kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
先日、サポートしている会社の社員さんが
一人、退職しました。
そのときに代表の方から言われたことが
「kintoneやっててよかった」です。
なぜkintoneをやっていてよかったのかお伝えします。
案件の共有化
士業の事務所で、元々はそれぞれで案件を管理していました。
kintoneを使い始めて、みなで案件を入れようと試みたのですが、
なぜか情報がまとまらない。
という悩みを持って、ペパコミにご相談いただいました。
最初に、バラバラだった情報をまとめて紐づける作業を行い、
案件管理でひとつにまとめることができました。
それぞれの案件によって、詳細に管理するアプリがあるため、
担当者だけが使用するアプリはあるものの、
大元となる案件が共有化されているため、
詳細資料が「どこにあるかわからない」というようなことはありません。
その結果、退職した社員が担当していた案件の進捗状態も
関係資料も特に探すのに困るということはありませんでした。
タスク管理の見える化
今回、退職された社員さんは、引継ぎが不十分な状態で出社しなくなりました。
それでも、タスク管理をしっかりと入力してくれていたので、
やらなければならない手続きが一覧として残っていました。
タスク管理は、案件と紐づいているため、
その案件で行う必要があるタスクを、他の社員で振り分けるだけで
引継ぎ業務がスムーズに行えたということです。
士業の業務ではひとつの案件の中に、沢山の手続きがあります。
そのため、もし案件を属人化していたときにその担当者が急にやめたら、
・どの手続きが残っているのか
・資料はどこにあるのか
・資料を請求していたり、待っているものはあるのか
など、引継ぎがなかったら案件状態を把握するだけでも大変です。
やるべきことのタスクが一覧になるという形で
日常業務を行っていることは、急な欠勤にも困らないという
とても便利な形だと思いました。
業務の一元化
人が違えは仕事の流れも変わります。
皆が「自分のやりやすいようにやる」となると
属人化するしかなくなってしまいます。
よく聞く話で、申請に使用するExcelひな形を
各自、自分のパソコンに保存して使用すると
いつのまにか、申請書のひな型が人によって違うものになっている
ということがあります。
少しずつ変えたり、バージョンが新しくなっていることに気づかなかったり
そのようなことから起きる現象です。
少し前までは、会社の書類は会社にいかないと
保管してあるファイルにアクセスすることができないために
不便だからといって、ローカルのファイルに保管していたのですが、
今、クラウドが主流になり、テレワークも進んでいるので
どこからでも、共有できるようになりました。
だからこそ、申請書ひな形だけではなく、
業務に使用するデータを共有化するために
業務の一元化を行い、誰でも他の人の代わりに
仕事ができるような状態を作るのが、より効率的です。
今回のように、突然社員さんがやめても
お客様に迷惑をかけることがないように、
スムーズに引継ぎを行うためにも、業務は一元化しておくべきです。
「kintone使っていてよかった」という状態を作るためのお手伝いを
今後も積極的に行っていきたいと思った出来事でした。
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