kintoneをもっと使いたいときの提案【日記】

kintoneを深める

kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です!

kintoneを導入し、順調に使用する習慣がついてきて、

「次、何をしよう?」と思っている人

意外と沢山いるように感じるます。

今日はそんな方々へのオススメ提案をしていきます。

目次

深めるのか広げるのか

使用しているアプリを改修して

そのアプリでできることを増やしたり、

データをためるために項目を増やすこと

そのアプリが深まっていきます。

新しいアプリを作成し、

今までExcelなどで管理していたデータを

kintoneに入れるようにすると

kintoneが広がっていきます。

どちらも結果的にはつながっていくので

業務を行っている立場によって

やりやすい形は変わってきます。

使用しているアプリの改修

導入時、私たちが気を付けていることは

「kintoneに慣れるために使ってもらう」という点なので、

必要項目を最小限で入力の手間を少なくして

kintoneの画面に慣れ、利用する習慣をつけてもらいます。

つまり、そのアプリはまだまだ成長の幅を残しているので

慣れてきたらぜひ項目の見直しをしてください。

例えば「案件管理」で「見込み・受注・完了」くらいしか

ステータスをわけていなくて、

「どんな内容の案件か」という種別はなかったとします。

実は会社としてはどのような内容で売上の比率を占めているのか

自社の得意領域のサービス(少ない時間で大きな売上が上がるサービス)は、自覚していることと相違はないのかなど、

実数値で検証したいかもしれません。

だとしたら「案件管理」に「種別」のラジオボタンを設置し、

自社の売上となっている内容を種類分けしてみると良いですね。

その後は種類分けした案件内容を別アプリで集計し、

粗利や担当部署・人別のデータを分析してくと

「案件をわかりやすく管理したい」ために作成したアプリが

重要な経営分析、戦略指標となり

その結果売上に大きく貢献することになります。

ExcelやWord管理をなくす

私自身が経理事務の経験が10年以上あります。

小さな会社でしたので、経理・総務・人事すべてのデータを管理していました。

Excelに業務別・年度別などにフォルダを作成し、

集計値が必要なときは、都度作成する。というような管理です。

多くの会社がいまだにそのような管理をしていると思いますが

kintoneは、目的別にアプリを作成しても

あとでそのデータを紐づけていくことが可能です。

さらに、社内共有が作成時点で行えるため

「最新のデータを作成しました!【最新】とファイル名をつけてます!」

というやり取りはなくなります。

Excelのフォルダを開いたら、同じような名前が羅列していて

「どのファイルが正しいデータ?」

というストレスもなくなります。

業務フローに直接関わらないようなExcel・Wordデータこそ

時間があるときにkintoneのアプリ化させておくことをオススメします。

kintoneの役割

もちろん目的に応じて役割は変わります。

ただデータベースとなりうるシステムであり、

分析ツールとして使用すると、他のシステムでは考えられないほど

とても簡単で便利に使用できます。

会社の業務で使用されているデータというものは

大きな資産価値があります。

この資産はひとつにまとめることで価値がでるため、

バラバラに管理し、使用できない状態で保管していても意味がありません。

「よし、まとめるぞ!」と気合をいれて一気にまとめようとするのは

ハッキリ言って無理です。

(お金をかけて業者に頼めば可能です、笑)

kintoneは日常の業務を行っているうちに

結果的にまとまるという、ものすごく便利なツールなので

その役割を果たさせるのがkintoneを一番活用できる方法だと思っています。

ぜひ、自社のデータをひとつに集めることを意識して

kintoneを深め・広げてください!

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