kintoneの連携サービス「ドキュトーン」とは？強みや価格、導入事例まで徹底解説【連携サービス】

2024.12.07

「文書管理が煩雑で時間がかかる」「社内外でのファイル共有がスムーズにできない」「文書のバージョン管理が難しい」といった悩みを抱えていませんか？kintoneの連携サービス「ドキュトーン」は、文書の一元管理やファイル共有、バージョン管理を効率化し、業務全体をスムーズに進めるための強力なツールです。本記事では、連携サービスの強みや料金、具体的な機能、導入事例まで詳しく解説します。文書管理を効率化したい方に必見の内容です。

kintoneの連携サービス「ドキュトーン」とは
ドキュトーンが解決できる悩み
ドキュトーンの提供メーカー紹介
ドキュトーンの料金
ドキュトーンの機能概要
- 各機能の具体的な活用方法
ドキュトーン活用事例概要
まとめ

kintoneの連携サービス「ドキュトーン」とは

「ドキュトーン」は、kintone上で文書管理を効率化するために設計された連携サービスです。kintone内で作成される文書やファイルを一元管理し、簡単にアクセス・共有できる機能を提供します。これにより、社内外での情報共有がスムーズになり、業務効率が大幅に向上します。また、文書のバージョン管理やアクセス権限の設定も可能で、セキュリティ面でも安心して利用できます。

ドキュトーンが解決できる悩み

文書管理が煩雑で時間がかかる
複数のシステムやフォルダで文書を管理していると、必要なファイルを探すのに時間がかかります。
社内外でのファイル共有がスムーズにできない
メールでファイルを送ると容量制限があったり、最新バージョンを共有できないことがあります。
文書のバージョン管理が難しい
同じ文書の異なるバージョンが複数存在すると、どれが最新か分からなくなり混乱することがあります。

「ドキュトーン」を導入することで、これらの問題を解決し、文書管理全体の効率化を実現します。

ドキュトーンの提供メーカー紹介

株式会社オプロ

「ドキュトーン」は株式会社オプロによって開発・提供されています。同社はkintone向けに特化したソリューションを数多く提供しており、その技術力とサポート体制で多くの企業から信頼されています。特に文書管理や業務効率化に関するノウハウが豊富で、多様なニーズに応える製品ラインアップを持っています。

詳細については、株式会社オプロ公式サイトをご覧ください。

ドキュトーンの料金

プラン名	月額利用料（税込）	初期費用
ドキュトーン	1,180円/ID（最低5IDから購入可）	0円

年間でご契約いただきます。
必要なユーザー数でご契約ください。（kintoneのご契約ユーザー数に合わせる必要はありません）

ドキュトーンの機能概要

「ドキュトーン」には以下の主要な機能があります。

文書一元管理
kintone内で作成された文書やファイルを一元的に管理し、簡単にアクセス・検索できます。
ファイル共有機能
社内外問わず、安全かつ迅速にファイル共有が可能です。メール添付による容量制限やバージョン混乱を防ぎます。
バージョン管理機能
文書ごとにバージョン履歴を保存し、いつでも過去バージョンに戻すことができます。
アクセス権限設定
文書ごとにアクセス権限を設定できるため、セキュリティ面でも安心です。
リアルタイム編集機能
複数ユーザーによる同時編集が可能で、リアルタイムで変更内容が反映されます。

各機能の具体的な活用方法

文書一元管理
複数部門で使用する契約書やマニュアルなど重要な文書を一元的に管理し、誰でも必要な時に簡単にアクセスできるようになります。これにより、情報探しに費やす時間が大幅に削減されます。
ファイル共有機能
社内外問わず、大容量ファイルも簡単に共有できます。特定プロジェクトメンバーだけへのアクセス制限も可能なので、安全性も確保されます。
バージョン管理機能
文書更新時には自動的にバージョン履歴が保存されるため、「どれが最新か分からない」という問題を解消します。過去バージョンへのロールバックもワンクリックで行えます。
アクセス権限設定
機密性の高い文書は特定ユーザーのみ閲覧可能とするなど、柔軟なアクセス権限設定が可能です。これによって情報漏洩リスクも低減します。
リアルタイム編集機能
チームメンバー全員で同時編集が可能なので、大規模プロジェクトでも迅速な意思決定と情報共有が行えます。会議中にもリアルタイムで議事録作成などが進められます。

ドキュトーン活用事例概要

実際に「ドキュトーン」を導入した企業では、多岐にわたる分野でその効果が発揮されています。以下は具体的な導入事例です。

事例1: 製造業向けプロジェクト管理システムとして活用
製造業では、「ドキュトーン」を使って製品開発プロジェクト内の設計図や仕様書など重要な資料を一元管理しています。これまでは各部署ごとにファイルを分散して保管していたため情報共有が困難でしたが、この連携サービス導入後は全ての資料が一箇所で管理され、プロジェクト進行速度も向上しました。
事例2: 不動産会社向け契約書管理システムとして活用
不動産会社では、「ドキュトーン」を活用して契約書類や顧客情報など重要なデータを安全かつ効率的に管理しています。特定顧客ごとの契約内容や更新履歴も簡単に追跡できるため、営業担当者は常に最新情報を基に顧客対応できています。また、リアルタイム編集機能によって複数人で同時進行できる点も高く評価されています。

まとめ

「ドキュトーン」は、多様なビジネスニーズに応えるため設計された強力な文書管理ツールとして、多くの企業で導入されています。特にバージョン管理やアクセス権限設定、一括検索など、多くの企業が抱える課題を解決するための豊富な機能が揃っています。また、その柔軟性から、中小企業から大企業まで幅広いビジネスニーズにも対応可能です。このツールによって業務効率化だけでなく、新たなビジネスチャンスも広げられるでしょう。

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