サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの
kintoneコンサル会社 ペパコミ株式会社です！
こちらの記事はkintone活用ちゃんねるというyoutubeチャンネルで公開している動画の文字起こしVerとなっております。
どうも！
kintone活用ちゃんねるのハルクです！
今日のkintone活用事例は
「ペパコミ流案件進捗タスク管理の最新版を公開～！」
うちのチャンネルで大変好評の
ペパコミ流案件進捗管理が進化しているので改めて公開したいと思います！
こちらの動画は２０２０年の７月に公開したもので とにかく好評だったんです
これを構築したい！とお声がけ頂くこともよくあり
うちの動画でも自信作です
で あれから１年近く経ったわけで今も当然進化しています！kintoneですから！
ということで
２０２１年版ペパコミ流案件進捗管理をお見せしようと思います
案件進捗の仕組みは大きく変わっていないですが
管理したい項目をいっぺんに出来るようにしました
更にパワーアップした案件進捗管理をお見せします
パワーアップしたのは大きく２つです
・タスク管理も同時に出来るようになった
・プロジェクト原価管理も同時に出来るようになった
ということで早速問題定義にいってみましょー！
問題定義
黒：案件の進捗状況が把握できへ～ん！
白：お？今日も荒れてんなあ～
黒：営業の日報が適当やし、全部紙かExcelやから、進捗追うのが大変やねん
白：まあな。確かにアナログ管理やと慣れてるから入力する側はラクやけど、管理側は大変やんな～
黒：そやろ！そのせいでタスクもれも頻発するし
こっちも状況管理できへんからもれてからじゃないと表面化せーへんし。
白：なるほどな～ それは管理者としてはなんとかしたいところやな～
黒：せやろ！ただ管理側目線で作ると細かくなって今度は現場が入力しづらくなって入力してくれへん・・・。
黒：そやから、営業も入力しやすくて、管理側も進捗が一目で分かるようにしたいねん
白： (ピコーン)できるで！今日は特別にうちの会社が使ってる案件進捗管理みせたるわ！
黒：ほんま？あとな
出来ればこの案件にどのくらいの時間が掛かったかも可視化したいんやけどそこまでは欲張りかな～
白：なんて欲張りなやつやねん・・
白：でもまあ・・ (ピコーン)できるで！
黒：ほんま？さすが天才やな～
白：せやろ～早速いくで～！
この子らがいったように
・案件進捗管理
・タスク管理
・プロジェクト原価管理
を同時に出来るのが 進化した今ペパコミが使っている案件管理の仕組みです！
前回同様ポイントはとにかく
・超最小限の労力
・入力する際に一切迷わない
この二つにこだわりました！
それでは宣伝を挟んでデモ画面にいってみましょー！
このチャンネルは、
kintoneの構築・運用コンサル会社であるペパコミが運営しております。
kintoneを活用した事例や基本操作から応用操作まで
kintoneに関する情報を幅広く発信しておりますので
是非チャンネル登録をお待ちしています
デモの流れから簡単に紹介します
①案件進捗管理の流れを説明
②日常の商談から簡単にタスク登録する方法
③案件に対する掛かった工数の入力・集計方法について
①案件進捗管理の流れ
ここに関しては以前ご紹介したものと同じです
商談時に活動履歴アプリへメモをひたすらしていく形です
その情報が顧客管理アプリを見ると活動履歴に入力した情報が自動反映します
つまり営業マンはこの活動履歴アプリに入力するだけでOKです
管理者は顧客管理アプリを見るだけで営業活動履歴が一目で分かるようになる
ということです
ここまでの仕組みは同じにしています
細かいところで言えばペパコミはファイルの保存はクラウドストレージのOnedriveへ保存しています
Onedriveはフォルダ単位でリンクにすることができるので
顧客管理アプリに該当顧客フォルダのOnedriveリンクを貼っています
そうすると営業が活動履歴アプリに入力する際このリンクも一緒に持ってきてくれます
