kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
私事ですが、事務所を移転しました。
今までは神奈川県平塚市というところにおりましたが、
この度、東京へ進出致しました。
事務所移転は色々と大変なのですが、そんな中でkintoneやっててよかった
と思うことをお伝え致します。
書類が少ない
これは絶対的にメリットです。
日頃から、紙で保存することがほとんどなく、
紙で来る請求書は保存はしておりますが、すべてスキャンしてkintoneの中にあります。
人事書類も、紙で提出したものもスキャンして保存、
社会保険事務所などから来る書類もスキャンして保存、
とにかく会社法上、紙で保存しておかなくてはいけない原本書類以外は
すべてスキャンして保存→kintoneが基本です。
画像データがほとんどないため、保存容量に全く問題ありません。
謄本も添付してあるため、契約の申込時に「先に謄本のコピーをメールでください」と
言われたときも、スマホからPDFで送れます。
書類が少ないのは事務所としてはメリット大きいですね。
過去の履歴メモが役に立つ
ペパコミは半年ほど前に社名変更をしたばかりです。
法人の社名変更や、住所変更などはやらなければいけないことが多いので、
社名変更のときにアプリを作成し、担当者を振り分けて
どこまでやったのか、まだやっていないことは何かを共有化しました。
そのアプリがこんなに早く役に立つとは思っていませんでしたが、
今回はその記録がとても役に立ちました。
代表の住まいも移転したため、さらに行うことが多かったのですが、
それでもアプリのおかげでメモをどこに書いたか、誰が把握してるか、
という心配はなく、情報のある場所が明確というのは便利でした。
合間に仕事ができる
平日に引っ越しを行ったので、サポート先のお客様からの問合せがありました。
丁度、新事務所に荷物を搬入していたところだったのですが、
ノートパソコンさえあれば、すみっこの方で対応できます。
もちろん、通常のアポは入れていなくても、
お客様は平日の仕事をしているため、
そのような事態でも何の問題もなく対応可能というのは
仕事をしている上で安心できました。
今回金曜日に引っ越しをして、土日で事務所整理をし
月曜日から通常営業という流れでしたが、
確かに荷物の配置や整理の必要はありますが、
仕事をするための環境としてはWi-FiさえあればOK。
と、とてもシンプルなので、kintoneの仕事で良かったと思いました。
移転のお知らせ
メールワイズを使用しているので、
メールワイズテンプレートアプリに新しいレコードで
「事務所移転のお知らせ」を作成し、
顧客マスタの一覧でお知らせする顧客一覧を選択、
一括作成で、そのまま送信というとてもシンプルです。
実際は「取引先名」のフィールドがちゃんとメールに
正しく表示されているかを確認したので、
メールワイズ側で一件ずつ矢印で送りながら見ましたが、
それほど手間はかかりません。
メールワイズを使うメリットとしては、
少し経ってから「あれ？このお客様にメール送ったかな？」と
わからなくなったときに、
kintone顧客マスタの該当のお客様のレコードを開くと、
過去にやり取りをしたメール履歴が表示されているため、
送ったか送らなかったかがすぐにわかります。
事務員さんが「お知らせメール」を送った一覧などの
Excelを作ったりする必要は全くありません。
私は昔、小さな会社の事務職をやっていました。
そこでは「年賀状」「挨拶状」「暑中見舞い」など
送るたびにExcelのシートを増やして、送った先をリスト化していました。
今はそんな仕事は全く必要ありません。
これだけでも、余計な仕事が必要ないので楽ですよ。
事務所の荷物整理をして、身体的には凄まじい疲労感はありましたが、
通常業務にはほぼ支障なく、スムーズに移転作業を終えました。
書類がなく、情報が一か所に共有されているということは良いことだと
改めて感じたイベントでした。
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