kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
「kintoneを導入したけど活用できていません」
という問い合わせは多くあります。
なぜそのようなことになるのか、
少し前にも「kintoneを導入したけど使えていない会社の共通点」を
書かせてもらいました。
今回はkintoneを活用できていない会社が、
具体的に何をすれば良いのかを書いていきます。
活用できていないと感じる状態
「活用できていない」と感じる度合いは様々です。
そう思う人の社内でも立場にもよります。
・経営側
kintone導入を検討するときに情報を蓄積したときに
「グラフが簡単に作れることで、業務分析が可能になること」
を魅力として導入と決める方もいらっしゃいます。
そのような立場の方は、一向に情報が集約されなかったり、
目的の分析データを出すことができないと活用できていないですよね。
・管理者
案件の進捗状態や、見込み、社員の動向など
kintoneを見ればわかる状態になることを目的として導入したけど、
見てもいまいち情報がわかりにくいと感じると
全体把握をするためにkintoneは活用できていないことになります。
・業務遂行者
kintoneを導入して「ここに入力してね」と言われたから入力しているけど、
他の業務は今まで通りで、全体的に効率化しか感じがしない。
業務が楽になったわけではなく、入力する場所が変わっただけ。
というようなことが一番多いように思います。
導入時に作成したアプリで行う業務のみがkintoeになり、
それ以外は特にkintoneを利用しない会社さんは多いので、
そうすると「活用できていない」という結果になります。
活用できていないと感じた一例
ある会社さんから「活用できていないから見て欲しい」とのご要望があったので
その会社さんのkintoneを見せてもらったのですが、
とてもよく勉強されていて、たくさんのアプリを使用されていました。
それでも「活用できていない」と感じたのは
「情報の串刺しができていない」ことが原因だと感じました。
Aの管理→「Aアプリ」
Bの管理→「Bアプリ」
Cの管理→「Cアプリ」
とそれぞれに入力することはできているのですが、
例えばAアプリの項目がBアプリと関係する内容だったとしても、
関係するレコードから、他のアプリの関係するレコードを開くことはできていない状態。
つまり、ルックアップや関連レコードの設計ができていなかったんですね。
kintoneを活用するために
【kintoneを開くところから仕事が始まるようなアプリを作る】
凝ったアプリを作る必要はありません。
・今日やることを書いてあるタスクメモ
・現在動いている案件一覧
・毎日の売上グラフ
・社長からの一言コメント
何でも良いので、kintoneを開いて確認してから仕事に入るという流れを当たり前にして
kintoneに馴染みを付けていきます
【情報を集約したアプリを作る】
案件管理や顧客管理、作業報告などkintoneを使う上で多く作成されているアプリですが、
そこで入力されていくデータを、別のアプリで集約してみると良いです。
これは「関連レコード」をメインに使うのですが、
集約しようとすると、関連レコードの使いかたに工夫が必要になります。
関連レコードが工夫できるようになると、先ほどのような「串刺し管理」の設計が
やりやすくなるため、活用度が上がります。
さらに、集約するために必要なデータを取りたくなりますので、
そのためにkintoneに入力するべき業務が広がります。
【ポータル・スペースのお知らせ欄の活用】
会社として、社員に見せたいデータを貼る使い方をすることは多いのですが、
kintoneを使う側が使いやすくするためにお知らせ欄を使うのも良いです。
kintoneの機能で、よく使うアプリはブックマークやお気に入り設定を行いますが、
お知らせ欄に画像からショートカットできるように作成すると
スマホからも使用しやすくなります。
自社のお知らせ欄の活用が「見せたいデータ」か「使いやすくするため」か
一度確認してみてください！
私自身はkintoneはExcelやWordのような立ち位置となるシステムだと思っています。
規模の小さな会社から大きな会社まで、少なくともExcel・Wordは何かで活用しています。
使用しているExcelやWordのデータを、クラウドにより共有化できること
そして蓄積したデータを活用することができるようにしたものがkintoneです。
「システム化」という名前にすると、大きく効率化にならないと意味がないと思われがちですが、
日常の業務がExcel・Wordからkintoneに切り替わる程度に考えた方が
実は活用の幅も深さも変わってきます。
力まず、自然にkintoneを付き合うと、結果的には「活用できている」ことになると思っています。
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