kintoneで不動産物件管理と請求管理を一元化して効率化してみた【動画】

サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの

kintoneコンサル会社 ペパコミ株式会社です!

こちらの記事はkintone活用ちゃんねるというyoutubeチャンネルで公開している動画の文字起こしVerとなっております。

 

今日のkintone活用事例は・・

「kintoneで不動産管理システム作っちゃおう〜!」!

ペパコミのお客様の事例になります。

不動産物件の進捗管理・請求管理等に悩んでおり、kintoneで効率化をしたいと導入した事例です。

ちなみにこの記事はkintoneの構築・運用コンサル会社であるペパコミ株式会社が運営しております。

kintoneを活用した事例や基本操作から応用操作まで、kintoneに関する情報を幅広く発信しております。

youtubeでも分かりやすく発信していますのでチャンネル登録お待ちしています。

 

目次

問題定義

 

黒インコ:あ〜〜!不動産管理がめんどくせぇぇぇ

白インコ:お?どないしたん?

黒インコ:不動産物件の管理が煩雑すぎんねん!オーナーから逐一空室状況聞かれるし社内でもどの物件に対してどのくらいの見込み客がいるかが共有されてへんから大変やねん!

白インコ:あ〜不動産の管理な〜大変そうやな〜

黒インコ:あとは入居者の管理な、契約期間の管理や請求業務もみ〜んなExcelでバラバラ、二度手間ばっかやし情報は独立してるしもっと共有化して楽にならんもんかね〜

白インコ:ピコーン!それできるで!kintoneの得意分野やんけ!

黒インコ:ほんまか?早速頼むで〜

白インコ:任しとき!いくで〜!

 

この子らが言ったようにkintoneで不動産管理の仕組みを整えることができます。

要望としてはシンプルで

1.保有・管理物件に対しての見込み客管理

2.入居者の契約管理

3.請求管理

4.上記の共有化

不動産管理要望

非常にシンプルな悩みだったので簡単なデモになりますが、ご紹介します!

 

不動産管理システムをkintoneで作る

 

それでは、実際の画面を見せながらご説明します。

まずは物件マスタです。

物件マスタは実際に物件情報を登録する場所になります。

不動産管理画面1

続いて反響顧客リストアプリ。

所有物件に対して興味があったお客様からの情報を登録しておくアプリです。

反響顧客リスト

例えば、オレンジビルについて問い合わせをしたお客様がどんな内容で問い合わせがあったのかを登録していきます。

これを登録することでオレンジビルの物件マスタを見るといつ誰からどんな反響があったかが紐づいて見れるようになります。

反響顧客リスト画面

ではもう1つ、物件契約アプリ。

このアプリは先程の反響顧客とは別で契約した場合に入力するアプリです。

例えば、月見草物件が契約となりましたので登録をすると・・

物件マスタの月見草をみてみると契約状況のところに表示されています。

契約状況

今2つあるということはこの物件に2人の入居者がいて1人反響があるということです。

名前が一緒なので、反響→契約になったことがわかります。

物件マスタを見るだけで現在の反響・入居状況が一覧で見れるのがメリットです。

続いて請求入金管理アプリ。

実際に入居者に対し請求書を発行する画面です。

例えば月見草であれば、毎月この金額を請求している形になります。

これは毎月発行するので複製で作っていけば簡単に作成することができます。

請求書に入力する情報も請求書ボタンを押すと予め設定した請求書フォーマットで入力されて出てきます。

不動産請求書

これを印刷してお客様に送ったりメールで添付するでもOKです。

kintoneに登録された情報をそのままExcelで請求書を出力することができます。

では続いてトラブル対応履歴アプリ。

何かトラブルがあった際に入力するアプリになります。

例えば、月見草で未払いが発生したとします。

物件マスタを見るとトラブル対応履歴として表示されます。

これが対応中か?も表示されています。

不動産対応中

もし対応完了したのであれば、青いメモマークボタンを押すと該当ページに飛びますので、ここで編集→完了にすればOKです。

ぶつ切りでの説明だったので何が良いかわからない方もいると思うのですが、要はトラブルがあった時にはトラブル対応履歴のアプリに入力する

反響があった時には反響リストに入力する。

契約になった場合は契約管理に入力する。

すると自動で物件マスタに全部情報が集まってくるので管理者からすれば物件マスタだけ見れば全部の状況がわかるようになります。

オーナーから「今の反響状況どうだ?」って聞かれた時は物件マスタを見ればすぐにわかるようになります。

共有化も無駄な二度手間もなくなりますので非常に効率化になるという意味です。

ペパコミのお客様はこれで使っていきながら対応業務を広げていくためにkintoneを活用していますのでもっと進化すると思うのですが、土台はこんな感じで作らせていただきました。

まとめ

 

いかがでしたか?

不動産管理こそ共有化が大切かと思います。

オーナーからの硫黄も迅速に応えることで信頼にもつながりますし、社内も一気に働きやすくなります!

不動産管理の仕組みをkintoneで構築するメリットは大きく3つ。

1.物件に対しての進捗・契約状況が一発でわかる

2.各情報が共有化され情報の属人化がなくなり働き方改革へ繋がる

3.顧客対応迅速化により顧客満足度向上に繋がる

不動産仕組みメリット

 

ということで今回使うプラグインは・・

ドキュトーンです!

これからもkintoneの役立つ情報を発信していきます!

本日もありがとうございました!また次回お会いしましょう~!ぐっば~い!

 

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