kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
個人的な話ですが、引っ越しをしようと思っていまして、
物件を探しに行ってきました。
私は子供２人と３人で住むため、３LDKを主に探したのですが、
予算的にも築30年くらいのマンションが多く、
ほとんど光回線使用には回線引込み工事が必要と言われました。
特に必要としていない家庭も多いという話です。
仕事でkintoneを扱っていると、クラウドシステムが当たり前になっていたのですが、
まだ知らない人も多いんだなと思ったので、今日は改めてkintoneについて書いてみます。
kintoneって何？
不動産の方に「お仕事は何をされているんですか？」と聞かれます。
当然、入居には審査があり、私の収入となっている会社がどんな仕事しているのか
記載する必要があるから質問されるのですが、
「kintoneの構築とサポートをしている会社です」
と答えても、わかる人はほとんどいません。
その現実を再認識したので、改めて書こうと思いました。
不動産会社さんは物件の流通、申込みにシステムを活用されていることが多く、
そのようなシステムと比較されることもあるのですが、
kintoneは固有業務に特化したシステムではありません。
クラウドシステムなので、入力した情報はネットがつながる環境であれば
どこからでもリアルタイムで共有することができますが、
入力する情報は使用する会社さんによって、好きなように作ることができます。
私は使用感でいえば、Excelに近いと感じていて、
使い方を知らなければ「難しそう」と感じますが、
知っている人からすると簡単なソフトですよね。
それと同じ感じです。
例えば「顧客リスト」ですが、
Excelで管理している会社さんは、そのExcelシートを他の人と共有するためには
①社内サーバーで共有する
②マスタを持っている人がメールで送る
③スプレットシートで共有する
というのが、メジャーな方法となります。
共有はできますが、その後「顧客リスト」に入っている「A会社」の
案件の詳細内容を管理したいときには、「顧客リスト」から「案件管理」に
情報をコピーして使用する必要があります。
kintoneはこのような場合に、「顧客リスト」というアプリに顧客情報を入れておき、
「案件管理」というアプリに「顧客リスト」の情報を使って、紐づけをして使用することができます。
そして、その情報はすべてネットがつながる場所であればリアルタイムに共有できます。
「アプリ」っで何？
スマホに落としてくる「アプリ」とは意味が違います。
ひとつのExcelファイルが１アプリ、と思った方がイメージはつきやすいと思います。
「顧客リスト」のExcelファイルが「顧客リストアプリ」として
Excelで作っていた項目を、ひとつの画面に並べて作り、入力できるようにします。
他にも「案件管理」「請求管理」「作業日報」「経費精算書」など
会社で使用している申請書やファイルをひとつずつ「アプリ」に項目を並べて作ります。
そうやって会社独自のアプリを沢山作り、作ったアプリ同士の情報を紐づけます。
例えば「顧客リスト」にある「A会社」を開いてみると、
「請求書アプリ」に記載されているA会社への請求履歴を見ることができる。
というように、Aアプリにある情報をBアプリでも見るということが可能です。
情報はみんなに見えちゃうの？
ExcelやWordなど「パスワード」を設定すれば、
パスワードを知っている人しか開くことができないですが、
ファイルを開くたびにパスワードを入れるのはなかなか大変です。
kintoneは「アクセス権」を設定することにより、
「アプリ別」に見れる人と見えない人を分けることができますし。
もっと細かく設定することもできます。
会社さんによっては、経営陣にしか見えないようにしてある給与や財務情報を
kintoneに入れて管理していますが、他の従業員さんがkintoneを開いても
そんなアプリは存在しないという見え方になるので、
「開こうとしても開けない」というレベル以上に安心です。
このように、キントーンは「ウチは小さい会社だからシステムは関係ない」と
思っている会社さんでも、気軽に使えるシステムです。
今、会社で業務使用しているパソコンにExcelが入っていないことがないように、
もう少ししたらキントーンが入っていない会社はなくなるのではないかと思うくらい、
Excelメインの会社はキントーンを使ってみると良いと思います。
「サイボウズ」「キントーン」など聞いたことはあるけど、何かわからない人に
何ができるのか、どんなものなのか、少しでも伝われば幸いです。
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