kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
今日は久しぶりに企業さまへ訪問しました。
サポートではなく、kintone提案の同行です。
kintoneは使い方をイメージできていると「すごくいい」のですが、
イメージができないと「良さがわからない」ということになります。
今回の同行で、イメージできるとできないの違いを感じたので
その辺りを書いていきます。
kintoneの使い方をイメージできる人
①「Excelで多くのリストを管理している人」
kintoneだと2重入力、3重入力の必要がない
ということが理解できた時点で使い方のイメージが広がります。
Excelは便利ですが、リスト管理はどうしても別フォルダになるため、
管理する人は大変です。
１つの事柄のみを管理するならともかく、
ほとんどの業務は「顧客リスト」などのマスタとなるリストがあって、
顧客に対する「アプローチ管理」など、マスタリストを元に別の業務を行います。
その時点で別ファイルになります。
・期ごとのフォルダ
・事柄（イベント参加・チラシ配布など）別のフォルダ
・業務（営業・人事・総務など）別のフォルダ
内容は共通していても、見る人や部署によって別にフォルダを作成します。
さらに、どこか一か所のマスタが変更になると、他のファイル情報も変更しないといけません。
変更し忘れると、どれを信用して良いデータかわからなくなります。
これがリストをExcel管理する大きなデメリットです。
そのデメリットがなくなるだけで、Exceでリスト管理をしている人はkintoneをイメージできます。
②「社内でしか入力作業を行えない人」
ネットがつながる環境とデバイスがあればどこからでも入力できる。
ということが理解できた時点で、kintone便利と感じてくれます。
私自身も営業をしていたので、よくわかるのですが、
外でお客様から聞いた情報をデータで残すためには
社内に戻って業務システムに入力しないといけない。
そのために残業となることが多くあります。
1件終わるたびに5分使ってスマホからでも情報をメモることができれば
それだけで効率と顧客対応が良くなります。
③「ITリテラシーが高い人」
一応かいておきました（笑）
kintoneの使い方がイメージできない人
①「現在の業務を紙で行っている人」
日常的にパソコンを触る必要のない職種の方は
デモ画面を見せて「こんな感じ」という話では理解できません。
実際に自分が見て触る手順を覚える段階まで作り込んでからでないと
「顧客マスタにデータが紐づくんです」と言っても
「紐づく」の意味がいまいちわからないという人が多いです。
紙と同じようにkintoneを使うというのも少し違います。
データの集約として、kintoneはとても優れていますが
作業としては「紙に書く作業」が一番簡単です。
社内の全体効率化だけを考えるとkintoneが進まないことになってしまいます。
②「現状、必要な情報を部下がExcel表などが提出されている人」
部下がExcel表を提出してくる時点で、自分でパソコンを触るのが
あまり好きではないことが多いです。
そして、そのExcel表を作成する苦労を「過去自分のやった」くらいで
その労力を必要枠をして考えている人も意外と多いです。
このようなタイプの人は初めてkintoneの一覧画面をみたときに、
必要な情報が並んでいたとしても、
「Excelの方が見やすい」と言われます。
kintoneの利便性よりも、インターフェースが重要なんですね。
そのような方には、慣れてもらうしかないと思っています。
kintoneを社内で使いこなすために
結局のところ、全員が同じなわけがありません。
行っている業務や、立場によって良し悪しが出てきます。
ただkintoneは会社のプラットフォームにしていくことが
一番メリットのある使い方なので、
「使える人だけが使えばいいじゃん」
となってしまうのはとてももったいないです。
kintoneは「スモールスタートができる」のも良さのひとつです。
無理やり全員に理解してもらうのではなく、
わかる人から少しずつ広げていって、
イメージしにくいタイプの方々には、
操作だけを教えれば良いような状態まで持っていてから参加してもらう、
などの手順を踏んでいくのが良いと思います。
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