つまり商談中に過去もらった資料見たい時はそのままリンクをクリックするだけでよくなるので大変便利です！
これも一本別撮りで撮っていまして好評なので是非ご覧ください
②日常の商談からタスク登録する方法
商談した際に宿題が発生することありますよね？
その宿題がもれないようにそのままタスク登録出来たら便利だと思いませんか？
その仕組みを作りました
活動履歴アプリに下段に宿題欄を作っています
ここにタスク内容と担当者を入れます(この項目は自由に変更可能です)
保存をするとこちらにタスク作成ボタンが表示されるのでこれを押すと
別途作成したタスク管理アプリに飛びます
顧客名やタスク内容がそのまま反映されるので特に追記がなければ保存で完了です
タスク担当者はタスクを処理する人
タスク設定者はタスクを設定した人
タスク内容を設定して 個々のタスク担当者を設定します
例えば小川が竹谷にタスク設定をしてみます
するとタスクを設定した竹谷に通知が飛ぶ仕組みとなっています
ここでタスク設定者を設定することで一覧画面で見ると・・
このように人別でタスクが見れるようになります
そして自分のタスクが終わったら進捗を”完了”にすることでタスクを設定した小川に完了通知が飛ぶようになっています
更にタスク一覧からも完了になったら消えるようになっています
こうすることでタスク管理アプリの一覧に表示されているのは
やらなければいけないタスクだけになるので
全員タスク管理アプリを見ながら仕事を進めていくだけでよくなります
このように営業活動履歴からそのままタスク作成まで一括で出来るようになっています！
③案件に対する掛かった工数の入力・集計方法について
ペパコミの場合は運用サポートコンサルというサービスがあります
これは月額制でプランに応じて稼働時間が変わるというサービスです
つまり頂いた金額と稼働時間のバランスを視覚化したいのです
どのお客さんにどのくらいの時間を掛けたか？
という情報入力も活動履歴アプリで出来るようにしました
商談時に必ずこの活動履歴アプリを開くので、
メモしながら
終わったらその時間を分単位で入力します
また商談以外でも別途改修などの作業に入ったら
その作業内容のメモと時間を入力するために活動履歴アプリへ入力します
するとこの情報が顧客管理アプリに紐づいてくれます
これでお客様に対してどのくらい時間が掛かっているかが分かりました
では続いてお客様が買ってくれた時間の集計です
これは請求アプリで管理しています
ペパコミでは請求管理アプリをkintoneで作っているため、
そこに入力した請求情報を紐づけて買ってくれた時間を自動集計しています
同じように顧客管理アプリに紐づきます
で、これをkintoneのグラフ機能で対比で見れるように設定しております
見てみましょう
こんな感じで
青が購入してくれた時間
赤が使った時間です
これで一覧化して比較することが出来ます。
サポートを年間払いしてくれるお客様もいるので青と赤のバランスがおかしいところもありますがこれめちゃくちゃ便利です！
士業の顧問料適正化などにも使えます！
ということで画面動画は以上です
まとめ
いかがでしたか？
去年紹介した案件進捗管理が進化してタスク管理や工数管理まで一元化出来る仕組みになりました！
このように使いながら進化させていくのがkintoneの強みですね！
この仕組みは案件管理をしたいどの業界でも使えます！
特に士業先生には大変好評です！
kintoneで案件管理をするメリットは大きく３つ
１.案件進捗管理が手間なく誰でも出来るようになる
２.タスク設定もれ、処理もれが起こりにくくなる 誰がどのタスクを行っているか見える化になる
３.プロジェクト単位の原価管理まで一括で出来るようになる
今回使うプラグインは・・
JBアドバンストATTAZoo+
です！
これからもkintoneの役立つ情報を発信していきますのでチャンネル登録をお待ちしております！
本日もありがとうございました！また次回お会いしましょう～！ぐっば613s
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