kintoneでサブスク・スポット混在請求を効率化！合算請求システム構築の全貌

2025.07.04

kintoneを活用した契約管理と請求管理アプリの連携により、サブスクリプション契約とスポット契約が混在する複雑な請求業務を効率的に行うシステム構築が可能です。

特に、月間の請求書発行枚数が3桁を超えるような場合でも、請求書データの作成から発行、メール送信までの一連のプロセスを短時間で完了できます。

なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。

また、本記事の内容はプラグインの本来の目的や全ての使い方を網羅しているわけではない可能性があることを理解しておきましょう。
実際にプラグインを導入する際は、提供元が公開している公式情報なども合わせて確認することをおすすめします。
あくまでこんなことが出来るんだ。というイメージをしてもらう目的で記事にしていることをご了承下さい。

請求業務の複雑さ
kintoneによる請求管理システム全体の設計
- kintone請求管理システムアプリ構成
- 顧客マスタアプリ
契約管理アプリの仕組み
発行漏れを防ぐための仕組み
- 請求書発行から顧客への送付
- マネーフォワード請求書との連携
kintoneで請求管理システムを構築するメリット
まとめ

請求業務の複雑さ

請求書の発行管理は非常に煩雑な業務です。特に、kintoneやプラグインの請求は手作業で行っており、これらが一括払い、月払い、年払いと混在している場合、さらに複雑さが増します。

このような背景から、請求管理業務を楽にするだけでなく、顧客単位でどのサービスを契約していて、更新日がいつなのかまで網羅的に管理できる仕組みが求められます。kintoneの活用は、これらの課題を解決する手助けになります。

kintoneによる請求管理システム全体の設計

kintoneによる請求管理システムは、主に複数のアプリを連携させて動作します。全体のアプリ設計は以下のようになります。

kintone請求管理システムアプリ構成

アプリ名	主な役割
案件管理アプリ	受注した案件情報を登録する
契約管理アプリ	案件に対する顧客別、商品別（サービス別）の契約情報をレコードとして管理する
請求管理アプリ	契約管理アプリの情報に基づき、顧客単位の請求レコードを作成・管理する

顧客マスタアプリ

この設計において、案件管理アプリで受注した情報が登録され、その案件に対してどのような契約が発生したかを契約管理アプリで詳細に管理します。

そして、契約管理アプリに登録された条件に基づいて、請求管理アプリが自動的に作成される仕組みになっています。

契約管理アプリの仕組み

契約管理アプリは、請求管理システムの基盤となるアプリです。ここでは、顧客別、商品別で1レコードとして契約情報を管理します。

例えば、ある会社との契約において、初期構築費用、kintoneライセンス費用、KrewData費用、ATTAZoo+プラグイン費用という4つの契約がある場合、契約管理アプリではこれらの各項目がそれぞれ独立したレコードとして登録されます。

契約情報の登録と管理方法

契約管理アプリの各レコードには、契約開始日や請求方法といった情報が設定されます。特に、請求方法は請求管理アプリで請求レコードが作成されるトリガーとなります。

例えば、請求方法が「月額」で、かつステータスが「月契約請求書発行待ち」となっている状態であれば、請求管理アプリに請求レコードが自動で作成されるように設定しています。

契約形態別の処理

様々な契約形態に対応するため、契約管理アプリでは以下のように情報を管理し、請求管理アプリへの連携条件を設定します。

月額契約

毎月請求書アプリに請求レコードが作成されます。例えば、kintoneライセンス費用やクルーデータ費用のように、解約されない限り毎月請求が発生する契約です。

契約開始日から毎月自動で請求レコードが生成されます。

一括契約（スポット）

1回だけ請求が発生する契約です。例えば、初期構築費用などが該当します。契約開始日を含む月の月末に請求書アプリに請求レコードが作成される設定にしています。

プロセス管理で「スポット請求待ち」といったステータスを用意し、発行後は「完了」に変更します。

年額契約

年に1回だけ請求が発生する契約です。例えば、アットゾーンの年額契約などが該当します。契約管理アプリに設定された年額請求日に日付が入ったタイミングで、請求書アプリに請求レコードが作成される設定にしています。

発行後は更新日を1年先に更新します。更新日の2ヶ月前になると担当者に通知が来るように設定し、顧客へ更新意思を確認する運用を行っています。

解約処理

月額契約の場合、請求方法を「解約」に変更し、解約日を設定することで、その月までの請求書生成で自動生成が終了します。

これらの契約情報は、TISの項目選択連動各種設定プラグインを利用して、入力項目を選択式に連動させて管理しています。

請求管理アプリと合算請求の仕組み

契約管理アプリで登録・管理されている情報に基づき、クルーデータというツールを利用して毎月末に請求管理アプリへ請求レコードを自動で生成します。

この際、契約管理アプリの複数のレコードが、顧客単位で1つの請求レコードに合算されます。

合算された請求明細の確認

請求管理アプリで生成されたレコードは、顧客単位での請求書となります。契約管理デモを例に挙げると、4月末の請求書として1つのレコードが作成され、その中に初期構築費用、kintoneライセンス費用、クルーデータという3つの明細が合算されて表示されます。

明細項目	契約形態	備考
初期構築費用	一括（スポット）	4月25日契約開始のため、4月末の請求に含まれる
kintoneライセンス費用	月額	毎月契約のため、4月の請求に含まれる。解約されていない場合に継続して請求が発生します。
KrewData費用	月額	9月契約開始で月額契約のため、4月の請求に含まれる。請求発行待ちのステータスであれば継続して生成されます。
ATTAZoo+費用	年額	年額請求日に日付が入っていないため、4月の請求には含まれません。