kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
今日はBPO事業をしている会社さんとの初回相談でした。
繁忙期は200人もの外注さんを回している会社さんです。
案件管理と勤怠管理の相談でした。
現状の案件管理と勤怠管理
営業所が数か所あって、それぞれの営業さんが
自分たちの頭の中で案件を管理しているとのこと。
仕事を請けるときには
・今受けたら納期はいつなのか
・誰が仕事を請けれる状態なのか
度々に電話をして確認しているそうです。
外注さんたちは作業を行ったらそれぞれに
Excelのスプレットシートに入力をして、
営業さんたちは、スプレットシートを皆がら
受けた仕事の進捗を確認しているとのことでした。
聞いているだけで大変そうだと思いましたし、
会社として案件管理ができているとは
とても言えない状態でした。
勤怠管理は、無料のシステムを使用しているものの
無料なので「どこからでも打刻ができる」というメリットくらいで
管理側としては、給与計算のために会計の先生へ
そのデータを時間をかけて加工してから提出しているとのこと。
外注さんもアルバイトの人は手書きの出勤表を提出など
管理もバラバラで、さすがにこれには危機感を感じておられました。
kintoneを使用した提案
正直案件管理は、今Excelで使用している内容を
kintoneに置き換えるだけで、劇的に変わると思いました。
多くの外注さんの仕事の状態、
案件の進捗状態など
各営業所がリアルタイムで共有できます。
作業をされる方が、自分の作業日報を入力さえすれば
その案件担当者は仕事の進捗を確認できますし、
新しく仕事を請ける際にも、目安として利用することもできます。
今の電話のやり取りがほとんどなくなります。
勤怠管理はkinconeを提案しました。
スマホなどで打刻をしたデータはkintoneにそのまま入ってくるので、
もし、その日に行先などメモ書きが必要なら
kintoneのレコードに追記することができます。
社員さん、バイトさんのマスタデータに
勤怠情報を紐づけることもできるので便利です。
簡単にデモアプリをお見せして、今日は終了しました。
まとめ
今日、お話させていただいた方は決定権者ではなかったので、
社内で相談をするという形で終わりましたが、
kintoneを入れて管理をすれば、
現状のExcel管理や、単独システムでの使用よりも
効率的になることはご理解いただけたかと思います。
ただ、どんなに良い形でアプリを構築しても
入力をしてもらえなかったら意味がないので、
そこをしっかりと考えた上での設計が大事です。
kintoneば一件簡単にアプリが作れるので
構築費用などを外部に支払うのがもったいないと
思う会社さんもありますが、
最初の構築で失敗すると、その先進展することなく
kintoneが放置されていくことも多くあります。
最初の使い方のコツだけでも専門家に相談した方が
その先の効率化のスピードは速くなります。
今日のお客様も、ぜひkintoneの良さを分かってもらえたらいいなと思いました。
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