kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
今日の初回面談のお客様はkintone導入後に
いまいちうまくいかないとのことで
お問合せいただきました。
最近本当にこのようなお客様が多いです。
今日のお客様のうまくいかないポイントをお伝えします。
全体の構築ができていない
業務の中で「案件管理」を主軸に作られていました。
kintone導入のきっかけとなるのが「案件を見える化したい」
というのはとても多いご要望です。
こちらの会社さんは、kintoneを見る限り
とても柔軟性がある方が多いと思いました。
理由は、多少入力する場所がわかりにくくても
ちゃんと見つけて入力をする。ということができているからです。
会社さんによっては、入力する場所がわかりにくいと
運用が進まないというケースもありますが、
こちらの会社さんはそんなことはなく、きちんと管理できていました。
素晴らしいことです。
ただ、逆に「入力のしやすさ」にこだわる必要がないため、
アプリの作りがとても単純な形でできていました。
単純なのがダメなのではなく、少しkintoneを理解してくると気づくことですが、
例えばテーブルにデータをためると、そのデータを他のアプリなどで
活用することが難しくなります。
もちろんプラグインなどの拡張機能を使えばできることもたくさんありますが、
拡張機能を使う場合というのは、まずは最適なアプリを作成し、
その結果、拡張機能を使わないと、次の要望をかなえることができない場合に使うのがよくて
まだアプリが未熟な状態で、無理やり使いやすくするために使うことはオススメできません。
つまり、案件管理のアプリで見たい情報を、ひたすらひとつのレコードに入力するのではなく、
情報の入力の方法を考え、他のアプリを使ったり、
情報の集約を他のアプリから持ってきたりという
全体の構築を考えずに作成したことで、
「せっかく入力しているのに、欲しいデータを探すのに手間がかかる」
という状態になっていました。
ひとつのアプリに情報を集めすぎ
先ほども記載しましたが、全体構築をせずに
ひとつのアプリに必要な情報を詰め込んでいたために
そのアプリに情報が集約されていました。
一枚の紙を見るだけで、案件の進捗から概要まですべてわかる
というのは、特に管理側からしても理想的です。
しかし、例えば案件のタスクなど、思いついたときに
メモ書き程度に入力するために、案件管理を開き、タスクを記入するテーブルに
行を追加して入力するという作業を行うのは意外と面倒です。
テーブルに入れると「自分のタスク一覧」を見るのが不可能なため、
ひとつひとつ案件管理を開いて、自分のタスクが残っていないかを
確認する作業が必要になります。
管理者からすると、この案件の進捗の過程を
レコードを開けばすべて見ることができるので良いですが、
入力されたデータを活用するためには
レコードを開かないと見れない情報だけだと
しんどいと思います。
情報の見え方がひとつ
情報をたくさん詰め込むと、一覧画面で作成する画面も
見え方を工夫するのが難しくなります。
例えば、案件の進捗別の一覧が欲しい、
未請求、請求済、入金済の一覧が欲しい。
タスクが完了していない人別の一覧が欲しい。
などの要望があっても、すべてに対応すると
一覧画面を選択するのに時間がかかるということになります。
別の会社さんの話で、顧客管理の一覧画面が
パソコンの上から下まで表示されても、まだ足りないということがありました。
一覧画面をプルダウンから選択するのに時間がかかっているんです。
正直、この使い方はオススメできません。
滅多に使わないアプリで、過去の情報をたくさん格納しておきたい
などの目的ならありかもしれませんが、
日常の業務で多様するアプリはせいぜい5～６くらいまでが理想的です。
せっかく入力した情報は、欲しい情報までたどり着くまでに
手間をなくすということもkintoneを使いやすくするコツのひとつです。
情報を集約するためのkintoneではありますが
その情報を活用してこそ、業績アップにつながります。
情報の見え方も意識してkintoneを作ると「使いやすい」ものになっていきます(#^^#)
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