【士業】kintone構築をプロに依頼した理由と成果について聞いてみた【動画】

サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの

kintoneコンサル会社 ペパコミ株式会社です!

こちらの記事はkintone活用ちゃんねるというyoutubeチャンネルで公開している動画の文字起こしVerとなっております。

今日はkintone活用事例ではなく・・

「kintone構築をプロに依頼した理由と成果を聞いてみた!」というインタビュー記事です。

ペパコミ株式会社よりkintoneを導入頂いた会社様からの導入事例となります。

ちなみにこの記事はkintoneの構築・運用コンサル会社であるペパコミ株式会社が運営しております。

kintoneを活用した事例や基本操作から応用操作まで、kintoneに関する情報を幅広く発信しております。

youtubeでも分かりやすく発信していますのでチャンネル登録お待ちしています。

 

目次

業務内容について

 

今回インタビューを受けていただいたゆだ行政書士法人様は、行政書士事務所で幅広い分野の中でも外国人の在留資格手続きと日本国籍に特化した入館業務専門の事務所として展開しています。

 

kintone運用期間

 

ゆだ行政書士法人はkintoneを2020年の6月ごろに導入し、現在約8ヶ月だそうです。

ペパコミが介入して3ヶ月くらいなので、5ヶ月ほど自社で運用をされていたそう。

 

kintoneでぶつかった壁について

 

最初にkintoneでアプリを作ったのはゆだ代表でした。

kintoneに関する知識はゼロだったそうですが、サイボウズの担当者と打ち合わせする中で標準機能を理解したそうです。

しかし、もう少しこうしたいとなったときに、どうしてもプラグインを入れなければならないことで、どこまでゆだ代表がやるのかということになって知識を1から学ぶと相当時間が時間が掛かる事になるので途中で箒になってしまった。

kintoneをいじり出したのも当時ゆだ代表だったので他のメンバーは当然いじり方がわからない上、ゆだ代表もちゃんとしたアプリを作ることが出来ず、メンバーも使えないので放置になってしまいました。

 

専門家のサポートが必要になったきっかけ

 

事務所内で導入して4、5ヶ月くらい経った時に結局中途半端にkintone移行してきたので、従来のExcelを使用して一部kintoneで使うようになってしまって、手続きが煩雑になっていたのでどこかのタイミングで専門家にお願いして土台を作りたいと考えたのがキッカケだったそうです。

 

ペパコミにkintoneのコンサルを依頼した理由

 

サイボウズさんから3社紹介されて、3社の概要とサイトを見て1番良さそうだったペパコミに問い合わせしていただきました。

その後Zoomでお話をさせてもらい、当事務所でkintoneで出来るか否かは別にしてこういうことをやりたいと全部お話しさせていただいて、それに対するレスポンスが明確でkintoneで管理したいと思っているところを実現してくれそうな気がしたのでその場ペパコミに依頼しよう決めました。

ゆだ代表がシステム会社を決めるにあたって優先度高めにおいている事項についても伺いました。

大人数規模でやっているベンダーだと窓口に着くのが当事務所の規模だと若手であまり知識のない人になる気がしたので、どちらかというとしっかりkintoneに対して自信を持っている方が担当についてくれる会社さんを探したとのことです。

 

kintoneやペパコミのコンサルサービスが向いている会社規模について

 

ペパコミがやっている運用サポートコンサルは色々な会社・規模があるのですが、ゆだ代表にはどういう会社・規模にオススメなのか伺いました。

士業の業界なので期日が必ず発生するのですが、期日がある士業にはkintoneが向いていると思うとのことです。

更に顧客管理、BtoBであれば担当者、BtoCであればお客さんが相手になるのでその中の各人の顧客管理は行政書士では向いているかなとのことでした。

実際にペパコミの運用サポートコンサルは士業業界に波及出来るかどうかについても伺いました。

難しいのはどうしても行政書士界隈は体系として年齢層が高いのと1人事務所が多いので、1人事務所であれば独自でExcel管理していれば良いのでそこまで必要はないと思うとのこと。

ただ、4人5人になったときに1人管理では全体管理できないので士業であれば3名以上の事務所さんであれば全ての顧客管理は共有できるので規模的には3人以上なら良いとのことでした。

あとは始めるタイミングについてはゆだ事務所は結構人が増えてきたタイミングで入れさせて頂いたので、新しく入ってきたメンバーへ内製化はしやすかったとのこと。

kintoneを導入するにはタイミングが重要とのことでした。

 

ペパコミのコンサルサービスで構築した内容

 

ペパコミが構築、サポートさせて頂いたのは案件管理、そして売上管理です。

あとは当事務所の場合はWEBからの問い合わせが多いので各担当がどれだけの数面談をして、クロージングがうまくいったのか?いかなかったのか?

それをkintone上で登録することでグラフ化(案件成約率の見える化)することができるのでそれが1つの社内評価の判断になる。

あとは各担当が売上規模でどのくらいの案件を抱えていて、1ヶ月で捌いた金額を把握することで各担当のキャパやどれだけ申請できるかをkintone上で1目でわかるようにすることで従業員の評価が数字で出てくるようになるというのが良い点だそうです。

1人1人の上限値を把握した上であるタイミングまで来たら新しく人を入れるという判断基準にもなるそうです。

 

今後のkintoneについて

 

1番やりたかった顧客管理と売り上げ管理ができたので、漠然とした感じはありましがやりたいこととしては、当事務所はBtoCが多いのでBtoCのお客様だと入館手続きは非常に心配される方が多いです。

いい意味でも悪い意味でも些細なことで問い合わせいただく機会が多いので、どうしても事務所としても問い合わせ対応に時間がとられてしまいます。

よく「今進捗どうですか?」「いつ頃申請できますか?」とか聞かれます。

一応最初の面談時や書面でも説明させて頂いているのですが、それでも何回も聞いてきます。

せっかくkintone上で進捗や書類がいつ返ってきて申請書類がどこまで進んでいるかを管理しているのでそういうところを共有できて、お問い合わせの回数を減らせたらお互いwinwinと思っているそうです。

 

まとめ

 

いかがでしたか?

kintoneを導入した企業のリアルな声を聞くことが出来たかと思います。

これからもkintoneの役立つ情報を発信していきます!

本日もありがとうございました!また次回お会いしましょう~!ぐっば~い!

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