打ち合わせをすっぽかした!仕事もkintoneも問題にどう対処するか大切

kintone構築業者のペパコミ株式会社です!

 

ペパコミでは日頃のスケジュールは全員Googleカレンダーで管理しています。

よくkintoneでスケジュール管理もしたいですが可能ですか?と聞かれますが、これについてはどういうスケジュール管理したいかによります。

内容によってはGoogleカレンダーのほうがいいと提案することもあります。

 

ペパコミはkintoneが大好きでkintoneを商売にさせて頂いていますが、kintone信者ではありません。

なんでもかんでもkintoneを使うのではなく、結果的にお客様にとって最大限の業務効率化が実現出来ることを提案します。

 

あ、今日はそんな話をしたいのではなくて・・w

戻りましてペパコミではGoogleカレンダーを使っているんです。

 

先日うちのスタッフが代わりにお客様とのkintone定期ミーティングのスケジュールをGoogleカレンダーに登録してくれたんです。

参加者は僕とそのスタッフだったので、ゲストに小川も追加して登録してくれました。

 

ここで問題が発生するわけで・・。

スタッフが急遽家庭の事情があって参加出来なくなったので、僕だけが参加することになったのです。

で、スタッフは自分が参加するわけではないので、Googleカレンダーから予定を削除したのです。

 

Googleカレンダーを使ったことある方は分かると思うのですが、スケジュールを作る人は主催者となり、主催者がスケジュールを削除するとゲストに登録していた人のスケジュールからも消えてしまうのです。

そのことを知らずにスタッフはスケジュールを削除してしまい、小川のスケジュール上からもその打ち合わせの予定が消えてしまうという。

 

スケジュールが削除されるとゲストにもメールが来るわけですが、僕も「ああ、リスケになったのかな」という程度でスルーしてしまいました。

 

当然当日になるとお客様から連絡が来て、大変なことをしてしまったと気付いたわけです。

 

当然お客様には謝罪をしてリスケさせて頂いたのですが、大切なのはこういうミスが起こってから次回どう対応するか?

今回の問題点は大きく3つ。解決策についても並べて記載します。

問題点1:スタッフがGoogleカレンダーのことを理解していなかった

対処法1:スタッフにはGoogleカレンダーのことをしっかり理解してもらう

 

問題点2:小川がカレンダー削除のメールを詳しく確認せずスルーしてしまった

対処法2:削除メールが来たら、必ず理由を確認すること。

 

問題点3:スケジュール管理は打ち合わせ責任者が責任を持たないといけない

対処法3:そもそもスケジュールの作成は打ち合わせの責任者が作成すること(人に任せない)

 

ということで、今後お客様にご迷惑を掛けないように徹底していきます。

このようにミスが発生したら、それについてどう対処するか?を考えることは、仕事する上では当たり前ですがkintone構築でも同じようなことが言えるなと思いました。

 

最近多くのお問い合わせを頂いており、スケジュールが大変なことになっていますが、そんな時だからこそしっかりルールを決めて運用していかないといけないなと思いました!

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