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kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です！
今日は売上管理の変更の構築をしました。
ひとつの会社でひとつの事業を行っている会社もあれば、
内容の異なる事業を行っていることもあります。
今回はメインではない事業の管理の話です。
今までの売上管理
kintoneではメインとなる事業に関してだけ、
詳細を記載する項目を作り、
他の事業は複雑なフローもないため、
「売上金」をひとつの案件管理レコードに
まとめて入力していました。
複数の事業があるため、
アプリ内のフィールドに事業を区別するラジオボタンを置き、
別のアプリで事業別に集計するような作りです。
仕入管理アプリにも同じように
事業区別をつけるラジオボタンを置いて
レコードを追加する際に
どの事業の支払なのかを選択していました
トータルの売上・支払いが一目でわかるように
別で集計アプリを用意し、
ラジオボタンで区別をつけた事業別に集計して
一覧画面に全体数字が表示されるようにしていました。
変更したくなったきっかけ
メイン以外の事業の明細を
担当者のみが抱えていたので、
他の人とも共有できる方が
仕事の負担が減るということでした。
実際、売上が計上されるまでには
管理するべきことがいくつかあります。
量が多くないから大丈夫！
と、ひとりの人がExcelで管理をしていて、
確かに大きな負担ではなかったかもしれません。
でも、もしその人がいないときに
内容を確認しないといけないことが起きたりすると
他の人では全くわからない
ということになってしまいます。
本人にとっても、会社にとっても
決していいことではありませんよね。
負担の大小ではなく、
会社の事業に関する内容は
出来る限り属人化せずに
共有できる環境にしておくことが
個人のためでも、会社のためでもあります。
変更した内容
まず、事業の明細を入力できるアプリを作成しました。
現在Excel管理をしている項目をアプリに設置し、
他の人もその情報を見ることができる環境にしました。
ただ、担当者からするとExcelで計算して
割り出したい数字などもあり、
そこまでをkintoneアプリで再現しようとすると
アプリが複雑化し、やたら横に長いテーブルができてしまいます。
その細かい計算を必要とする数字に関しては
今回は今までどおりExcel管理を継続することにしました。
経営上、共有が必須ではない数字であったことも
Excelのまま継続する理由になっています。
すべてをアプリにしなくても
共有の必要性なども加味することも大事だと思います。
元々ある集計アプリにこの別アプリにした数字を
関連レコードで集まるように設定して終了です。
まとめ
最初は必要ないと思っていたことでも、
状況などにより変わることもあります。
kintoneはそのような場合にも柔軟に対応できるという
良い事例だと思いました。
時間の関係もあり、必要な項目の設置と
関連レコードを設定した数字が
ちゃんと表示されるところまでで、
今日の構築は終わりになりましたが、
本音をいうと、関連表示される画面に
わかりやすくラベルを設置したり、
新しく作ったアプリに紐づけるアプリを
もうひとつ用意するなど、
まだ進化させることはできるなと思いました。
機会があれば、そんな提案もしたいなと思っています。
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