書類のない事務所の引っ越しはとても簡単【日記】

kintone引っ越し

kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。

 

私事ですが、事務所を移転しました。

今までは神奈川県平塚市というところにおりましたが、

この度、東京へ進出致しました。

 

事務所移転は色々と大変なのですが、そんな中でkintoneやっててよかった

と思うことをお伝え致します。

 

目次

書類が少ない

これは絶対的にメリットです。

 

日頃から、紙で保存することがほとんどなく、

紙で来る請求書は保存はしておりますが、すべてスキャンしてkintoneの中にあります。

 

人事書類も、紙で提出したものもスキャンして保存、

社会保険事務所などから来る書類もスキャンして保存、

とにかく会社法上、紙で保存しておかなくてはいけない原本書類以外は

すべてスキャンして保存→kintoneが基本です。

 

画像データがほとんどないため、保存容量に全く問題ありません。

 

謄本も添付してあるため、契約の申込時に「先に謄本のコピーをメールでください」と

言われたときも、スマホからPDFで送れます。

 

書類が少ないのは事務所としてはメリット大きいですね。

 

過去の履歴メモが役に立つ

ペパコミは半年ほど前に社名変更をしたばかりです。

 

法人の社名変更や、住所変更などはやらなければいけないことが多いので、

社名変更のときにアプリを作成し、担当者を振り分けて

どこまでやったのか、まだやっていないことは何かを共有化しました。

 

そのアプリがこんなに早く役に立つとは思っていませんでしたが、

今回はその記録がとても役に立ちました。

 

代表の住まいも移転したため、さらに行うことが多かったのですが、

それでもアプリのおかげでメモをどこに書いたか、誰が把握してるか、

という心配はなく、情報のある場所が明確というのは便利でした。

 

合間に仕事ができる

平日に引っ越しを行ったので、サポート先のお客様からの問合せがありました。

 

丁度、新事務所に荷物を搬入していたところだったのですが、

ノートパソコンさえあれば、すみっこの方で対応できます。

 

もちろん、通常のアポは入れていなくても、

お客様は平日の仕事をしているため、

そのような事態でも何の問題もなく対応可能というのは

仕事をしている上で安心できました。

 

今回金曜日に引っ越しをして、土日で事務所整理をし

月曜日から通常営業という流れでしたが、

確かに荷物の配置や整理の必要はありますが、

仕事をするための環境としてはWi-FiさえあればOK。

と、とてもシンプルなので、kintoneの仕事で良かったと思いました。

 

移転のお知らせ

メールワイズを使用しているので、

メールワイズテンプレートアプリに新しいレコードで

「事務所移転のお知らせ」を作成し、

顧客マスタの一覧でお知らせする顧客一覧を選択、

一括作成で、そのまま送信というとてもシンプルです。

 

実際は「取引先名」のフィールドがちゃんとメールに

正しく表示されているかを確認したので、

メールワイズ側で一件ずつ矢印で送りながら見ましたが、

それほど手間はかかりません。

 

メールワイズを使うメリットとしては、

少し経ってから「あれ?このお客様にメール送ったかな?」と

わからなくなったときに、

kintone顧客マスタの該当のお客様のレコードを開くと、

過去にやり取りをしたメール履歴が表示されているため、

送ったか送らなかったかがすぐにわかります。

 

事務員さんが「お知らせメール」を送った一覧などの

Excelを作ったりする必要は全くありません。

 

私は昔、小さな会社の事務職をやっていました。

そこでは「年賀状」「挨拶状」「暑中見舞い」など

送るたびにExcelのシートを増やして、送った先をリスト化していました。

 

今はそんな仕事は全く必要ありません。

これだけでも、余計な仕事が必要ないので楽ですよ。

 

 

事務所の荷物整理をして、身体的には凄まじい疲労感はありましたが、

通常業務にはほぼ支障なく、スムーズに移転作業を終えました。

書類がなく、情報が一か所に共有されているということは良いことだと

改めて感じたイベントでした。

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