kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
今日は初回面談が２件と、セミナーがありました。
いつもながら、私は「聞いているだけ」でほどんど話しませんが、
おもしろいくらい繰り返し聞いた言葉がありました。
「システム導入で失敗する一番大きな理由は運用を回せないこと」
なぜ、運用を回せないのかを私なりに説明します。
業務フローを説明できない
kintoneの導入が決まるときは使用したい業務が決まっています。
・案件管理をしたいから
・売上情報を社内で共有化したいから
・帰社せずとも業務を行いたいから
そのため、現在の業務フローを確認することになります。
業務フローを確認してアプリを構築するので、
導入する会社さんも当然業務フローの説明はできているはずです。
それなのに「業務フローを説明できない」って？
となりますよね。
でも説明した業務フローは基本的な形であって、
実はその通りに行っていない仕事って多くありませんか？
例えば「お問合せ→見積もり→受注→作業→納品」が基本の形。
でも「納期が近いから、さきに手配して！」などあると、
作業と見積もりが同時だったりもします。
人が臨機応変に対応していることを、システムで行おうとすると
決まった形は不便だったりします。
つまり、説明できる基本形の業務フローと実態が違うことが多いのです。
だからと言って起こりうるケースを全て網羅したシステムは
ハッキリ言ってめちゃめちゃお金がかかるか、不便なシステムかどちらかになります。
ある程度、システムに業務を合わせる必要があります。
そのため、まずは運用で使えるようにするには
どこまでを決まった形にして、何に柔軟性を持たせるか、
という幅を確保する必要があります。
現在の業務のやり方にこだわる
先にも少し書きましたが、
システムに業務を合わせる必要もあります。
例えば、紙の帳票に手書きをしていた内容が
システムになって選択式になったとします。
そのときにたまに出てくる選択にはない情報があったときに
「選択になければ使えない」
となるのではなく、
「別の場所にメモ書きする」
など対応できる方法を考えれば良いのです。
同じ画面に情報がすべて表示されていなくても、
クリックひとつで必要な情報をみることができるシステムに対して、
「今までは同じ画面で表示されていた」
とこだわる方も実際にいらっしゃいます。
クリックすればいいだけじゃん、
と思ってしまうのですが・・・。
そのようなケースは会社としてどうするのかと
明確な方向性を示さないと「触らない人」が出てきて運用に支障をきたすことになります。
基本的に現状の業務に合わせて構築するというのはkintoneは向いていません。
というかその構築の仕方はkintoneの良さを完全に消してしまっています。
特にペパコミへ問合せをしてkintoneの良さを理解して下さる理由の一つに
kintoneは運用→改修を繰り返して現場が運用できるようにすることができる
この考え方に共感してくれて、いざ構築に入るケースがほとんどです。
しかしいざ構築に入ると、ここの画面は前まではこうだった・・とか
紙だとこうだったから、こうであってほしい・・とか
それやろうと思えばできますけど、現場運用しづらくなりますし、改修しづらくなりますよ
いいんですか？
と、本末転倒の話に戻ってしまうのです
今まで何で処理していましたか？
ここで考えて欲しいのは、今までその業務どうやっていましたか？
紙で書いていた
Excelに打ち込んでいた
それをkintoneへ代替することでそんなに不便になりますか？
ならないと思うんです。
しかしkintoneというシステムを魔法だといつの間にか思ってしまっている人は
せっかくkintone入れるのに入力の手間がそんなに変わらない・・
なんて考えてしまうんです
違うんです
入力の手間が変わらなくて、情報が全て一元化されるようになる
これってすごいことではないですか？
いざkintoneの構築に入るとその点を忘れてしまいがちですが、
そもそも今までどうやっていましたか？
という点を考えて、本質的に業務全体がどう変わるか？というのを考えて頂くことが大切だなあと感じています。
今日の商談でもみなさんやりたい！確かに！
と思っていただきましたが、その初心を忘れないために私たちも精一杯寄り添わなければいけないなと改めてかんじました！
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