kintoneで失敗するパターン3段階【日記】

kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です

 

kintoneはノーコードのシステムで、自分たちで簡単に作れることが

大きなメリットとして導入する会社さんが多いです。

 

逆に「テンプレート化」を試みて、業界特化で作成もできます。

 

そんな柔軟性があるkintoneですが、大事なのは使う側が

どこまで何をやりたいか、しっかりと自覚することです。

 

自覚しなかったときに起こる失敗を先に知っておきましょう。

【初級編】目的は何だったっけ？

金銭的ダメージが一番少ない初級編です。

 

導入しよう！と思ったときは、

「社内の案件を一元化して共有管理したい」

「顧客の過去取引履歴が簡単に確認できるようにしたい」

「現場が帰社せずにすむように、どこからでも入力できるようにしたい」

など、キッカケとなる事柄があったはずです。

 

しかし、導入時にその業務のみではなく、周辺業務も効率化するために

問題を洗い出していきます。

 

そのような過程で周辺部署の第一希望が社内として並列順になったり

目的の業務を実現するために、前段階でやることができたりして

気が付くと、最初のキッカケは後回しになっていくことがあります。

 

このような過程による優先順位の変動を自覚していることが大事です。

 

そもそも社内業務フローが変わると、慣れるまでは不具合が出てくることがあり、

kintone導入当初も「やりづらくなった」という社内の声も出てきます。

 

そのときに、目的をかなえるためには面倒でもやらなければいけない、

とわかっていれば最初の不具合は乗り越えていけるのですが、

「あれ？元々要望していたことが、できていないじゃん！」

など、順位が変わったことを忘れて不満となることがあります。

 

例えば、顧客の過去取引履歴を簡単に見ようとすると

取引情報を整理し、作成したフォームに入力できる情報にまとめる必要があるのですが、

今まで属人的に情報を管理していた会社さんは、この作業がとても大変な作業となります。

 

「それなら後回しにしよう！」と打合せの途中に方向転換していても、

そのことを忘れていたら「結局過去履歴なんて見れないじゃん！」となるわけです。

 

もし、そのまま放置され入力が進まないkintoneになってしまうと、

「導入した意味がなかった」という悲しい結果となります。

 

【中級編】どこがどこに繋がっているの？

中級編はプラグインにお金をかけるパターンです。

 

kintoneの標準機能ではできないことも、プラグインを入れればできます。

そのため、まずやりたいと思った業務に関しては

プラグインを導入して実現することが多いです。

 

ペパコミもご相談いただくときは、要望を満たすために

必要最低限のプラグインをオススメしています。

 

これはkintone運用で大事なことのひとつ「使う」ためです。

最初の構築時点でアプリの完成度は6割が良いと言われていて、

使いながら、項目や手順、並びを変更・改修しながらぞの会社にとって

ベストなアプリになるのですが、これは使わないと全く進みません。

 

そのためには、まず取っ掛かりとなる業務がスムーズに行われるために

必要なプラグインは導入することが良いと考えています。

 

ただ、完成度を上げようとしてプラグインを沢山入れたり、

あっちからも、こっちからも情報をつなげておけばいいよね、と

関連レコード、ルックアップを使いまくって作成していると

後で「やっぱりここは変えよう」と思ったときにものすごく大変なことになります。

 

ひとつのフィールドを消そうとするだけでも

繋がりをすべて解除し、プラグインの設定も変更します。

 

そうして改修しているうちに「このプラグインいらなかったね」だったり、

「○○万円もするプラグインだけど、使っているのここだけ？」だったり、

そのくせ、改修が鬼大変だったりします。

 

ここまでくると、自社では改修不可能になり、お金をかけてプロに依頼することになり

最初から作るよりも、改修の方が大変なので料金も高くなります。

 

導入当初の設計をしっかりと行っておくと、回避できます、

 

【上級編】改修不能なアプリ

何十万もかけて開発したアプリは自分たちで改修するのは危険です。

 

地味によくある話なのですが、kintoneを「柔軟に改修できるシステム」ではなく

要望を満たすシステムのベースに使った。という認識で導入されている場合。

 

そのように使用される場合は、今日の話はまったく無関係で、

問題となるのは、改修できると思っていたのに、できなくなっていることです。

 

ある会社さんで、顧客管理をしたいという要望でkintoneを導入。

しかし導入したアプリの中に情報が多すぎで、結局使いづらくなっているために

その中に入っている情報を分散して、使用する部署別のアプリにしたい、

という話がありました。

 

そこで、kintoneを見せてもらったのですが、顧客管理アプリが

完全に開発されていて、触ることができないものになっていたために、

もし改修をするとしても、開発会社さんに依頼して、最低でも○十万円～の費用をかけて

改修するしかありませんでした。

 

改修も外注に依頼して行うことを、わかっていて開発を選択するなら問題ありません。

そこを理解し、選択した自覚を持っておくことが大切です。

 

kintoneは色々な使い方ができる分、どう使うかをしっかりと考えて、

利用することで失敗と思うことはなくなります。

ぜひ、上手に利用し効率化に役立ててください！