日報・売上報告を自動集計して予実管理の仕組みを作ってみた!【動画】

サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの

kintoneコンサル会社 ペパコミ株式会社です!

こちらの記事はkintone活用ちゃんねるというyoutubeチャンネルで公開している動画の文字起こしVerとなっております。

今日の活用事例は・・

日々の売上報告をフォームから入力させて予実管理を自動化しちゃおう~!

それでは早速問題定義にいきましょう!

ちなみにこの記事はkintoneの構築・運用コンサル会社であるペパコミ株式会社が運営しております。

kintoneを活用した事例や基本操作から応用操作まで、kintoneに関する情報を幅広く発信しております。

youtubeでも分かりやすく発信していますのでチャンネル登録お待ちしています。

 

目次

問題定義

 

黒インコ:あ~売上管理がめんどくせええ

白インコ:おっどないしたん?

黒インコ:店舗からの売上報告が毎日届くんやけど その情報をExcelへ入力して売上管理してるんよ。

白インコ:ほうほう まあよくありそうな話やけど。

黒インコ:うちの場合は現場もスマホから報告させたいからラインにしてるんやけど その情報を転記してる感じやな。

白インコ:それを転記して何を管理してるん?

黒インコ:店舗ごとで売上・仕入額・人件費・利益の管理やな 元々店舗ごとでそれぞれ予算設定しているから予実管理をしてんねん。
ただな、ラインからの情報を転記する時間が無駄やしミスも起こるし もうちょっとカッコよく効率的にできないかな~と思ってな(チラッ

白インコ:ピコーン!それできるで!

白インコ:前回と同じで報告をWEBフォームでさせればええねん。その情報を使ってそれぞれの予実管理が出来る仕組みをkintoneで作ればええやん!

黒インコ:難しそうやな~できるん?

白インコ:できるできる。ほないってみよか~!

この子らがいったように日々の売上報告をWEBフォーム化させてその情報を使って予実管理の集計までkintoneで半自動化出来ます!

kintoneで予実管理するためにはデータコレクトが真っ先に出てきますが費用的に厳しい方も多いと思います。

簡易的ですが実はATTAZoo+でも出来ちゃいます!

早速デモ画面にいってみましょー!

 

余実管理を自動化する方法

 

デモの流れから簡単にご説明します。

①予算設定をする

②日々の実績報告をWEBフォームから行う

③kintoneに反映して実績が積みあがる

④グラフを使って予実状況を視覚化する

 

①予算設定をする

 

まずは売上管理アプリで予算設定します。

今月の売上・仕入・人件費・利益を設定します。

余実管理

それぞれ率を設定して平均時給も設定します。

これで予算設定は完了です。

 

②日々の実績報告をWEBフォームから行う

 

では日報アプリを見てみましょう。

ここに日々の実績を入力するのですがせっかく現場から報告してもらうのであれば前回動画同様フォームブリッジで作ったWEBフォームで報告すれば自動でここに値が入ってきます。

webフォーム

入力してみましょう。

これで回答を押します。

日報データ

 

③kintoneに反映して実績が積みあがる

 

では日報アプリを見てみましょう。

先ほど入力した情報が自動で取得されていますね。

では売上管理アプリを見てみましょう。

仕組みとしてはATTAZooプラグインの関連レコード集計を使います。

売上管理アプリと日報アプリそれぞれに年と月をアンド関数で繋げたものを下に置いて、それが一致したものを関連レコードで表示させています。

紐付け

あとは編集して保存するだけで関連レコード集計が動いて実績の値が更新されます。

変わりましたね!

反映

いちいち編集して保存が面倒であればATTAZooの機能で一覧画面のボタンで一括反映も出来ますのでオススメです。

一括反映

 

④グラフを使って予実状況を視覚化する

 

予算と実績が売上管理アプリに蓄積されたのでグラフ化していくだけです。

kintoneグラフ

これも前回動画同様にダッシュボードに貼りつけておくと常にリアルタイムでそれぞれの予実進捗具合が見れますね!

 

まとめ

 

いかがでしたか?

現場の労力はほぼ変わらないのに集計側は一切の手間なく予実管理が出来るようになりました!

とても簡単ですよね!

kintone詳しい方だと予実管理はトヨクモさんのデータコレクト!となりそうですが実はATTAZoo +でも予実管理が出来てしまうことがお分かりいただけたと思います!

データコレクトは最低でも月1万円からのプランがありますが、実際日々の集計するのはスタンダートの25,000円掛かるので予算的に難しいケースも多いかと思います。

しかしATTAZoo +は月3,000円です。

このくらいの予実管理ならATTAZoo +でも組めるので是非試してみて下さい!

ATTAZoo+は工夫次第でめちゃくちゃ汎用性高いです!

実績報告をWEBフォーム化して予実管理をkintoneで行うメリットは大きく3つ

1.現場の実績報告の手間をほぼ変えずに予実管理がほぼ自動で出来るようになること

2.入力工数・もれなどの人的要素がほぼなくなること

3.リアルタイムでグラフ分析による視覚化が出来ること

予実管理をkintoneでするメリット

ということで今回使うプラグインは・・
トヨクモのフォームブリッジ
JBアドバンスト ATTAZoo+ です!

これからもkintoneの役立つ情報を発信していきます!

本日もありがとうございました!また次回お会いしましょう~!ぐっば~い!

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