業務効率化をするために必要なこと【日記】

kintone業務効率化

kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。

 

業務を効率化したい!というキッカケでkintone導入に

至っている会社さんは多くおられます。

 

そもそも「業務の効率化」って具体的にはどのようなことをイメージされていますか?

実際に具体的な例をご紹介します。

 

目次

紙で行っている業務をシステム化したい

部署間の情報のフローは紙で行っている会社さんは多くあります。

 

よく管理職の方のデスクに、承認待ちの用紙が積み上がっていることありますよね。

「ハンコをついた承認用紙を待っていたら仕事にならない」

という相談から、kintoneに業務を置き換えて、どこにいても承認できる体制を作る

という形はものすごく効率化できます。

 

では、同じ紙からkintoneでも製造現場ではどうでしょうか?

手を動かしつつ、出来上がった量を紙に記載している、

といった場合などはkintone入力の方が手間がかかることがあります。

 

紙なら複数枚が重なっていても、めくって該当の部分に記入できますが、

kintoneになると、レコードが変わるため、レコードを開いて記入、

保存して次のレコードを開く作業は作業効率でいうと紙よりも効率が悪くなります。

 

そのような場合は、現場の工程は変えずに、監視者がまとめて入力などして

無理やり紙をなくす必要はないと思います。

 

全体業務で言えば、それまで入力していた先がExcelからkintoneに変わるだけでも

十分な効率化は計れるため、転記をなくすために作業現場に入力させる、

という判断は慎重に行った方がいいです。

 

全体の情報を一元化したい

kintoneに情報を入力することで、権限さえあれば

どこにいても全体の情報を把握することができます。

 

・会社に行かないと前回の納品額がわからない

・見込み客に対して、営業が何を行っているのかわからない

・誰がどのくらいの案件を担当しているのか、集計表を作成しなければいけない

 

などの悩みはkintoneを使用すれば一気になくなります。

 

ただ、このような情報の集約はアプリ構成が重要です。

見たい情報は、勝手に入力されるのではなく、

見たい形を想定した上で、入力するべき項目を作成します。

 

kintoneを導入するときは、見たい項目を作るのと、入力しやすい形を作るで

だいたいどちらに寄せるかで迷うのですが、

それぞれ歩みよるのが、kintoneをうまく使うコツで

最初から見たい項目全部を網羅するのではなく、まずは最低限必ようなものだけ、

多少慣れない入力が面倒でも、頑張って入力してみる。

など妥協し、努力をすることで、その先に大きな効率化につながります。

 

手作業で行っていた業務を自動化したい

毎月沢山の請求書をExcelで発行しているので、自動化したい。

などの手作業→自動化はわかりやすく効率化だと思います。

 

でも、じつはこの「自動化」は情報が整理されてデータ化されていることが前提です。

 

顧客名リストも商品マスタもなく、今まで手入力でExcelに記入していた作業を

いきなりロボットを入れて自動化することはできません。

 

請求書を作成するタイミングをとくに決めておらず、

月締めもあれば、単発で月中に発行することもある。など法則がない業務を

自動化するというのは無理です。

 

まずは、自社の情報を整理し、業務フローを組みなおし、

その後に自動化が実現できます。

 

 

業務効率化は目指すべき事柄で、人手不足のこの時代にとても大事ですが

そのためには、突然効率化するのではなく、目標と筋道を立てて

段階を踏んで達成していくものだということを前提にして進めていきましょう。

kintoneはそのためのツールとしてはものすごく適しているので、

上手に活用して欲しいと思います。

 

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