こんな担当者はNG!kintoneを使い倒せない原因【日記】

kintone効率化への道

kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です

 

先日、サポートしている会社さんのいつもの定期ミーティングで

「次にやりたいことはありますか?」と聞いたところ

「特に思いつかない」とのことでした。

 

しかし、その会社さんは多くの紙業務がまだ沢山あります。

なぜ「特に思いつかない」のでしょうか?

原因についてお話しさせていただきます。

 

目次

会社の業務と自分の仕事

会社の中には様々な業務があります、

大きな会社さんは、業務ごとに沢山の人が働き、

その業務内の一部の仕事が自分の仕事となります。

 

小さな会社さんでは、一人がたくさんの業務を行うため、

私もkintone構築・サポートを担当の他に経理、総務事務も行っています。

 

それぞれの立場での「自分の仕事」があり、

その仕事を遂行してお給料をもらうわけですが、

kintone効率化というのは、「自分の仕事」だけを効率化するのではなく、

まずは「会社の業務の中にある自分の仕事」という視点で考えることが必要です。

 

自分が請求書を発行する仕事をしていたとして、

請求書発行業務と、入金消込みだけが効率化して、

他にはやることありません。・・・ではなく、

請求書の情報が入ってくる流れを再度確認し、

より他の部署の人にとっても便利になる目線で考ることが大事です。

 

営業の人が、自分の担当会社への請求がどうなっているか、

いつ請求書が発行されて、入金されたのか、

請求担当者に確認しなくても、kintoneを見ればわかる

という流れをつくることで、さらに全体の効率化になります。

 

そのときに「営業の人はどのような見え方をしたら見やすいのか」と

自分の仕事ではないところまで考えてください。

「自分の仕事」と枠をつくっていると、次にやることが思いつかなくなります。

 

過去の経験と人の会社

誰でも自分が経験したことはわかります。

逆に経験していないことは、興味を持って知ろうとしない限り

わからないことの方がほとんどです。

 

私達も、kintone構築で色々な会社さんの業務を聞いて

初めて知ることも沢山あります。

 

自社の業務を効率化するときに、そこまで広く

情報を収集しなくてもできるのですが、

「過去の経験」の枠だけで考えていると

経験が少ない人ほど「次にやることが思いつかない」ことになります。

 

若い人なら仕方がないと言える部分もありますが、

そこそこ社会経験は積んでいるけど、

同じ会社、同じ業界と狭い範囲で経験を積んでいると

どうしても確固たる自信をもって「コレしかない」と言い切れてしまいます。

 

今は情報は集めようと思えばとても簡単に手に入ります。

知りたいことを、ネットに入力すれば、沢山の親切な人が

様々な意見をくれます。

過去の経験に囚われなければ、いくらでも発想をひろげるための

情報を取得することができるのです。

 

全く違う仕事をしている友達と、仕事の効率化の話を話題にしてみると

意外な意見が出てくることもあり、興味さえ持てばい身近にも事例はあります。

 

自分の経験だけを当たり前とせずに、広く視野を持ってみれば

「やることがない」で終わることはなくなります。

 

自分の正しいはあくまでも自分基準

少し難しい話ですが、自分が「正しい」と思っていることが

本当にみんなのためか、と疑問を持ったことはありますか?

 

kintoneで効率化!と言ってアプリを作っているわけですが、

「この入力は絶対に手間だ」と言い切る構築者がいたとします。

でも、実は入力者である事務さんにとっては

ドロップダウンやルックアップの選択よりも手入力の方が楽だったり、

多少の転記は何の抵抗もなく行えたりします。

 

逆に、Excel管理をしている人が今のままで問題ないと言い切るために

kintone化する必要がないと判断したとします。

でも、実際に過去データのグラフ化や、情報整理をする手間は

絶対的にkintoneの方が良い場合も少なくありません。

 

判断をする立場にある人は特に「自分の判断は自分だけではないのか?」と

一瞬でも頭をよぎらせることができれば「やることがない」と言って

紙業務をそのままにしてkintone化を終わらせることはないと思います。

 

効率化への道はストレートにスムーズに流れるものではなく、

最初は凸凹のある道を均して整えていくことで、スムーズに流れるようになります。

そのための道具としてkintoneがあります。

 

kintoneが勝手に働くのではなく、使うのは社員の皆様です。

そこを勘違いしないようにして、

自分の仕事だけではなく視野を広げ、

自分の経験だけに頼らず情報を集め、

自分の正しいに少し疑問を持って、

少しずつでも効率化への道を歩み進めて欲しいと思います。

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