすく管理するための、いわば法人版サブスク管理ツールです。
サブスク管理アプリには、会社のサブスク契約を効率的に管理し、無駄を削減するための様々な機能と工夫が組み込まれています。
カテゴリ分けによる支出の見える化
アプリでは、契約しているサブスクリプションをカテゴリ分けできるようになっています。
例えば、kintoneライセンスであれば「kintoneを使うもの」のような分類を行います。
このようにカテゴリで分けておくことで、後から「どのような種類のサービスに、合計でいくら支払っているのか」を集計して確認することが容易になります。
月額と年額の費用を自動計算
サブスクリプションの契約形態は、月額や年額、初期費用がかかるものなど様々です。異なる契約形態の費用を比較検討する場合、手計算では手間がかかります。
このアプリでは、月単価を入力すれば年単価を自動で計算し、年単価を入力すれば月単価を自動で計算する機能を搭載しています。
これにより、契約形態が混在していても費用を月額ベースや年額ベースに換算して比較することが容易になります。
この自動計算機能は、「計算式プラグイン」と「ATTAZoo+」というプラグインを使用して実現しています。
費用発生タイミングに応じた入力制御
費用の入力に関しては、費用発生タイミングを選択することで、入力できるフィールドが自動的に切り替わるように制御しています。
例えば、年額契約を選択した場合は、年額単価のフィールドのみが入力可能になるなど、入力ミスを防ぐ工夫をしています。これも「ATTAZoo+」プラグインを活用した機能です。
ライセンス情報の記録
多くのサブスクリプションサービスには、管理画面のURLやログインID、パスワードなどが紐づいています。
これらの情報もまとめてアプリ内で管理できます。必要な場合には、シリアルナンバーなどの情報も記録しておくことができます。
契約情報の管理
契約そのものに関する情報も記録します。
具体的には、契約が月単位なのか年間なのか、いつ購入したのか、更新日はいつなのか、解約日はいつなのか、といった情報を入力するフィールドを用意しています。
これらの情報を記録しておくことで、契約更新の時期を把握したり、不要な契約を解約するタイミングを管理したりできます。
サブスク管理アプリで可能になること
kintoneサブスク管理アプリを活用することで、会社のサブスクリプション契約に関して、いくつかの重要な情報を把握し、行動に繋げることができます。
契約全体の費用把握
アプリに登録されたサブスクリプション契約全体で、年間にいくら費用が発生しているのかを合計で集計し、一覧画面に表示させることができます。
例えば、合計金額が14万4000円と表示されれば、年間のサブスク支出総額が14万4000円であることが一目で分かります。この集計機能は、「ATTAZoo+」のアプリ内集計プラグインを利用しています。
特定の契約詳細の確認
導入している「krewSheet」プラグインを使うことで、一覧画面の見せ方を工夫できます。
例えば、特定の支払い先に絞り込んで表示させると、その会社への支払いに関するサブスク契約の一覧がまとめて表示されます。
これにより、特定の取引先との契約内容や費用をまとめて確認したい場合に便利です。
無駄な支出の発見と削減
サブスクリプション契約を一覧で管理し、費用や利用状況を把握することで、「契約しているけれど全然使っていない」といった無駄な支出を発見できます。
無駄な契約を特定できれば、解約などの対応を取り、コストカットに繋げることが可能になります。
活用事例
法人版のサブスク管理ツールとして、多くの企業が直面するサブスク支出の把握と管理の課題を解決するために開発しました。
まとめ
現代のビジネスにおいて増加するサブスクリプション契約は、適切に管理しないと無駄なコストに繋がりかねません。
kintoneで構築したサブスク管理アプリは、会社のサブスク支出とライセンス情報を一元的に管理することを可能にします。
カテゴリ分け、月額・年額費用の自動計算、ライセンス情報の記録、契約期間の管理といった機能により、契約内容の把握を容易にします。
さらに、全体費用の集計表示や特定の契約詳細の絞り込み機能により、コストの見える化と無駄な支出の発見をサポートします。
これらの機能により、会社のサブスクリプション契約を効率的に管理し、コスト削減に貢献できます。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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