kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
kintoneを導入は特定の困りごとがキッカケになります。
・顧客の過去取引を履歴で見れるようにしたい
・営業が行っている業務を見える化したい
・製造工程の進捗を一元化したい
など、○○をするためにという目的があるんですね。
そのためにはkintoneをどのように構築・活用すれば良いかのご相談に
お答えしているペパコミですが、
構築・サポートを担当している立場として最近感じることは
「導入のキッカケとなっている目的は、体の一部のようなもの」
ということです。
kintoneを有効活用し、使い倒すには体全体として使うことがオススメです。
どういう意味なのか詳しく書いていきます。
「会社の業務」は「からだ全体」と考える
人間のからだは血管が栄養を運びながら流れることで成り立っています。
会社も「業務フロー」と言われるように、業務が流れることで成り立っています。
心臓から血液が送りだされ、体を巡って心臓にかえってくるように、
「顧客」から仕事が始まり、「売上」としてかえってきて初めて会社はまわります。
血液が巡る際に、腸、肝臓、腎臓など各臓器を動かし、
毛細血管によって末端まで血液を巡らせることでからだは機能しているように、
「営業」「サービス」「経理」と各部門を巡り、
それぞれの部署での管理する「タスク」「報告」などを行いながら
業務を循環させることで、会社は機能しています。
kintone導入のキッカケは、この臓器部分である「部門」から始まることが多いのですが、
あくまでも会社全体の中の「部門」であることを意識することが必要です。
kintoneは会社全体の業務プラットフォームになる
大手の会社で、資金が潤沢にあり「kintoneなんて部分的な使用で十分」という場合を除き
多くの中小企業ではランニングコストのかかるクラウドシステムは
「導入するなら社内業務の基盤にしたい」と考えています。
その場合に心臓となる部分は、売上の源である「顧客」となります。
顧客と呼ぶかどうかは別にして、売上（収入）がない会社は税金対策で設立してある会社くらいです。
「顧客」から発生した仕事は「契約・販売」などの業務を通り、
「売上（収入）」となって返ってきます。
まず自社がどのような業務を通って収入となっているかを考えましょう。
そして「困っていること」は会社のどの業務で起きているのか
全体の中のどの部分なのかを把握しておくことが大事です。
もったいないkintoneの使い方
kintoneは会社全体の業務プラットフォームにすることができるにも関わらず
一部の業務でしか使用していない中小企業がわりと多くあります。
実際に見てきた会社さんで「顧客管理」しか使っていないkintoneは
ひとつのアプリの中身がモリモリになっていて、
めっちゃカスタマイズも入っていて、データが増えれば増えるほど
知りたいデータを出すのに時間がかかる作りになっていました。
体で例えると心臓だけが孤立肥大化している状態です。
「案件の進捗管理」にのみ使用している会社さんは
会社全体の案件は全く把握できていなく、顧客マスタも存在せず、
ひたすら進捗のみに使用されていました。
進捗のみのデータは「完了」すると二度と使用しないデータなので
いくらデータが溜まっても利用することはありません。
血管だけがあるような感覚です。
血液垂れ流しですね（笑）
このように会社の業務は人間の体のようなもので
心臓から出た血液が心臓に戻ってくるように
顧客から始まった業務が売上として戻ってくる流れを意識してみると
kintoneを有効活用するやり方が見えてきて、目の前のお困りごとのみで
使用するkintoneにならずに済むのではないかと思います。
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