kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
ここ数日、ドキュトーン講座ばかり行っていた感じがします。
ペパコミのお客様でドキュトーンを入れるとき、
最初は私が設定しますが、出力する帳票を増やすときは
社内の方で作業ができるようになってもらいたいと思っているため、
担当の方に少しずつお伝えするようにしています。
ドキュトーンがいまいちわからない人に、
どんな感じでお伝えしているのかをここで書いていきます。
設定は大きくわけて2種類ある
設定は大きく２種類です。
①新規作成
②修正
この２つを同時に伝えてしまうと混乱するので、
私は最初は②修正の仕方、からお伝えしています。
ドキュトーンは株式会社オプロの沢山のソリューションのひとつで、
その中の「OPROARTS」という紙業務をデジタル化するためのソフトの一部を
kintoneプラグインとして切り出したものになっています。
そのため、帳票の設定はkintoneに「ドキュトーンアプリ」を入れて
そのアプリから「スタート」ボタンを押すと「OPROARTS」が起動して
「OPROARTS」で帳票登録をする形となります。
つまり修正をするには・・・
「kintone内ドキュトーンアプリ」でスタート
↓
「OPROARTS 」で登録されている修正したいファイルを選択
↓
「Excel・Word・PowerPoint」をダウンロードして修正
↓
「OPROARTS」へアップロード
↓
「kintone内ドキュトーンアプリ」に同期
↓
「帳票出力をするアプリ」へ反映
という流れで修正を行います。
まず、この流れを理解するところがポイントです。
Excel・Word・PowerPointの設定の仕方
最初だけ行う設定で、officeアドインというofficeアプリケーションを拡張する機能で
OPROドキュメントデザイナーをセットします。
難しいことはなく、出てくる表示の「許可する」をクリックするだけです。
Excel・Word・PowerPointを開いて右側にでてくる
「OPROドキュメントデザイナー」を使って
kintoneの帳票を出力したいフィールドをマッピングするための設定を行います。
例えばExcelで、A1のセルに「顧客名を表示したい」と思ったら
「OPROドキュメントデザイナー」で「顧客名」というタグを作成し、
A1に作成した「顧客名タグ」を配置しておきます。
このときにタグの名称をkintoneアプリで使用したいフィールドの
「フィールド名」でタグを作成しておくと、マッピングが楽になります。
この作業は出力設定をする「Excel・Word・PowerPoint」で行う作業なので
なんとなく馴染みもあり、難しいことは何もありません。
それぞれのファイルの中に「ここにkintoneで入力したデータを埋め込みたい」
というタグを配置をするだけです。
OPROARTSへアップロード
配置を完了したファイルをOPROARTSへアップロードします。
OPROARTSを開いて、アップロードボタンから
先ほど作成したファイルを選ぶだけなので、ここも簡単です。
ただ、新規作成の場合はアップロードしたファイルを
「配備」といって、kintoneと同期できるように登録する必要があるため
これを忘れると「あれ？」ということになるので注意が必要です。
修正は過去にアップロードして登録してあるファイルを選んで
一度「編集」でダウンロードし、修正してまたアップロードするだけです。
OPROARTSへアップロードして登録・配備してあるものしか
kintoneのアプリに同期ができません。
kintoneドキュトーンアプリに同期
kintoneに入れた「ドキュトーン」というアプリの中で
マッピング作業を行います。
「Excel・Word・PowerPoint」に配置したタグと
帳票出力したいアプリのフィールドを紐づける作業ですね。
ここで、配置したタグの名称と、kintone内のフィールドコードが同じだと
「自動マッピング」というボタンをクリックするだけで
勝手に全部マッピングしてくれるので、簡単です。
名称が違う場合は、プルダウンから手動で設定します。
ドキュトーンアプリで行う設定はもうひとつあります。
アプリに作った「帳票出力ボタン」をクリックしたときに、どうしますか？
という設定で３つ選べます。
①帳票をダウンロードする
②添付ファイルフィールドに添付させる
③メール送信
この中で③メール送信はとても便利そうなのですが、
ここで起動するメールソフトに制限があったと記憶しています。
（弊社では使えないのでこれ以上の検証をしていない）
あと、出力時のファイル名の設定ができないため、
とりあえず添付されていればよい、という場合は「②添付する」を選べばよいのですが
私はファイル名を変えておかないとあとで面倒だし、共有しづらくなるので、
一度ダウンロードをして、ファイル名を変えてから添付保管という流れで行っています。
アプリから帳票出力
ここまでできると、あとは帳票出力をするアプリに
出力するためのボタンを設置して終了です。
出力するためのボタンは「ドキュトーンプラグイン」を入れて
設定→プラグインから設定を行います。
ボタン名を変えておくと使いやすくなります。
こんな感じでドキュトーンを使用するのですが
何度か繰り返すことで覚えるため、最初はチョット迷います。
すべては「慣れ」です。
慣れてしまえば難しいことは全くなく、とてもコスパが良いので
帳票出力をしたいと思っている会社さんは
ぜひ一度お試しをしてみることをオススメします！
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