建設業の注文・請書をkintoneで簡単に出力する方法【日記】

Excelドキュトーン

kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。

 

建設業のお客様の注文書・請書をkintoneから出力する設定を行いました。

まだ少ない人数で稼働しているのですが、仕事が多く、

効率化と今度のためにkintoneを導入している会社さんです。

 

注文書・請書出力の流れをご説明します。

 

目次

工事請け負う契約書は印紙税の対象

建設業の方は当たり前の話ですが、建設業でない方で知らない方もいるかもしれないので、

一応、印紙税について簡単に説明しておきます。

 

印紙税は、印紙税法別表第1に規定されている文書を作成した場合に課税されます。

印紙税が課税される文書の第2号文書が請負に関する契約書であり、これには工事請負契約書が含まれます。

 

建設業で、下請けさんに労務費として一日いくらというお支払いは

「工事請負契約書」は必要ありませんが、

建物の部分工事であっても、この部分の完成まで一式、というように

請け負ってもらう外注の場合は「工事請負契約書」が必要になります。

 

そして「工事請負契約書」を発行し、契約を交わす場合に「印紙」が必要です。

ちなみに電子契約になると、この印紙は必要なくなります。

建設業の工事請負契約書は金額が大きいので、電子契約にすると良いですよね。

 

kintoneから注文・請書を出力する

今日、お話している会社さんは、まだ設立から1年ちょっとの

若い社長さんの会社です。

 

データの分析、情報の共有を目的としてkintoneを導入したのですが、

仕事が増えるにしたがって、事務処理も多くなってきたので、

実務の効率化も今のうちに行っていこうということで、まずは注文・請書出力から始めました。

 

「こんな感じの注文書を出したい」というExcelのひな型をもらって、

同じ形で請書をExcelの別シートで作成し、1つのExcelファイルに

「注文書」「請書」と2つのシートがある状態を作ります。

 

次に、アプリの作成です。

・注文先の協力業者さんを「取引先マスタ」からルックアップ

・工事件名や住所、工期などを「案件管理(現場管理)」からルックアップ

・テーブルに注文内容を記入

という入力も簡単な作りにしました。

 

ドキュトーンの設定

ドキュトーンはExcel・Word・PowerPointで出力できるプラグインです。

 

まず「注文書」「請書」のシートがあるExcelファイルを開いておきます。

kintoneのドキュトーンアプリから「スタート」をクリックすると

「OPROARTS」が起動して、設定画面に移動します。

 

新規作成でExcel→ブランクで、ファイル名を変更して作成します。

「編集」をクリックすると、設定用の「TP」で始まるExcelファイルがダウンロードされて

このExcelに設定をしてきますが、ここで先ほど開いておいた元のファイルを使用します。

 

元のファイルを開き、シート全コピーをして「TP」ファイルに張り付け、を

2枚のシートそれぞれに行い、「TP」ファイルが元のExcelと同じ見え方になります。

 

次に「TP」ファイルに表示されている右側の「OPROドキュメントデザイナー」に

kintoneアプリの出力したい項目のフィールド名を作成し、

Excelのセルにマッピングしていく作業となります。

 

シートを変えても、右側の「OPROドキュメントデザイナー」は変わらないので、

例えば今回のように「注文金額」のアプリフィールドを「注文書」の金額欄、

「請書」の金額欄と複数マッピングしても大丈夫です。

 

マッピングが終わった「TP」ファイルを「OPROARTS」にアップロードして、

kintone内のドキュトーンアプリに同期し、出力したいアプリとの紐づけ設定とマッピングを行い

最後に出力したいアプリにドキュトーンプラグインでボタンを作ったら出来上がりです。

 

おおまかなな流れはこんな感じです。

 

これで、注文・請書をいちいちExcelに入力して作成しなくても、

内容と金額だけをkintoneアプリに打ち込めば、ボタンひとつでExcelの注文・請書が出力されます。

とても簡単で便利なので、ぜひ使用してもらうと良いと思います。

 

その後の進展としては、今後電子契約にしていけると、印紙もかからないので

さらに効率化していきます。

まずは、紙で個別作成をやめるところから始めるのがオススメです。

 

 

 

 

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