kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
ある会社さんとの定期ミーティングで気づいたことがあります。
kintoneを利用している社員さんが参加のミーティングでしたが、
「サポートでこんなことに役に立つんだ」
と、少し新鮮だったので、そのことをお伝えします。
サポートの役割
①kintoneの使い方を教える
②kintoneで行う業務の幅を広げる
③kintoneの利用時に出る不具合を解消する
このような内容となっていますが、
今回は「社内の意見を引き出す」という役割がありました。
これは、私たちが皆様に質問をして回答を求めるのではなく、
社長が社員に質問する
という点がとても新鮮でした。
単純に「どう思う？」という意見を求めるというよりは、
日常的には社長に意見しづらいんだなという空気を感じました。
想像するに、社長は社員の本音を知りたいのですが、
普段はあまり言ってもらえない、そういう社風でないので、
私たちが入っている場だからこそ、私たちに言うためにという場を作り
「どう思っているの？」と投げていました。
実際、その質問に対してすぐに口を開く人がいなくて
社長が名指しで一人ずつ名前を言って初めて意見を言ってくれた感じでした。
第三者効果
結局のところ、たまたまkintoneですが、
社内だけではうまく意見交換にならないことも
第三者がいることで、意見をしないといけない状態を作ることができます。
逆に、社内だとどうしても立場の弱い方は
上に向かって意見をしづらいということはあります。
上でなくても、例えば営業部と経理部など部が違うと
フラットに意見交換できないなどの雰囲気がある会社もあります。
kintoneは一つの部署だけではなく、会社全体の業務を改善できる仕組みなので
入力をする人、管理をする人、それぞれの立場での使い方を知らないと
いいkintoneになりません。
そういう意味で、立場の上下や、部の違いによって
言いづらいなど言っていると、結局は導入したメリットが
最大限に活かすことができなくなってしまいます。
私たちが一緒にミーティングをすることで
みんなが意見をしないと会社のためにならない
という環境を作ることになるんだなという部分が
とても新鮮に感じました。
まとめ
サポートに入っている会社さんのkintoneは
しっかりと使い倒せるようになることを
目的としているように感じていましたが、
実は社内の意見交換の場としても有効でもありました。
kintoneをどう構築するか？の前に
どのように入力しているか？
その情報は何をみて取得しているのか？
という業務フローを知らない経営者もたくさんいます。
聞いてみて初めて「そんなやり方していたの？」
という意見を聞くこともあります。
業務改善をするためには、現在の業務を確認する必要がありますが、
そのためにkintoneを利用することもできるんだなと思いました。
出来上がっているシステムは業務をシステムに合わせる必要がありますが、
kintoneは業務に合わせた形にすることが可能です。
ぜひ、業務の見直しをする際にkintoneをキッカケにしてみるのも
良いのではないでしょうか？
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