kintone導入失敗したくない人ほど失敗してしまう理由【動画】

サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの

kintoneコンサル会社 ペパコミ株式会社です!

こちらの記事はkintone活用ちゃんねるというyoutubeチャンネルで公開している動画の文字起こしVerとなっております。

どうも!

kintone活用ちゃんねるのハルクです!

今日はこれをするとkintone導入に失敗するよ~ということについて話していきます

先日社内のkintone担当者でこんな人を選ぶと失敗する!という動画を出しましたが、これの導入前版の話ですね

正確に言うとこの考え方を持たないと失敗する!っていう感じですね

せっかくkintone導入するなら失敗はしたくないですよね。でも皮肉なことにその失敗したくないという気持ちが強いからこそ陥りやすいんですよ~

では早速内容にいきましょう!

結論から言うとkintone導入は目的から逆算すること

目次

目的から逆算して導入すること

例えば”案件管理が出来るシステムを入れたい”となったとします

その時に一度考えてほしいのが

そもそもなぜ案件管理が必要なのか?と改めて確認してほしいんです

この時に即答出来ないとちょっとまずいですね~・・

何故かというと、案件管理システムを導入したい

というのは目的があった上での手段です

・営業担当者毎の粗利を見える化して、インセンティブ設計をしたい!

・顧客単位の売上粗利を月別で把握したい!

・営業毎の案件成約率を知りたい!

このような目的を達成するための手段として

案件管理システムを導入 となるわけです 出来ている人からすると当たり前ですが、出来ていない人が多いです

手段が目的になるパターンですね

普通案件管理システムが必要だよね~的な感じ

そんな感じで導入するとシステムに求める要件もブレるし

目的が不明確だから現場への落とし込みも出来ずに運用がされないkintoneが出来上がります。

ちなみに僕がめちゃくちゃそれを感じる要望があるんです。それは日報!

