kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
最近よくお問合せをいただく案件でkintoneの整理があります。
とても良く使っているkintoneだからこそ陥ってしまう
そんなkintoneに共通の特徴がありました。
その特徴をご説明いたします。
特徴①スペース外のアプリが多い
最初に作り出すときにスペースの使い方がイマイチわからずに
スペースの中にアプリを入れるのではなく、
ポータルの「アプリ」の＋ボタンから作成し、
一生懸命に作り込んでアプリを使えるものにします。
そのため、気が付くとスペースに入れずに使っているアプリが
増えてきてしまうんですね。
「お気に入り」や「ブックマーク」、「ポータルからのショートカット」など
アプリが増えても簡単に使う方法はあります。
しかし、権限の付与に手間がかかったり
関連するアプリがどれとどれなのかわからなくなったり、
そのような問題を整理しようとしても、
複雑に絡み合ってくると、途中で嫌になってしまうことがでてきます。
スペースを作ることを意識して、業務やアプリの種類分けをしておくことで
後にkintoneを利用する業務が広がったときも整理がしやすくなります。
特徴②社内でkintone構築ができる人が1人
最初にkintoneを使いだすときは、kintoneを触れる人が
一人いれば十分だと思います。
しかし、色々なことをkintoneでできると気が付いたタイミングで
最低２～3人はkintoneの構築を話し合って作ることが大事です。
Excelでもよく「Excelマスター」と言われる人が社内のExcelを
とても便利に作成して、みなが使うだけの人になっていて、
そのExcelマスターが退職したあとに不具合が起きて大混乱！
ということがあります。
作った人でないと、その裏側の設定がわからないというのは問題ですし、
一人の人が作ると、その人の感性だけで仕上がるので、
実はもっと良い方法があったり、管理しやすい形があるかもしれないのに
その可能性を広げることはできません。
やはり複数の人の意見を聞いたり、一緒に作ったりすることで
その会社全体として使い良く、引継ぎも簡単なkintoneになっていきます。
1人に任せるというのは、実は本当に効率的かどうかわかりません。
特徴③フロー図が書けない
Excelで管理をしていると、業務や管理内容によって
同じ項目を何度も転記したり、違う部署で同じようなデータを
それぞれの書式で、それぞれで管理していたりします。
このような管理の仕方には「業務フロー」が図でかけなくても
何の問題もありません。
しかし、kintoneで一つの情報を共有したり、利用したりして
一度入力すれば、他の業務にも転用していこうとすると
データの流れというものを理解する必要が出てきます。
そのためには「フロー図」を書いて、どのアプリで何の情報を入力し
どのアプリでその情報を利用し、業務がどのように流れていくのかを
見える化してからアプリ構築に入らないといけません。
しかし「整理をしたくなるkintone」はそのフロー図を簡単に書くことができません。
使っている会社さんの方々でさえ、よくわからずに利用されています。
使っているkintoneアプリを図式化してみると、必要なものと
いらないアプリがわかりやすく見えてきます。
まとめ
最初から無駄なく構築を進めていくのは実は難しいです。
使っていくと「あれ？」と思うところは必ず出てきます。
もし、そのようなことに気が付いたときは、
都度早めに修正することをオススメします。
放置して、何とか運用で回しているうちに
気が付くととても整理する気になれない状態まで行ってしまいます。
多くの業務が自動化できるようになってきました。
そのためには紙で行われていた業務をデータ化して、
整理ができてきたら、グレードアップで自動化にすることも
視野にいれることができます。
しかし、沢山のアプリを駆使して、人力で運用をこなしていると
自動化することも難しくなります。
改修できるのがkintoneの強みでもあります。
ぜひ気が付いたときに思い切って整理をして
業務をスリム化していくことをオススメします。
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