kintone活用のコツ「アプリの分類」【日記】

kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。

 

kintoneを活用するコツ「アプリの分類」についてお伝えします。

 

kintoneを導入して自社内で十数個のアプリを作成し、

「何となくうまくいっていない」と感じたところで

お問い合わせをいただくことがあるのですが、

最初にアプリを整理するところから始めます。

 

その際に行うのが「アプリの分類」です。

フロー図を書くときに私が勝手に色分けをしているので、色分けを加えてご説明します。

 

目次

緑色→「マスタ・リストアプリ」

 

・顧客マスタ

・商品リスト

・支店一覧

など、基本的には固定情報です。

 

会計を知っている人は資産には「流動資産」「固定資産」があるのをご存知だと思いますが

会社の情報も資産です。

「流動情報」と「固定情報」に分けることができて、

マスタやリストになる情報は「固定情報」となります。

 

顧客が増えたり、住所が変わったりすることはあっても

流れていく情報ではありません。

アプリで「緑色」にして、ルックアップ元となることが多いです。

 

そのため「顧客名」「商品名」などのフィールドは「重複禁止」にして使用します。

重複禁止にできない情報なら「緑色」アプリではないかもしれないですね。

 

水色→「業務管理アプリ」

 

・案件管理

・現場管理

・請求管理

など、各部門業務の軸となるアプリです。

 

「流動情報」の軸となるため、色々なケースに対応するためにも

細かい情報を入れすぎないようにして作成するのがコツです。

 

例えば「案件管理」の場合、

必要な項目は社内で認識できる案件名と顧客名、大まかな進捗です。

ここまでは共通で、そのほかの情報は同じアプリ内にいれるのか、

又は別のアプリで情報を入れて「案件管理アプリ」に紐づけるのか、

会社によって変わってきます。

 

ただ、顧客が一回キリでマスタとして機能しない場合は

顧客リスト=案件管理となることもあります。

その場合は、その一回キリの顧客が流入してくるルートが

マスタとして管理すべき情報かもしれないですね。

 

「水色」アプリには「タスク内容」や「申請内容」など

日常行われる詳細業務は入力しません。

これは次の「ピンク色」アプリとして別に作成します。

 

ピンク色→「補助アプリ」

・スケジュール管理

・タスク

・活動報告

などは、業務管理の補助情報となることが多いです。

 

「案件管理」にこの案件を進める上で、営業が行った行動を確認したい。

「現場管理」に作業がどこまで進んでいるのか、日報を入力させたい。

というようなときには、「水色」に「ピンク色」のアプリを作成して紐づけます。

 

日常の細かい情報入力は「簡単に入力できる」がポイントです。

案件管理から必要な情報を探して、レコードを開いて、所定の場所までスクロールして、

という作業が起きた時点で日常の入力は滞る原因となります。

 

極端な話、「スマホアプリをタップしたら入力したい画面が開く」

というくらいの簡単さが良いです。

 

そのため「ピンク色」アプリは項目がとても少なく作るのがコツとなります。

 

黄色→「その他」

「緑色」「水色」「ピンク色」に分類できないものは「黄色」としてひとくくりにしています。

すべて「黄色」にしないといけないわけではありません。

 

ただ「分類」の基本として、多すぎると「分類」にならなくなるため、

kintoneアプリの分類は多くても6色くらいまでが理想的だと考えています。

 

kintoneを使用するメリットとして、社内の属人化を抑制することがあります。

効率を上げるためには、情報の共有化と場所・時間の縛りを減らすことが必要です。

そのためには社内業務を整理し分類していく必要があり、

その工程で色分けをしてみると、意外とまとまるものです。

 

フロー図を作る

色分けしたアプリでフロー部を作ってみます。

 

緑色アプリから情報がスタートして、水色アプリが軸となります。

水色アプリの周りにピンク色アプリがいくつか紐づけされていて、

黄色アプリがところどころに登場する、というような絵面になるのかなと思います。

 

もちろんきっちり色分けができるかどうかは、会社さんによるのですが、

色分けをしてみようとすると、今までとは違う目線で業務内容を見ることができて、

「今と同じ形で業務をアプリ化する」のではなく

「業務を効率的にするためにフローを変える」ことが簡単にできるかもしれません。

 

kintoneを活用するためにアプリを作成するのですが、

そのアプリをどのように使うかは、作ってから考えるのではなく、

考えてから作るようにしてみることが、活用のコツとなります。

ぜひチャレンジしてみてください!

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