kintone構築会社のペパコミ株式会社 竹谷です。
kintoneを使って○○がしたい！
とおっしゃる会社さんのイメージは
大きく２つに分かれると思っています。
何をイメージしているのかを自覚しているかいないかで、
kintoneを導入してからの満足感が違うので、
そのイメージについてお伝えします。
１．システム化したい
今までは紙の帳票で、労働力を駆使してこなしていた業務を
kintoneを導入してシステム化することで
今までかけていた労働力を削減したい！
確かに、「転記や二重入力など同じ情報を別の場所に入力しないと
その部署での必要事項を管理できない」という現象は
多くの会社さんが行っていることです。
このような内容を、一度kintoneに入れてその情報を共有することで
転記や二重入力の労働力は削減されます。
しかし、このような内容だけを「システム化」としているのではなく、
見た目も使いやすく、ひとつのデータを入れたら様々なことが自動で行われる
というようなことをイメージされています。
例えば、請求管理をする際に
「入金されたら自動的に未入金から入金済に変わる」
とか
「発生日を入力したらその後の数段階ある手続きの日付が自動的に算出される」
など、働力が必要だった業務が自動化される内容です。
プロセス管理や通知機能、計算フィールドの駆使などで
ある程度ご要望にお応えできることもありますが、
どこまでをシステムが行って、どこを人が行うのか
その辺りの切り分けは必要になります。
２．データの整理・共有を行いたい
属人的に管理しているものを社内共通化したい。
と具体的に思っていなくても、
「案件がどのくらいあるか一目でわかるようになりたい」
「ある顧客が過去にどのような注文をしているか見れるといい」
「売上となっている顧客の傾向を知りたい」
などのご要望がこちらのタイプとなります。
もちろん、ご要望の中にステータスの自動変更や
入力項目選択をシステムチックに自動化するイメージを
持たれている方もおられます。
ただ最初のイメージが、データの閲覧・共有なので
その辺りができなくてもかまわないと思われている方が多いです。
kintoneでできること
ネット上で「kintoneでできること」として
様々な事柄が紹介されている中で、
まだ使用したことがない場合は
どこまでがkintone単体でできることで、
どこからが他のプラグインやシステム連携、
又は開発をしてできるようになるのか、
その辺りは全くわからないと思います。
kintoneは「データの整理・共有化」をするために使用すると
他のシステムでは比較にならないくらい使いやすく、便利です。
しかし「システム化」となると「勤怠管理」「販売管理」「現場管理」
のように目的を絞って設計されたシステムの方が便利ですが
それぞれ独立しているシステムでも
kintoneを利用することで、データの共有化が可能になります。
そのためkintoneを利用してシステム化をするためには
プラグインや連携、開発が必要となることを認識しておいた方が良いです。
kintoneを使ったらできるんじゃないかと思っていることが
「システム化」か「データの整理・共有」なのか、
結果的に両方を実現できるとしても、
優先は何なのかは自覚しておくと
kintoneを導入したときに得られる満足感が高いと思っています。
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