よく要件定義している時に

実はうち日報も書かせていてこれもkintoneでやりたいんです

と言われることがめっちゃ多いんです

なぜ日報をkintoneでやりたいか?と聞くと

今まで日報を書かせていたが、なかなかちゃんと書いてくれない

ここまでの回答がテンプレですw そのあとに僕が

そもそもなんのために日報を書かせているんですか?」と聞くと

その日の営業がどんな活動をしていたか知りたい」みたいな回答が多いです

これ何が問題かというと、

日報を書いている明確な目的がない もしくは 分かっていないことです

なぜ知りたいのか?を深く掘り下げる必要があります

・営業がサボっていないかチェック,けん制するためなのか

・営業が商談してきた結果を共有して、それに対してアドバイスできるようにするためなのか

・営業に掛かった工数を管理して、原価管理するためなのか

ここまで掘り下げてはじめて意味あるkintoneになります 

ちなみに掘り下げた先に出てくる比較的多い回答として

営業に掛かった工数計算をして原価管理をしたい。それを評価指標にもしたい」です

で、それが目的ならわざわざ日報書かせる必要ある?となります

日報話の前の要望で案件管理をしたいとなっていたとして、

案件管理をするため商談メモアプリがあります。

これは商談内容をメモするアプリなんですが、メモついでに商談に掛かった時間を商談メモアプリに入力させればいいですよね

すると商談に掛かった時間が積み上がり営業マンの1日をどの顧客にどのくらいの工数を掛けたか分かります

すると日報の必要なくなります これを言葉通りに日報アプリをkintoneに盛り込むと無駄なアプリと無駄な作業が増えて、現場が運用してくれなくなります

このように全て目的から逆算して導入アプリを考えないと無駄なアプリが乱立するkintoneが出来上がります。

その業務もやりたい・・はNG

僕の中で1個面白い仮説があって、

短時間で結論に到達すると本筋から脱線する説がありますw

前提としてペパコミに相談頂くkintone案件は全て僕が対応しています

なので当然色々な業界・業種の働き方や課題と解決策の引き出しが僕の中に蓄積されていきます

すると相談内容を少し聞くと課題の全体像と解決策がパッと浮かんでくるんです

●●の課題があって、全体的に今こうなっているからこうしていきたいということですかね?と聞くと

そうそう!それなんです!!」となるので、それに対して提案をすると「まさにこれがやりたかった!」みたいになるケースが結構あります

Zoom開始してから2~30分で解に到達すると物足りなくなるのか

あと××業務もなんとかしたいんですよね・・」とオマケのように出てくるんです

こういう時に思い出したように出てくる要望で重要度が高いことだったことってあまりないんですよね

勿論、それに対して解決策を考えるんですが、一番困るのが このオマケ相談が一番解決したい課題解決を遠ざけることがあるんですよ

このようなオマケ相談は安易に持ち込むと構築会社が勘違いしたり、優先順位を狂わせたりする原因にもなるので注意が必要です!

この話題に対しての結論ですが

「あったらいい」レベルの要望の大半は「いらない」と同じです

あったって運用しないんで意味ないので、「あったらいい」要望はやめたほうがいいです

その分だけ構築費用は掛かるし、現場は運用できなくなるしいいことありません

kintoneは拡張していけるので、使っていく中で「あったらいい」を必要に応じて実装したらいいだけで最初から実装する必要はマジでないと思っています! 

経営者目線と現場目線どっちを軸に置くのか?

kintone導入する上で、経営者目線の課題と現場目線の課題 

どっちを解決したいのかハッキリしたほうがいいです

ここの軸がブレブレになるとマジでいつまでたっても要件が固まりません

例えば最初は経営者だけが商談に入って、要望を言ったとします で、後日経営者+現場担当者の人がZoomに入ると、現場担当者の意見に負けてしまう経営者がたまにいます。

経営者の要望に寄せるのと

現場担当者の要望に寄せるのは

時として相反することがあるんです

例を出すと

経営者は案件のデータを全て見える化したいとします

でもそのためには全案件のデータ入力を現場がしなければいけない→現場の負担増

負担増と分かっていても、将来を見据えてデータ蓄積が必要だと判断して、経営者が判断するわけですよね

そこを前提にkintone構築を進めていく中で現場が入って、いやそれは手間です。面倒です。となった時に、経営者が軸をブラしてしまうと今度は現場寄りに作ることになります

現場寄りに作ると100%経営者が欲しいデータにならないものが出来るかもしれません。

このように相反することが発生するので、必ず導入前に誰視点の課題解決を軸とするのか?を決めることがとても大切です!

サイボウズのいつかのテーマでみんなのエゴを通そう!というのがありましたが、

僕個人的な意見を言うとエゴを通すのは会社としての軸があって初めて通せるものだと思っています

誰もが好き勝手に自分のことだけ考えて言うことをすることは違うと思っているので、そこは気を付けてほしいなと!

はい!ということで最後宣伝のあとにまとめに入ります

このチャンネルは、

kintoneの構築・運用コンサル会社であるペパコミが運営しております。

kintoneを活用した事例や基本操作から応用操作まで

kintoneに関する情報を幅広く発信しておりますので

是非チャンネル登録をお待ちしています 

まとめ

kintone導入時に失敗しないためには

・目的から逆算してどの業務が課題なのか明確化すること

・中途半端で不明瞭な課題を課題と呼ばないこと

・大枠で誰目線の課題を解決するのか軸を明確化すること

が大切です

全体を通していえるのは曖昧にしないってことですね ということで以上になります!いかがでしたか?

kintoneは拡張性が高くなんでもできるので、ついなんでもかんでも要望を出してしまいがちになります

しかしそれが最終的に中途半端なkintone環境を作ることに繋がりますので注意してもらえればなと思います!

大切なのは曖昧にしない!明確化すること!です。

これからもkintoneの役立つ情報を発信していきますのでチャンネル登録をお待ちしております!

本日もありがとうございました!また次回お会いしましょう~!ぐっば~い! 

 

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